如何监控委托访问 Outlook

监控委托访问 Outlook 帮助跟踪已被授予访问相关邮箱权限的代表所执行的活动。 代表可以代表所有者帮助管理电子邮件、约会和其他方面,例如安排会议等。 这篇文章已分享 如何监控委托访问 Outlook

如何监控委托访问 Outlook

委派选项最适合在个人和团队共同管理日程和电子邮件的专业环境中使用。 授予委派时,邮箱所有者可以指定应用于委派的访问级别。

  1. 访问级别和适用的文件夹
  2. 检查并更改邮箱权限

由于本文是关于监视 Outlook 中的委托访问,因此我们假设用户已被授予委托访问权限,因此讨论监视和/或更改该权限的过程。

1]访问级别和适用的文件夹

监视委托访问的一个重要部分是检查或更改委托邮箱的权限。 可以授予委派三种不同类别的特权或权限级别,如下所述:

  1. 审稿人: 代表被授予对元素的只读访问权限
  2. 作者: 创作新的只读项目。 例如,一个代表 作者 权限可以直接在所有者的任务和日历文件夹中创建会议请求和任务并代表他们发送。
  3. 编辑: 通过编辑访问权限,相关代表可以完成他们需要的任何任务 作者 还可以更改和删除元素。
  4. 没有任何: 未授予访问权限。

可以授予提到的权限级别 Outlook 日历、任务、收件箱、联系人和便笺等文件夹。

笔记: 添加委托后,默认情况下会授予这些委托 编辑 许可 日历 任务 如有必要,所有者可以修改的文件夹。 当代理人代表所有者响应会议时,会议会自动添加到所有者的日历中。

2]检查并更改邮箱权限

以下步骤提供了详细说明,您可以按照这些说明来查看和更改委托权限 Outlook:

更改权限 Outlook

要更改现有代理的权限,您可以在选择代理名称后单击“权限”按钮。 以下步骤说明了管理委托权限的详细信息:

  • 点击那个 文件 选项卡并选择它 帐号设定
  • 在下面 帐号设定 选择 授权访问

  • 在“代理访问”对话框中,选择需要检查权限的代理名称,然后单击 权限 打开这个 委托权限 对话框。

授权窗口。

  • 在打开的窗口中,单击日历、收件箱等每个项目旁边的下拉列表。可以检查或更改访问级别。

代表 Outlook 邮政

  • 如果您想要授予代理人接收发送给邮箱所有者的会议请求副本的权限,请选中其旁​​边的复选框 代表将收到发送给我的会议相关消息的副本应该启用相同的。

笔记: 如果代理人只能处理会议请求和响应并且不需要访问其他项目(例如收件箱、联系人或备注),则此选项非常有用。 在这种情况下,会议请求和响应将直接发送到代表的收件箱。

  • 如果邮箱所有者希望每当权限更改时通知代理人,请选中旁边的复选框 自动向委托人发送一条总结这些权限的消息 该选项应确保相同。

配置电子邮件隐私选项

在监控委托权限时,邮件隐私配置可以是另一种选择。 当邮箱所有者将电子邮件标记为 私人的,委托人无法查看或访问它。 要将电子邮件标记为私人,您可以按照以下步骤操作:

  • 点击 新邮件 撰写一封新电子邮件。
  • 点击那个 在里面 关键词 部分打开 特征 窗户。

标签箭头电子邮件撰写窗口

  • 单击旁边的下拉列表 灵敏度 选项并选择 私人的 从列表中。

将电子邮件标记为私人

在 OutlookItem 中标记为 私人的 具有读取权限的人看不到来自邮箱所有者的信息。 如果您需要被授予读取权限, 代表可以看到我的私人物品 可以检查选项。 但是,此设置会影响所有文件夹(收件箱、日历、任务、便笺和联系人)。 没有版本允许私人访问特定文件夹 Outlook。

删除访问委托

如果所有者想要删除特定代理人的访问权限,他们也可以按照以下步骤操作:

  • 点击那个 文件 选项卡并选择它 帐号设定
  • 在下面 帐号设定, 选择 委托访问。
  • 选择要删除的代理人姓名并单击 消除 删除委派访问权限。

删除代表访问权限

文凭

总之,监控代表访问可以被视为维护隐私和安全的关键步骤。 设置适当的权限级别并定期检查它们可以帮助保护个人和组织级别的敏感数据免遭未经授权的访问。

您如何知道谁授予了其他用户邮箱的完全访问权限?

要确定谁向 Exchange 中的其他用户授予了完全访问权限,请启用审核并使用 PowerShell cmdlet,例如 Set-AdminAuditLogConfig 和 Search-AdminAuditLog。 您还可以在 Exchange 管理中心检查管理审核日志。 使用这些步骤找出谁进行了更改以及何时进行更改,以确保问责制和透明度。

你们可以有多少名代表? Outlook?

将代表人数限制为一到两人。 请勿将管理者和代理人配置为相互委托。 要作为代表工作,请获得其他人的许可 Office 365 个用户。 请联系您的 IT 部门以正确配置代理访问权限。