Word 2010 备忘单

Word 2010 用户基本分为两种类型：从 Word 2007 升级的用户和从 Word 2003（或更早版本）直接升级到 2010 的用户。这两组用户在学习 Word 2010 时可能会有非常不同的体验。

这是因为微软在其 Office 2007 套件中引入了全新的界面，彻底改变了用户与常用功能交互的方式。该公司最新的 Office 2010 软件保留了 2007 界面，但有一些显著的变化。这意味着，以前的 Word 2007 用户会在 Word 2010 中发现一些小的界面调整和一些非常有用的新功能，而那些没有使用过 Word 2007 的用户可能会感到完全不知所措。

分享此故事：IT 人员，我们希望您将本指南传递给您的用户，以帮助他们了解 Word 2010 的基础知识。

这份 Word 2010 速查表可帮助这两类用户，介绍如何操作以及如何利用新功能。我们已注明了以前 Word 2007 用户可以跳过哪些部分。

适应新 Word

为了帮助您熟悉 Word 2010，这里提供了新版界面的快速导览；请按照下面的屏幕截图进行操作。

快速访问工具栏。这个迷你工具栏是在 Word 2007 中引入的，它提供了最常用命令的按钮，您可以使用任何您喜欢的按钮对其进行自定义，我们稍后会介绍。

文件选项卡/Backstage。Word 2010 中的“文件”选项卡取代了 Word 2007 中的 Office 球形按钮，后者取代了 Word 早期版本中的旧“文件”菜单。单击它，它会将您带到 Backstage，这是一个新的命令中心，您可以在其中处理一系列任务，包括打开、打印和共享文件；自定义；版本控制等等。正如您将在本文后面看到的，Backstage 代表了与 Word 2007 相比最大的变化。

丝带。不管你喜欢还是讨厌，功能区都会保留在 Word 中。Word 2010 功能区的外观和工作方式与 Word 2007 功能区非常相似，但有一个巧妙的附加功能：在 Word 2010 中，你可以自定义功能区上的内容。

导航窗格。Word 2010 中的这一新增功能可让您轻松浏览文档；它按标题显示文档的组织结构，并允许您跳转到其中任何一个。它也是一个搜索工具，可以显示文档中所有页面的缩略图。通常，导航窗格是隐藏的；要显示它，请在“主页”选项卡上单击出现在功能区右边缘的“查找”按钮，或在任意选项卡中按 Ctrl-F。

滚动条。与 Word 2007 一样，滚动条（用于在文档中上下滚动）有两个小附加功能：顶部有一个小按钮，看起来像一个减号，可以让您将屏幕一分为二，在它的正下方，有一个小图标，单击它时可以显示或隐藏标尺。

状态栏。与 Word 2007 一样，状态栏会显示文档的页数和字数等信息。如果您突出显示文本的某个区域，则会显示突出显示区域中的字数。

视图工具栏。这是界面的另一个部分，其外观和工作方式与 Word 2007 类似 — 与早期版本没有太大区别。它允许您在打印布局、全屏、Web 布局、大纲和草稿视图之间进行选择。还有一个滑块，可让您放大或缩小文档。

学会爱上丝带

如果您熟悉 Word 2007 中的功能区界面，那么您会很高兴听到它在 Word 2010 中基本相同。您可以直接跳到故事的下一部分“在后台找到自己的方式”，在那里您将学习如何自定义功能区等 - 这是 Word 2007 中没有的功能。

一开始，功能区可能让人反感，但事实上，一旦你学会使用它，你就会发现它比旧的 Word 2003 界面更容易使用。不过，它确实需要一些时间来适应。

默认情况下，功能区分为八个选项卡，还有可选的第九个选项卡（开发人员）。以下是选项卡的概述，并说明了每个选项卡的功能：

文件（也称为 Backstage）：正如您将在后面的故事中看到的，在这里您可以执行各种任务，例如打印、共享文件、自定义功能区等等。

家：它包含最常用的 Word 功能，例如更改字体和字体属性、自定义段落、使用样式以及查找和替换文本的工具。

插入：您可能已经猜到了，它可以处理您想要插入到文档中的任何内容，例如表格、图片、图表、超链接、书签、页眉和页脚......您明白了。

页面布局：您可以在此处更改页边距、页面大小和方向、设置列、对齐对象、添加效果等。此选项卡和“主页”选项卡之间有一些灰色区域。例如，在“页面布局”选项卡上，您可以设置段落间距和缩进，而在“主页”选项卡上，您可以设置段落对齐和行间距。

参考：此选项卡处理目录、脚注、参考书目、索引和类似材料。它还允许您插入“引文表”，这听起来像是苏联官僚机构的玩意儿，但实际上是法律文件中使用的参考文献列表。

邮件：顾名思义，在这里您可以进行任何与邮件有关的操作，从简单的创建标签到更艰巨的邮件合并任务。

审查：需要检查拼写和语法、在同义词库中查找单词、在标记模式下工作、查看其他人的标记或比较文档？这是适合您的选项卡。

看法：当您想要以任何方式更改视图时，可以到这里，包括显示标尺和网格线、放大和缩小、将窗口一分为二等等。

开发商:如果您为 Word 编写代码或创建表单和应用程序，则此选项卡是您的选项卡。它还处理宏，因此高级用户可能也希望偶尔访问此处。

默认情况下，“开发人员”选项卡是隐藏的。要显示它，请单击“文件”选项卡，然后选择“选项”–>“自定义功能区”，然后在“自定义功能区”部分中选中“开发人员”旁边的复选框。

功能区上的每个选项卡都经过精心组织，方便您轻松完成工作。如下所示，每个标签被组织成一系列群组包含用于完成某项任务的相关命令（例如，在我们的示例中处理字体）。每个组内都有一组 Microsoft 称之为命令按钮，执行命令、显示菜单等；在示例中，特色命令按钮会改变字体大小。

某些组的右下角还有一个小斜箭头，微软称之为对话框启动器。单击它可以显示与该组相关的更多选项。

这一切似乎都很简单……所以是时候给你出难题了。功能区是上下文相关的，会根据你正在做的事情而变化。根据你正在执行的任务，它有时会添加更多选项卡和子选项卡。

例如，当您插入并突出显示图片时，会出现一个全新的选项卡 - 格式选项卡，顶部有一个“图片工具”超级标题，如您在此处所见。

其他“现在看到，现在看不到”的选项卡包括图表工具、表格工具和 SmartArt 工具 - 所有这些工具都会响应您在 Word 中执行的各种操作而出现。

了解 Backstage 的使用方法

Backstage 是执行常见任务（如保存、打印和共享文档、获取文档信息等）的一站式一体化解决方案。它整合了以前版本的 Word 中多个位置的各种功能。

单击功能区上的“文件”选项卡时，您将进入 Backstage。功能区消失，取而代之的是屏幕左侧的一系列项目，其中大部分都是不言自明的，例如保存、另存为、打开、关闭、最近、新建、打印和帮助。

然而，有三个选择并不是那么容易解释，但可能会有很大帮助：

信息

在屏幕最右侧，信息显示有关您正在处理的文件的有用信息，包括其大小、页数、字数、上次修改和打印的时间、作者、上次修改的人、编辑文档所花费的总时间、标题和标签以及类似信息。

但是，查找有关文档的信息只是单击“信息”按钮后可以执行的操作的开始。如果您打开的文档不是最新的 Word 格式 (.docx)，例如 .doc 或 .rtf 文件，您将看到“兼容模式”区域，该区域会告诉您一些最新的 Word 功能已被禁用，以确保与旧格式兼容。如果您想将文件转换为新格式，请单击“转换”按钮，但请注意，某些布局格式可能会发生变化。

单击权限区域中的保护文档以指定谁有权阅读和编辑文档、限制所有编辑或设置类似的权限选项。

在与任何人共享文档之前，请单击“准备共享”区域中的“检查问题” - 这将使您能够查看是否在文档中留下了任何隐藏信息或字段，确定该文件是否与早期版本的 Word 兼容，并查看残障人士是否可以阅读文档中的内容。

如果您想查看已自动保存的文档的早期版本，请单击版本区域中的管理版本。

保存并发送

Word 2010 专为需要以多种方式共享文档及其内容的世界而打造，例如通过电子邮件、Microsoft 的 SharePoint 协作软件、云或博客文章。单击“保存并发送”，您将获得执行所有这些操作以及更多操作的选项。

使用电子邮件发送会使用默认电子邮件程序将当前文档附加到空白的外发电子邮件中。您可以按当前格式、PDF 或 XPS（类似 PDF 的 Microsoft 格式）文件或 Internet 传真发送文档。如果文件存储在共享位置，您可以选择通过电子邮件发送链接而不是附件。

“保存到 Web”可让您将文件保存到 Windows Live SkyDrive（Microsoft 的基于云的文件存储网站）。当然，您必须拥有 SkyDrive 帐户，第一次使用此功能时系统会提示您登录。之后，当您单击它时，您可以将当前文件保存到 SkyDrive 上的任何文件夹中。

“保存到 SharePoint”可让您将文件保存到 SharePoint 服务器以便与同事共享 - 如果您没有组织的 SharePoint 访问信息的详细信息，请与您的 IT 部门联系。

“以博客文章形式发布”会将您当前文档的内容发布到各种博客网站，包括 WordPress、Blogger、SharePoint、Windows Live Spaces、TypePad 和 Community Server。当然，您需要您的博客登录信息。根据您的博客设置方式，使用此选项可能非常简单，也可能非常困难，不值得付出努力。

Backstage 的“保存并发送”部分还允许您将文件转换为各种其他文件类型，例如纯文本、.rtf、打开文档 (.odt)、PDF、XPS 等。请注意，如果您这样做，可能会丢失一些布局格式。

选项

在这里，您可以自定义 Word 的外观和工作方式，包括文本和格式标记的显示方式、快速访问工具栏中显示的按钮、校对选项等等。

Word 2010 的新功能是自定义功能区。单击“选项”后，单击“自定义功能区”，然后可以选择要在每个功能区选项卡上显示的内容。

使用新的导航窗格

Word 2010 的下一个最大新增功能是新的导航窗格。它有三项功能：

• 它可以让您根据页面标题查看页面的整体结构，然后跳转到任何部分。

• 它显示每个页面的缩略图，以便您可以快速跳转到任何页面。

• 它是一个搜索工具，可在上下文中显示搜索结果。

按 Ctrl-F 或单击主页功能区右侧的“查找”按钮启动导航窗格。当窗格在屏幕左侧打开时，您会在其顶部看到一个搜索框，其下方有三个按钮。

单击最左侧的按钮，您将看到基于标题的文档结构。标题可以折叠和展开，方式与 Windows 资源管理器中相同，只需单击标题左侧的小箭头即可。要跳转到文档中的任何标题，请单击它。

点击中间的图标，您将看到所有页面的缩略图。滚动浏览它们，直到找到所需的页面，然后点击缩略图即可直接转到该页面。

点击最右侧的图标，然后在页面顶部输入搜索词；您将看到上下文中所有匹配文本的列表，以便您可以查看周围的文本，其中您要搜索的文本以黑色突出显示。点击任何结果即可跳转到该结果。

您还可以将搜索文本与文档的缩略图和整体结构视图结合起来。在任一视图中，输入您要查找的文本。然后，该文本的每个实例都会在文档本身的主体中突出显示，尽管您不会在缩略图或文档结构视图中看到突出显示的文本。

如果您不仅想搜索文本，还想搜索和替换文本，该怎么办？那么您必须走老式路线。单击“主页”选项卡上功能区右侧的“替换”，或在任何选项卡中按 Ctrl-H。您将找到 Word 久经考验的搜索和替换对话框。使用方法与在以前版本的 Word 中使用方法相同。

Word 2010 中可利用的更多新功能

虽然 Backstage 和导航窗格是 Word 2010 中最重要的新功能，但还有其他几个功能值得探索。以下是我们最喜欢的几个功能。

粘贴预览

这是一个曾经很简单的问题，但随着时间的推移变得越来越复杂：您想以什么格式将内容粘贴到 Word 中？考虑到您可能粘贴富文本、纯文本、图形、文本和图形混合、表格等，简单的粘贴操作变得令人困惑。

Word 2010 的新粘贴预览功能非常简单地解决了这个问题。当您将任何内容粘贴到 Word 中时，您要粘贴的内容旁边会出现一个小剪贴板图标，剪贴板旁边有一个向下的三角形。如果您单击三角形，您将看到针对您要粘贴的特定类型内容可用的所有粘贴选项的小缩略图。

将鼠标悬停在任何缩略图上，您不仅会看到粘贴选项的描述（例如，仅保留文本、图片等），而且您粘贴的内容也会更改以反映主文档中的该选项。单击某个选项即可以该格式粘贴内容。

假设您正在粘贴电子表格中的单元格，并且想要将这些单元格保存为图形。粘贴单元格，单击剪贴板缩略图，然后选择出现的图片缩略图。

这一切有什么意义？在以前版本的 Word 中，您没有机会预览粘贴选择的结果。使用粘贴预览，您可以预览。让粘贴预览成为您的朋友。这听起来像是一个小小的改变，但它将为您节省大量的撤消和重做操作。

顺便说一句，您还可以设置默认粘贴选项。单击剪贴板图标后，单击“设置默认粘贴”。然后，您将进入 Word 的“高级选项”页面，您可以在其中选择默认粘贴选项。或者，您可以选择“文件”–>“选项”–>“高级”以进入此页面。

图像编辑工具

Word 2010 提供了一些新工具，可用于对文档中使用的图形或照片进行基本图像编辑。这些工具当然无法与 Photoshop 甚至中端图像编辑软件相媲美，但对于基本的、快速的编辑来说，它们相当不错。

选择文档中的图像，您将在功能区上看到“图片工具”选项卡。这些工具简单明了。例如，要更改亮度或对比度，请单击功能区左端的相应按钮，然后选择您的选项 - 从 +40% 到 -40% 的任何值，以增加或减少亮度或对比度。

“重新着色”按钮为您提供了执行诸如将彩色照片转换为灰度或黑白照片等任务的选项。如果您想减少文档占用的硬盘空间，或者因为要将包含图片的文档发布到网络上而缩小图片，请单击“压缩图片”并进行选择。

您还可以通过单击“阴影效果”按钮来添加各种阴影。请注意“阴影效果”按钮右侧的框：通过单击相应的箭头，您可以将阴影向下、向上或向两侧移动。

功能区右侧的其余图像编辑工具可让您裁剪和重新定位图形、在图形周围环绕文本等等。同样，这一切都很简单明了，特别是如果您以前使用过图形编辑工具的话。

文字效果

您喜欢带有大量特殊效果的精美文本吗？那么您一定会喜欢 Word 2010 的“文本效果”功能。它允许您为页面上的任何文本添加各种特殊效果 - 使文本具有轮廓、使其看起来像发光、应用渐变、将一种颜色应用于轮廓并将另一种颜色应用于填充、添加阴影等等。（请注意，此功能仅在您创建或编辑 .docx 文件时可用；它不适用于旧版 .doc 格式的文件。）

这听起来可能很像以前版本的 Word 中的艺术字。但事实并非如此——它的功能比艺术字更强大。添加文本效果时，文本仍为文本，而不是变成图形。因此，您仍然可以编辑文本并对其进行任何可以对纯文本执行的操作。

添加文本效果非常简单。突出显示要添加效果的文本，然后使用“主页”选项卡，找到“字体”部分并单击“文本效果”图标 — 它是一个带轮廓的字母 A。单击它时，您将获得一个可以应用的各种文本效果的图库。

不过，你不必局限于这里展示的内容。在图库中展示的几种样式下，你可以通过应用各种轮廓、阴影、反射和发光来创建自己的效果。

受保护的视图

Word 2010 引入了一项名为“受保护视图”的新功能，该功能旨在确保您在打开通过电子邮件发送给您的或从网上下载的 Word 文档时的安全。每次打开这些文档时，它都会在受保护视图中打开，这实际上意味着您阻止该文档访问您的计算机。

但这也意味着您无法编辑这些文档，甚至无法打印它们——您只能阅读它们。当您在受保护的视图中打开文档时，您会在页面顶部看到一条通知。如果您想编辑或打印文档，请单击“启用编辑”按钮。

如果“受保护的视图”让您感到厌烦，请单击文件 –> 选项 –> 信任中心 –> 信任中心设置。从这里，您可以完全关闭“受保护的视图”，或者在有限的范围内对其进行自定义 — 例如，您可以对 Outlook 中收到的文档关闭“受保护的视图”，但对从 Web 下载的文档保留“受保护的视图”。

与 Word 2007 相比的其他细微变化

Microsoft 在 Word 2007 中引入了许多有用的功能，包括迷你工具栏、主题、实时预览等，早期 Word 版本的用户可能希望了解这些功能。这些功能在 Word 2010 中仍然可用，并且大部分功能与 Word 2007 中的功能相同，但有少数例外，例如：

以.doc文件格式保存：与 Word 2007 一样，Word 2010 默认以 .docx 格式保存文件。要将文档保存为较旧的 .doc 格式以与 Word 2003 或更早版本的用户兼容，请单击“文件”选项卡；然后在 Backstage 中选择“另存为”–>“Word 97-2003 文档”。要让 Word 2010 自动以旧的 .doc 格式保存所有文件，请单击“文件”选项卡，然后选择“选项”–>“保存”–>“以此格式保存文件”–>“Word 97-2003 文档”。（提醒：这样做会限制文本效果和其他仅在 .docx 格式中可用的功能的选项。）

快速部分：要在文档中插入样式或对象（例如装饰性文本标注），请单击“插入”选项卡，单击“快速部件”–>“构建块管理器”，从出现的列表中选择所需内容，然后单击“插入”。要插入字段（例如页码），请单击“插入”选项卡，单击“快速部件”–>“字段”，选择要插入的字段，然后单击“确定”。

写博客：要将文档保存为博客文章，请单击“文件”选项卡，然后选择“保存并发送”–>“发布为博客文章”。

使用 Word 2010 的五个技巧

随着 2007 年功能区功能的推出，许多熟悉的 Word 交互方式变得难以找到，而强大的新工具却层出不穷。这五个技巧最初是为 Word 2007 编写的，现在已更新为 Word 2010，它们可以帮助您充分利用新界面并找到您以前喜欢的界面。

1. 向快速访问工具栏添加命令

通过允许您自定义功能区，Word 2010 比 Word 2007 更加灵活。但无论显示哪个功能区选项卡，自定义快速访问工具栏以便一键访问您最常用的命令仍然很有帮助。

正如本文前面所提到的，您可以通过 Backstage 的“选项”屏幕执行此操作，但更快捷的方法是单击快速访问工具栏右侧的小向下箭头并选择更多命令。

在出现的屏幕左侧，选择要添加到工具栏的命令，然后单击“添加”。您可以更改按钮的顺序，方法是突出显示屏幕右侧的按钮，然后使用上下箭头移动它。

您在左侧看到的命令列表乍一看可能有些有限。这是因为 Word 只向您显示最常用的命令。单击屏幕顶部“从中选择命令”下的下拉菜单，您将看到其他命令列表 — 所有命令、主页选项卡等。选择任何选项，您将可以添加大量命令。

最后，还有一种更简单的方法来添加命令。右键单击功能区上的任何对象，然后选择“添加到快速访问工具栏”。您不仅可以通过这种方式添加单个命令，还可以添加整个组 - 例如字体组。

2.隐藏功能区

以下是您在使用 Word 2010 时遇到的最好的技巧 — 如何关闭功能区。这样做可以让您获得足够的屏幕空间，如下面的屏幕截图所示。

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要隐藏功能区，您可以按 Ctrl-F1（然后再次按 Ctrl-F1 以重新显示功能区）或右键单击功能区中的任意位置并选择“最小化功能区”。

当您需要时，功能区仍然可用 — 您只需单击相应的选项卡（主页、插入、页面布局等），它就会出现。当您不再使用它时，它会悄悄消失。

3. 使用宏

与 Word 2007 一样，宏（您可以创建的用于执行重复任务的巧妙快捷方式）在 Word 2010 中很难找到。但它们就在那里：如果您显示“开发人员”选项卡，您会在“代码”组中发现宏工具的全部功能。事实上，它们比在早期版本的 Word 中更容易找到。

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您将在代码组中找到所需的一切。单击“录制宏”按钮录制宏，单击“宏”按钮管理宏，单击“宏安全”按钮配置宏的安全性。

4. 寻找你的老朋友

如果您一直在使用 Word 2007，那么您可能已经找到了在早期版本的 Word 中使用的大多数特性和功能。但是，如果您从 Word 2003 或更早版本直接升级到 Word 2010，您将很难找到许多您喜欢的命令。

使用我们的详细列表，了解在最新版本的 Word 中如何找到您的老朋友。我们还为所有这些命令提供了键盘快捷键，以节省您的更多时间。

5. 使用键盘快捷键

如果您曾经在 Word 2007、Word 2003 或更早版本中使用过键盘快捷键，那么请放心 - 相同的快捷键在 Word 2010 中同样有效。因此，请继续使用它们。

您还可以使用一组巧妙的键盘快捷键来操作功能区。（这些快捷键与 Word 2007 相同。）按下 Alt 键，菜单上会出现一个微小的字母或数字图标 — 例如，字母 H 代表“主页”选项卡。现在按下键盘上的该字母，您将显示该选项卡或菜单项。当选项卡出现时，选项卡上的大多数选项也会有字母和数字。

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一旦你开始学习这些快捷键，你就会自然而然地开始使用组合键。因此，你可以同时按下 Alt-H 来显示主页选项卡，而不是先按 Alt 再按 H。

上面的屏幕截图显示了 Word 2010 中最有用的 Alt 键组合。有关更多实用的键盘快捷键，请参阅下表。Microsoft 的Office 2010 网站。

下一个：

普雷斯顿·格拉拉是以下的特约编辑计算机世界著有 35 多本书，包括互联网如何运作（阙，2006）。