Outlook for Microsoft 365 备忘单

电子通信的方式数不胜数，包括短信、社交媒体、Teams 和 Slack 等协作应用程序以及 Zoom 和 Skype 等视频软件。

考虑到与他人联系的方式有无数种，你很可能会认为电子邮件已经过时了。

再想一想。

电子邮件是职场沟通的支柱，其影响力比以往任何时候都要大。据估计，2020 年每天发送 3064 亿封电子邮件根据 Statista 的数据，该市场研究公司预计到 2025 年，每天的电子邮件数量将增长到 3764 亿封。

如果你使用的是电子邮件客户端，而不是基于云的电子邮件服务，那么你很有可能使用的是 Microsoft Outlook，这是流行的基于 Windows 的电子邮件软件。尽管您可能已经使用 Outlook 一段时间了，但您可能错过了它的一些有价值的功能。

微软以两种模式销售 Office：个人和企业可以预先支付软件许可证费用并永久拥有它（该公司称之为套件的“永久”版本），或者他们可以购买 Office 365 或 Microsoft 365 订阅，这意味着他们只有在继续支付订阅费的情况下才能使用该软件。

当你购买套件的永久版本时——比如说，或者— 其应用程序永远不会获得新功能，而 Office 365 应用程序会不断更新新功能。（有关更多详细信息，请参阅”“) 更令人困惑的是，微软最近将其部分（但不是全部） Office 365 订阅重命名为“Microsoft 365”，这通常意味着该计划包括旧 Office 365 计划中的所有内容以及一些附加功能和应用程序。

此备忘单可让您快速了解自 2015 年以来 Office 365 和 Microsoft 365 中的 Outlook Windows 桌面客户端中引入的功能。随着新功能的推出，我们会定期更新此故事。（如果您使用的是永久许可证 Outlook 2016 或 2019，请参阅我们单独的。

分享此故事：IT 人员，我们希望您将本指南传递给您的用户，以帮助他们学习如何在 Windows 中充分利用 Outlook for Microsoft 365/Office 365。

使用经典或简化功能区

您在 Outlook 早期版本中熟悉并喜爱（或者可能讨厌）的功能区界面，现在已进行了很好的调整，适合那些喜欢简洁而不是杂乱无章外观的用户。现在，您可以使用简化的功能区，它仅显示最常用的功能，而不是 Outlook 中可用的全部功能。您只需单击一下，即可在新的简化功能区和经典功能区之间切换。

（由于功能区自 Office 2007 起就已包含在 Office 应用程序中，因此我们假设您熟悉其一般工作原理。如果您需要复习一下，请参阅我们的。

要从经典功能区切换到简化功能区，请单击功能区右下角的小向下箭头（也称为插入符号）。功能区会大幅缩小，仅显示您需要执行的最常见任务，从而为您提供更多屏幕空间来完成实际工作。要恢复经典功能区，请再次单击插入符号（现在它朝上）。

但是，如果您正在寻找特定任务，则不一定要返回到完整的经典功能区。如果简化功能区上的按钮上有插入符号，您可以单击它以查看包含相关任务的下拉菜单。功能区右端还有一个三个点的图标；单击它，将出现一个下拉菜单，其中包含您可能想要执行的与您当前所在的功能区选项卡相关的几项任务 - 例如，如果您在“主页”选项卡上，则管理垃圾邮件。选择您要执行的任务，然后就可以开始了。

您还可以将下拉菜单中的任何任务添加到简化的功能区本身。右键单击其中任何一个，然后选择固定至功能区去做吧。

要了解功能区上哪些选项卡上有哪些命令，请下载我们的。还请注意，您可以使用功能区上方的搜索栏来查找命令，我将在本文的下一部分中讨论。

与 Outlook 的早期版本一样，如果您希望功能区命令完全消失，请按Ctrl-F1。（功能区上方的选项卡保持可见。）要使它们重新出现，请按Ctrl-F1再次。这既适用于简化的功能区，也适用于经典的功能区。

您还可以使用其他选项来显示功能区，这些选项也适用于简化和经典功能区。要访问它们，请单击功能区显示选项图标位于屏幕右上角，位于最小化、最大化和关闭 Outlook 图标的左侧。从下拉菜单中，您可以选择自动隐藏功能区（隐藏整个功能区，包括其下方的选项卡和命令），显示标签（显示选项卡但隐藏其下的命令，如按 Ctrl-F1 时所示），或显示选项卡和命令（显示整个功能区）。

如果由于某种原因，Outlook 标题栏上的蓝色对您来说太过分，您可以将其变为白色、灰色或黑色。为此，请选择文件 > 选项 > 常规。在“个性化您的 Microsoft Office 副本”部分中，单击 Office 主题旁边的向下箭头，然后选择深灰色、黑色或白色从下拉菜单中。要使标题栏再次变为蓝色，请选择丰富多彩的选项。您还可以选择让主题与您的整体系统设置相匹配，方法是选择使用系统设置。

Office 主题菜单上方是 Office 背景下拉菜单 - 在这里您可以选择在标题栏中显示电路板或圆圈和条纹等图案。

使用搜索栏不仅可以搜索电子邮件

Oulook 顶部的搜索栏看上去很简单。您可能以为它可以用来搜索电子邮件，仅此而已。

但搜索栏有双重功能：您当然可以用它来搜索，它还可以帮助您找到任何 Outlook 功能，无论它有多隐蔽，即使您从未使用过它。（此动手帮助功能取代了可在 Outlook 2016 和 2019 中找到。

要使用它，请单击搜索框，然后输入您要执行的任务。（喜欢使用键盘快捷键的用户也可以按 Alt-Q 进入搜索框。）

例如，如果你想过滤邮件以仅查看带有附件的邮件，请输入过滤电子邮件。在本例中，顶部结果是一个过滤电子邮件列表，其右侧有一个箭头，表示它有很多选项。将鼠标悬停在它上面，您会看到多个用于过滤邮件的选项，包括未读、有附件、本周等。选择您想要的选项，任务将立即执行。

对于最常见的基本任务，您不需要此功能。但对于更复杂的任务，它值得使用，因为它比在功能区中搜索命令要高效得多。它还会记住您之前在搜索结果中单击过的功能，因此当您单击框时，您首先会看到您搜索过的先前任务的列表。这可确保您经常执行的任务始终触手可及，同时让您很少执行的任务也易于访问。

直接在 Outlook 内部进行在线研究

有时电子邮件只是快速的笔记，不需要做太多研究，你可以毫不费力地写完。但有时，你会希望在发送之前包含相关信息。这些时候你会很高兴能够在 Outlook 中直接进行在线研究。你可以在写电子邮件时执行此操作，这样你就不必启动浏览器、搜索网络，然后将信息或图片复制到邮件中。

要执行此操作，请突出显示电子邮件中的一个单词或一组单词（可以是新草稿、收到的邮件或已发送的邮件），然后选择搜索从出现的菜单中选择“搜索”。然后，Outlook 使用 Bing 对单词进行网络搜索，并在右侧出现的搜索窗格中显示定义、相关维基百科条目、图片和其他来自网络的结果。

要在 Outlook 或任何其他 Office 应用中使用在线搜索，您可能首先需要启用 Microsoft 的智能服务功能，该功能会收集您的搜索词以及文档和其他文件中的一些内容。（如果您担心隐私问题，则需要确定隐私问题是否值得您放弃在应用内进行搜索的便利性。）如果您尚未启用此功能，则单击“搜索”时会看到一个屏幕，要求您将其打开。一旦您这样做，它将在您的所有 Office 应用程序中打开。

获得更加集中的收件箱

如果你和其他人一样，那么你一定也饱受电子邮件超载之苦。你最重要的邮件与日常电子邮件中的垃圾信息混杂在一起——推销性信息、乞求捐款的团体、毫无意义的新闻通讯等等。

重点收件箱有助于解决这一问题。它使用人工智能确定哪些邮件对您最重要，并将它们放入“重点”选项卡，而将其他所有邮件放入“其他”选项卡。这样，您就可以将大部分时间花在“重点”选项卡中处理重要邮件，而只需偶尔检查“其他”选项卡。

要打开重点收件箱，请选择看法选项卡，然后单击显示重点收件箱图标。从现在开始，您的收件箱中将有两个选项卡，重点和其它。重点选项卡应包含最重要的邮件，其它选项卡应包含不太重要的邮件。如果不是这种情况，您可以手动将邮件从一个文件夹移动到另一个文件夹，并告诉重点收件箱将来自动以这种方式过滤它们。

要将邮件从一个选项卡移动到另一个选项卡，请右键单击要移动的邮件，然后选择搬到其他或者移至焦点，具体取决于您希望将邮件移动到的位置。这将只移动一次邮件。如果您想永久地将来自该发件人的所有邮件路由到另一个选项卡，请选择总是移动到其他或者始终聚焦。

重点收件箱并不适合所有人。如果你发现重点收件箱带来的阻碍大于帮助，你可以通过选择视图 > 显示重点收件箱。

使用存档文件夹让电子邮件不被打扰但又方便使用

Outlook 长期以来一直提供电子邮件存档功能，即将邮件从 Outlook 邮箱移出并移至单独的 PST 文件，以节省空间。Office 的企业版（例如 Office 365 for Enterprise）提供自己的存档功能，可自动存档用户的旧邮件，同样是为了节省空间。这些方法会将邮件从用户的 Outlook 邮箱中删除。您仍然可以找回它们，但需要一些操作。

Outlook for Microsoft 365 中还有另一个选项：你可以将特定邮件从收件箱或其他文件夹移出并移入存档文件夹。这样，在查找邮件时，你可以浏览或搜索存档文件夹并更快地找到邮件。

使用存档文件夹不会减少邮箱的大小；它只是帮助您整理收件箱，同时保持旧邮件可立即访问。Microsoft 建议您使用存档文件夹来存储您已回复或已采取行动的邮件。

如果您已经在 Outlook 中建立了文件夹和子文件夹系统，那么您可能不需要存档文件夹，但对于我们这些倾向于将所有邮件都留在收件箱中的人来说，存档文件夹可能是一个福音。即使您确实有一个文件夹系统，您也可能会发现并非所有电子邮件都整齐地放在文件夹和子文件夹中；您可以将这些邮件移动到存档文件夹以保持收件箱整洁。

要将邮件移至存档文件夹，请先选择一个或多个要存档的邮件。（按住Ctrl键，然后单击要选择的每个消息。）选择一条或多条消息后，转到功能区的家选项卡并单击档案在删除组中，右键单击邮件或邮件组，然后选择档案，或者直接将选定的邮件拖到存档文件夹。您也可以通过按退格键当消息突出显示或正在阅读时按此键。

现在，当您需要查找消息时，您可以浏览存档文件夹，或者转到存档文件夹并启动搜索。

要将消息从存档文件夹移到其他文件夹，只需将其拖到目标位置即可。

我们都遇到过这种情况：我们想要附加最近正在处理的文件，但不记得它的确切位置 - 有时甚至不记得它的名字 - 并且花费太多时间浏览和搜索它。

Outlook 巧妙地解决了这个问题。当您单击附加文件图标，会弹出一个最近使用的 12 个文件的列表。只要您登录了 Office 365 或 Microsoft 帐户，该列表就会包含您在任何设备上使用过的所有文件。因此，如果您在桌面上处理文件，然后在当天晚些时候将笔记本电脑带到办公室外工作，Outlook 会向您显示您在两台设备上打开的文件。如果文件存储在、OneDrive for Business 或 SharePoint，您会在其图标上看到一朵云。

如果您需要的文件不在列表中，请点击浏览这台电脑浏览本地硬盘，或者浏览网站位置浏览 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint。

单击要附加的文件。接下来发生的情况取决于文件的存储位置。如果您选择存储在本地硬盘上的文件，则该文件的副本将以常规方式附加到电子邮件中。

如果你点击存储在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint 中的文件，你将获得一个选择：你可以选择附加为副本将文件作为普通附件发送或分享链接发送指向云位置中文件的链接，微软非正式地称之为“云附件”。

后一种选择可确保人们看到文件的最新版本，并允许他们协作处理该文件。例如，如果您将 Word 文件的链接发送给多个人，当他们单击该链接时，他们将打开该文件，并能够使用 Word 的协作功能实时协作处理该文件。

如果您身处商业环境，默认情况下，组织内的任何人都可以编辑该文件，而对于个人，默认情况下任何人都可以编辑该文件。但您可以更改协作权限。将链接附加到电子邮件后，单击附件图标旁边的向下箭头，然后选择更改权限从下拉菜单中选择。个人用户可以选择任何人都可以编辑或者任何人都可以查看。商业用户还有更多选择：任何人都可以编辑，任何人都可以查看，组织可以编辑，组织可以查看，收件人可以编辑， 和收件人可以查看。做出选择然后发送文件。

在 Microsoft 365 组中工作

如果您在使用 Microsoft 365 组的办公室工作，那么您现在可以加入组、创建新组、在组日历上安排会议等等，所有这些都可以在 Outlook 中完成。

Microsoft 365 组适用于大多数 Microsoft 365 和 Office 365 商业和企业计划，通过指定一组人员来共享资源（例如文档库、共享日历和/或共享电子邮件帐户），可以轻松与他人协作。组可以用于部门、项目团队等，创建组时，会自动为组中的每个人授予所有适当的权限。

从 Outlook 内部创建新组很简单。选择家选项卡，然后在右侧的“组”部分中选择新集团。然后填写群组的信息，包括其名称、描述、它是组织内的私人群组还是公开群组等等。

请注意，您的 IT 部门需要为 Microsoft 365 组设置配置，因此请咨询 IT 部门以获取有关创建和使用组的更多详细信息。此外，为了在 Outlook 中使用 Microsoft 365 组，您需要在缓存 Exchange 模式下使用 Outlook。请参阅此 Microsoft 支持页面了解详情。

其他新功能

Outlook for Microsoft 365/Office 365 还有一些有用的功能。虽然它们不如我们在此介绍的其他功能那么重要，但它们值得了解。

消息加密：在旧版本的 Outlook 中，有一个“权限”按钮，可用于设置电子邮件的权限级别，例如“机密”、“内部”和“不转发”。在适用于 Microsoft 365/Office 365 的 Outlook 中，该按钮已被替换为“加密”按钮，可用于使用 S/MIME 或 Microsoft 365 邮件加密来加密邮件。

有关详细信息，请参阅 Microsoft 的“加密电子邮件”帮助页面。

快速操作：如果您将光标悬停在邮件列表中的任何电子邮件上，就会出现微小的快速操作图标。这些图标可让您通过单击执行删除或存档邮件等任务。默认情况下，出现的两个图标是跟进和删除，但您可以通过右键单击列表中的任何邮件并选择来自定义它们设置快速操作从弹出菜单中。您只能指定两个快速操作图标 - 您的选项是存档、删除、移动、标记/清除标记和标记为已读/未读 - 但即使您不选择它，也会显示删除。

请注意，“快速操作”不会取代 Outlook 更复杂的快速步骤功能，它允许您同时对一条消息应用多个操作。快速操作只是提供了一种快速执行一些常用操作的方法。

内置翻译：您不再需要使用其他语言的翻译插件 - 它现在直接内置于 Outlook for Microsoft 365/Office 365 中。右键单击单词、短语或整个邮件，然后选择翻译从弹出的菜单中。

打开或关闭语法建议：Outlook 提供语法建议 - 当您看到带下划线的文本时，您就会知道它们存在，这标记了文本有错误。如果您不想看到它们，您可以关闭它们。为此，请创建新电子邮件，然后打开它，转到文件 > 选项 > 邮件，然后在“撰写邮件”部分中点击编辑器选项. 在出现的屏幕上，选择校样，然后在“在 Outlook 中更正拼写时”下取消选中键入时标记语法错误框。您仍可以随时按 F7 检查语法。

口述消息：看，妈妈，不用动手！使用 Microsoft 365/Office 365，您可以口述消息。创建电子邮件后，选择信息 > 口述从功能区中单击并开始讲话。

在所有设备上使用相同的 Outlook 设置：如果您在多台计算机上使用 Outlook，则可以将自动回复、重点收件箱和隐私等功能的设置存储在云中，这些设置将自动应用于您的所有 Windows 电脑。要启用此功能，请转到文件 > 选项 > 常规。在“云存储选项”下，选中将我的 Outlook 设置存储在云中。

无论您是否这样做，您在 Outlook 中创建的任何签名都将自动存储在云中，以便它们可以在您的所有设备上使用。

方便的键盘快捷键

如果您喜欢键盘快捷键，您会很高兴发现 Outlook for Microsoft 365 有这些快捷键。下表重点介绍了最有用的快捷键，还有更多微软 Office 网站上列出的。

如果你真的想充分利用键盘快捷键，请下载我们的指南，探讨每个功能区选项卡上的最有用的命令并为每个命令提供键盘快捷键。

有用的 Outlook 键盘快捷键

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