Gmail 全新扩展的界面拥有大量高级选项和工作增强元素。以下是充分利用新功能的指南。
收件箱肯定已经不再像以前那样了。
现在可能很难记起来，但追溯到 21 世纪初的史前互联网时代，收件箱实际上只是一个收件箱——一个接收电子邮件并等待您回复（或者更有可能是忽略）的地方。
现在，继谷歌最近作为一个协作友好的生产力中心，电子邮件只是收件箱的一小部分。新的 Gmail 设置是电子邮件、一对一消息传递、频道驱动的团队聊天、个人和小组视频会议，甚至多人文档工作的混合体。它是一个“工作的新家”，谷歌将其，而且确实没有单身的焦点——正如网站新扩展的屏幕左侧边栏立即显示的那样。
新的 Gmail 界面，侧边栏中有邮件、聊天、房间和会议，屏幕主区域有团队对话。（点击图片可放大。）
虽然新的 Gmail 界面非常强大，但也可能让您头疼不已——有无数面板、子窗口和层层重叠的菜单。这意味着您肯定会忽略一些有用的东西。
好吧，不要再错过了：本详细指南将向您展示如何充分利用 Gmail 最具潜力的团队合作可能性，从跨服务协作基础知识到一些很棒的高级选项。只需按照以下步骤操作，根据需要与同事分享信息 — 不知不觉中，您就会成为一名普通的收件箱协作专家。
（请注意，除非另有说明，否则此处的提示主要适用于桌面版 Gmail 网站。此外，新的 Gmail 界面元素目前仅适用于— 以前称为 G Suite — 但谷歌表示，他们也将在未来几个月内向普通消费者用户推出。）
在新 Gmail 界面中使用 Chat 进行协作
谷歌的文本聊天功能是Gmail内置时间最长的，具有多年来。现在它被简单地称为聊天功能，比以往更加彻底地融入了体验，但仍然完全符合您的预期：让您与一个或多个人进行基于文本的聊天。
1. 您可以随时通过点击 Gmail 网站屏幕左侧边栏聊天部分中的加号图标来开始新的一对一或群聊。开始任何新对话时要记住的一点是：一对一聊天可以包括任何拥有有效 Google 帐户的人，而群聊仅限于您组织内的人员（对于付费的 Workspace 订阅者）——不过，如果您需要一个同时有内部和外部成员的房间，可以使用分离功能，我们将在下一节中进一步探讨。
2. 开始新聊天后，它将以小窗口的形式出现在 Gmail 网站收件箱底部。请密切注意窗口右上角的三个图标：下划线将最小化窗口并仅显示标题栏，而双向对角箭头将最大化窗口并使其占据整个收件箱界面。同时，“x”将完全关闭窗口 - 不过，您可以随时通过查找并单击左侧边栏中的聊天来再次打开它。
Gmail 中的聊天窗口一开始显示为小窗口，但可以最小化或最大化。（点击图片可放大。）
3. 聊天开始后，您无法添加更多人，但您可以能与同一组人创建新的聊天，然后添加更多人加入那组合。只需点击聊天窗口右上角的三点菜单图标，选择“开始新聊天”，然后输入您要添加的任何人的姓名或电子邮件地址。完成阵容后，点击框底部的蓝色创建按钮。
4. 每个聊天窗口的三点菜单图标中还有一个有趣的选项，可以将机器人添加到您当前的对话中。一些可用的机器人只是愚蠢的干扰，但仔细挖掘，你会发现一些潜在的有用的可能性——比如将 Asana、Atlas、Salesforce、Trello 和 Zapier 的功能带入环境的机器人。甚至还有适用于 Google Meet 和 Zoom 的官方机器人，可让您在与同事交流的同时轻松安排视频会议。
JR拉斐尔/IDGGmail 中的 Google 聊天机器人选择范围从真正有用的到超级具体的，有时甚至是异想天开的。
5. 当有人向您发送您想记住的聊天消息时（或者您可能想将其拆分成更长的线程进行更详细的讨论），将鼠标悬停在对话中的特定消息上，然后查找弹出的信封图标。单击该图标，消息将作为电子邮件转发到您的收件箱中。
6. 如果你想创建全部的聊天对话（或其中的大部分），首先进入您的主 Gmail 设置 — 点击网站右上角的齿轮图标并选择“查看所有设置” — 并确保第一个选项卡中的“键盘快捷键”选项设置为开启位置。 （如果没有，请将其打开并点击屏幕底部的“保存更改”按钮。）
然后使用鼠标突出显示要保存的消息，并同时按下 Ctrl（或 ⌘）、Shift 和句点键。进入 Gmail 或任何其他应用中的任意空白文本字段，然后按 Ctrl-V（或 ⌘-V），您将看到一份格式良好的日志，其中包含所有消息、其中的任何链接或附件以及它们的确切发送时间。
7. 默认情况下，所有聊天记录都会保存在 Gmail 中，以后可以轻松再次调出。如果您想取消记录，不是保存对话后，点击 Gmail 网站上聊天窗口左下角的加号图标，然后点击工具栏左侧的开关，关闭该对话的历史记录。关闭历史记录后，所有消息将在 24 小时后删除（但请记住，这只会影响你的对话结束；聊天中的其他人仍然可以他们的历史记录）。
8. 您可能永远不会知道，但您可以在 Gmail 聊天中输入消息时使用一些基本的格式命令：
- 要加粗，请按 Ctrl-B（或 ⌘-B）— 或者用星号将文本括起来，*像这样*。
- 要使用斜体，请按 Ctrl-I（或 ⌘-I）— 或者用下划线将文本括起来，_像这样_。
- 要添加删除线，请按 Alt-Shift-5（或 Option-Shift-5）— 或者用波浪号围住文本，~像这样~。
9. 想要更加表达自己的想法？只需按冒号键 (：)，同时在任何聊天窗口中输入消息。这将调出隐藏的 Gmail 聊天表情符号选择器。然后，您可以向下滚动以查找所需内容，也可以继续输入以搜索特定符号（鼓掌、竖起大拇指、哭泣或任何您想到的符号）。
JR拉斐尔/IDG您可以在 Gmail 聊天中输入时按冒号键来找到所需的任何表情符号。
在新 Gmail 界面中与 Rooms 进行协作
聊天和房间之间的区别有点令人困惑——哎呀，谷歌不得不创造整个桌子来解释差异——但基本思想是聊天室用于一对一对话或快速群组对话，而聊天室用于多个团队成员就特定主题进行更复杂和持续的协作（具有处理任务、文件和不同类型文档的内置功能）。换句话说，聊天室比聊天窗口更强大，设计更像 Slack 中的频道或 Microsoft Teams 中的团队。
10. 为此，你能在一个房间内包含来自组织内部和组织外部的人员（在付费 Workspace 订阅者的情况下）——但您必须在开始创建房间时就做出这个决定。为此，请点击 Gmail 网站左侧边栏“房间”部分中的加号图标，然后选择“创建房间”，并确保选中“允许组织外部的人员加入”旁边的复选框。
11. 房间可以容纳多个主题，让对话组织更加轻松。每当您要开始一个新主题并想将其拆分成一个单独的主题时，只需单击或点击房间窗口底部的“新主题”按钮即可。
JR拉斐尔/IDGGmail 中的聊天室可以容纳多个线程，以便进行更有条理的对话，无论您是通过手机还是计算机访问它们。
12. 就像聊天一样，Gmail 的 Rooms 设置可让您将任何特定消息转发到收件箱中以供参考或展开讨论。将鼠标悬停在消息上并查找信封图标即可实现此操作。
13. 新 Gmail 界面最实用的部分之一是它允许您直接在房间内（至少在桌面上）处理文档、电子表格和演示文稿，而无需离开收件箱。只需开始输入新消息，然后单击 Google Drive 图标并找到所需的文档、表格或幻灯片文件。Gmail Rooms 系统将根据需要提示您更新文件的权限，以允许房间中的每个人都可以访问它……
当你将文档添加到 Gmail 中的房间时，系统会自动提示你更新其权限。（点击图片可放大。）
...然后，它会作为房间内的一个大缩略图出现。
Gmail 中房间内的 Google Docs 文档。（点击图片可放大。）
单击 Gmail 网站上的缩略图将立即打开一个新面板，您可以在其中查看和编辑文件，就像在完整的原生 Docs、Sheets 或 Slides 应用程序中一样。
您无需离开 Gmail 即可编辑共享文档、电子表格和演示文稿。（点击图片可放大。）
14. Gmail Rooms 设置提供了一个专用的“文件”选项卡，您可以在其中找到曾经与房间共享过的每个文件（无论是与云端硬盘相关的文件还是普通的本地上传文件）。只需确保您已将相关房间最大化，然后查找顶部的“文件”选项卡。如果您点击文件的名称，它将在新的浏览器选项卡中打开。如果您查看文件名称的右侧，您将找到在云端硬盘中查看文件并跳转到文件首次出现的线程的确切区域的选项。
15. 同一房间顶部菜单中的“任务”选项卡允许您添加特定于该房间用途的任务，甚至可以将这些任务分配给房间中的其他人。假设您已激活 Gmail 的键盘快捷键（请参阅上面的提示 7），该部分还有自己特殊的隐藏快捷键集合：
- 要添加新任务，请按 Enter。
- 要在完成和未完成之间切换任务，请按空格键。
- 要编辑任务，请在该任务突出显示时按 Enter。
- 要停止编辑任务，请按 Esc。
- 要删除任务，请按 Backspace。
- 要在列表中向上或向下移动任务，请按住 Alt 键，然后按向上或向下箭头。
16. 请注意：新 Gmail 界面聊天区域中提到的有关文本格式、表情符号选择和机器人添加的提示也适用于 Rooms。
在新 Gmail 界面中使用 Meet 进行协作
视频会议已成为工作中越来越重要的一部分，因此 Google 让通过 Gmail 开始和加入 Meet 会议变得轻而易举。
17. 不要忽视 Gmail 网站左侧菜单 Meet 区域内的“我的会议”选项。它会自动显示您在 Google 日历中安排的所有基于 Meet 的视频会议，还为您提供了一种快速简便的方法，即通过输入会议代码或昵称来开始新会议或加入现有会议（即使它不在您的议程上）。
您无需离开 Gmail 即可编辑共享文档、电子表格和演示文稿。（点击图片可放大。）
18. 首次打开新的视频会议时（同时仍在查看自己摄像头的预览），点击视频框右上角的三个点的菜单图标。在那里，你会发现一个巧妙的选项，可以模糊你身后的房间，让你看起来至少更清晰、更专业一点。（嘿，特效能做的就这么多。）
19. 加入活动会议后，点击屏幕右下角的三个点菜单图标，找到相同的背景模糊选项以及激活噪音消除、录制会议、激活屏幕文字字幕和切换到手机录音的命令（以防麦克风不工作）。
20. 最后但同样重要的是，点击视频会议屏幕左下角的“会议详情”文本。这将显示会议链接和拨入电话号码，以防您需要在中途将其传递给其他人。
呼！所有这些——而且得益于远程协作的美妙之处，没有人会知道你实际上在职业装里面穿着鲜红色的运动短裤。
