Google Workspace 与 Microsoft 365：哪个是最佳的企业办公套件？

曾几何时，Microsoft Office 统治着商业世界。到 20 世纪 90 年代末和 21 世纪初，微软的办公套件已经击败了 WordPerfect Office 和 Lotus SmartSuite 等竞争对手，并且再无竞争对手。

2006 年，谷歌推出了Google 文档和电子表格，一款协作式在线文字处理和电子表格软件，与其他商业服务相结合，形成了 Google Apps 套件，后来更名为 G Suite，现在称为Google Workspace。尽管谷歌的生产力套件并没有立即引起商业界的轰动，但随着时间的推移，它的功能和受欢迎程度都在增加，根据谷歌 2020 年 3 月最新公开统计数据。

与此同时，微软已将重点从传统的授权 Office 软件转向Microsoft 365（原名 Of​​fice 365），这是一个基于订阅的版本，更像是一项服务，具有频繁的更新和新功能。Microsoft 365 是我们在本文中关注的重点。

如今，选择办公套件不再像以前那么简单。我们来帮您。

Google Workspace 与 Microsoft 365

Google Workspace 和 Microsoft 365 有很多共同之处。两者都是基于订阅的，根据客户需要的功能，按月向企业收取每人费用，分为不同等级。尽管 Google Workspace 是基于 Web 的，但它也具有离线工作的能力。而 Microsoft 365 是基于安装的桌面软件的，它也提供了（功能较弱的）基于 Web 的应用程序版本。

这两款套件均可与多种设备配合使用。由于 Google Workspace 是基于网络的，因此可在任何操作系统的大多数浏览器中运行，而且 Google 还提供了适用于 Android 和 iOS 的移动应用。微软为 Windows、macOS、iOS 和 Android 提供了 Office 客户端应用，其基于网络的应用可跨浏览器运行。

这些套件还提供相同的基本核心应用程序。每个套件都包含文字处理、电子表格、演示文稿、电子邮件、日历和联系人程序，以及视频会议、消息传递和笔记软件。每个套件都具有与之关联的云存储。但是，这些单独的应用程序在不同的套件之间有很大不同，在商业环境中管理它们的管理工具也大不相同。而且这两个套件都提供大量附加工具。因此，决定哪个套件更适合您的业务可能非常困难。

这就是本文的重点。我们详细介绍了办公套件的各个方面，从应用程序之间的比较到每个套件处理协作的能力、应用程序集成的能力、定价、支持等等。我们在这里关注的是套件如何为企业服务，而不是个人使用。

定价：Google Workspace 与 Microsoft 365 订阅比较

“跟着钱走”是各地调查人员的口头禅，当你开始决定哪种办公套件更适合你时，这也是一个不错的起点。个人可以免费使用这两个套件中的多个在线应用程序 - 包括 Google Docs、Sheets 和 Slides 以及 Microsoft Word Online、Excel Online 和 PowerPoint Online - 但企业应该寻求付费的 Workspace 和 Microsoft 365 订阅来获得必要的安全和管理功能。

查看下表，首先是 Google Workspace，然后是 Microsoft 365，以比较计划和价格。

适合企业的 Google Workspace 定价选项

Google Workspace 有四个商业版本：Business Starter、Business Standard、Business Plus 和 Enterprise。Business Starter 每位用户每月收费 6 美元，提供全套应用程序和每位用户 30GB 的存储空间。Business Standard 计划每位用户每月收费 12 美元，包含所有这些功能，外加每位用户 2TB 的存储空间以及归档、企业搜索功能和其他管理工具。Business Plus 每位用户每月收费 18 美元，包含 Business Standard 版本提供的所有功能，以及更多管理控制和业务工具。

Enterprise 具有 Business Plus 的所有功能，以及更多管理控制和低代码应用程序构建器。您必须联系 Google 以获取 Enterprise 的定价详情。

Google Workspace 业务计划

如需了解更多详细信息，请查看Google 的定价计划比较页面。另请注意，更高级别的 Google Workspace 计划中的某些功能可作为独立服务购买。此外，Google 还为医疗保健和生命科学、零售、制造和政府​​组织提供了 Workspace Enterprise 的专用版本，并且有一系列免费和付费 Workspace 版本非营利组织和教育机构。

Microsoft 365 企业定价选项

Microsoft 365 商业订阅更加复杂，价格范围从每位用户每月 5 美元的 Microsoft 365 Business Essentials（小型企业最基本的版本）到每位用户每月 35 美元的 Microsoft 365 E5（企业功能最丰富的版本）。令人困惑的是，微软将其所有小型企业计划从 Office 365 更名为 Microsoft 365，但在企业级别，它同时提供 Office 365 和 Microsoft 365 计划。

下表概述了每个版本提供的内容。第一个表中的三个计划适用于员工人数不超过 300 人的小型企业；第二个表中的计划适用于大型组织。

Google Workspace 与 Microsoft 365：应用程序对比

每家企业的需求都不同，您的企业可能更看重某些应用。对于某些公司来说，文字处理和电子邮件可能是办公套件中最重要的应用，而其他公司可能最需要的是功能强大的电子表格程序。

为了帮助您，我们比较了 Google Workspace 和 Microsoft 365 中的主要办公应用，以便您可以专注于对您的业务最重要的应用，并让它们的优势和劣势指导您的整体决策。我们仅在下面列出了重点内容；如果您想了解有关每个应用的更多详细信息，我们已链接到提供深入比较的 Computerworld 文章。

文字处理：Google Docs 与 Microsoft Word

决定您的企业是使用 Google Docs 还是 Microsoft Word 相当简单。对于您的用户来说，哪个更重要：易于使用的协作还是最广泛的文档创建和编辑功能？对于协作，Google Docs 更好。对于您在任何地方都能找到的功能齐全的文字处理器，您会想要 Word。

我说 Word 具有出色的功能，并不是指您的企业可能永远不会使用一堆工具。我指的是可以使您的工作流程更轻松、更高效的强大功能。

例如，如果您要创建报告、小册子、简历或几乎任何其他类型的文档，Word 提供了一套出色的预建模板，因此您可以快速开始编写，并且知道您的文档将具有可靠、实用的设计。Word 本身就有 300 种不同的商业模板，而 Google Docs 总共只有 55 种各种模板，包括个人、商业和教育模板。（微软声称 Word 有数千个模板，但我们无法全部计算出来。）Word 还提供了更多图表类型和样式以嵌入文档。

但在实时协作方面，Google Docs 的表现比 Word 更好。协作功能无缝衔接，并且从一开始就内置在应用程序中，而 Word 的使用难度更大，功能不够全面，感觉像是附加的，而不是程序不可或缺的一部分。

对于非实时协作（编辑和标记文档以供他人审阅）而言，Word 一直是黄金标准，但 Google Docs 已经取得了长足进步，现在几乎与 Word 一样好。Word 的编辑工具具有稍微更精细的控制，但除此之外，它们差不多。

电子表格：Google Sheets 与 Microsoft Excel

贵公司的用户大多是独自处理电子表格，还是经常与他人合作？这个问题的答案将决定 Excel 或对您的业务更有利。

对于主要独自工作的人来说，Excel 无疑是​​赢家。与 Word 一样，其丰富的模板选择提供了令人眼花缭乱的丰富内容。例如，仅针对不同类型的预算就有 80 多个模板。无论是商业预算还是特殊用途的预算（例如用于营销活动的预算），您都可能会找到一个适合您需求且可以轻松编辑的预算。相比之下，Google Sheets 只有三种不同的预算模板。

Excel 提供的图表类型也比 Google Sheets 多得多（总共 19 种），包括柱状图、折线图、饼图、条形图和面积图等常用图表，以及雷达图、曲面图和直方图等更复杂的图表，还有一些主要为数据专业人士所熟知的图表，如箱线图。许多图表类型都有多个子类型，例如，在条形图中，您会发现簇状条形图、堆积条形图等，并且每种图表都有两种变体。Google Sheets 只有七种主要图表类型和少数无法分类的单独图表。使用 Excel 创建图表也比在 Google Sheets 中更简单。

不过，Google Sheets 在实时协作方面远远超过 Excel。与 Docs 一样，协作直接嵌入到 Sheets 中。它不仅拥有更强大的工具，而且这些工具自然集成且易于访问。在电子表格上编辑和评论也是如此。

演示文稿：Google Slides 与 Microsoft PowerPoint

与文字处理和电子表格应用程序一样，Google Slides 和 PowerPoint 哪个更适合您的业务取决于一点：您看重演示程序中的协作还是强大的功能？如果协作在您的公司中是王道，那么 Google Slides 更胜一筹。而出于其他所有原因，PowerPoint 更胜一筹。

例如，PowerPoint 的 QuickStarter 功能可以快速启动演示文稿。选择演示文稿的主题，QuickStarter 会引导您创建大纲、入门幻灯片、模板和主题。虽然 Google Slides 确实提供了一个探索工具，可以建议布局以及与幻灯片主题相关的图像和其他内容，但它绝不等同于 QuickStarter。

同样，使用 PowerPoint，添加图形、过渡、动画和多媒体更加容易。它还拥有更多图表和表格类型。在进行演示时，它提供了复杂的选项，具有创新功能，例如排练计时，它可以计算您在排练演示时花在每张幻灯片上的时间。这样，您就不会陷入任何一张幻灯片的泥潭，并且可以练习给每张幻灯片应有的时间。Google Slides 无法与之相比。

然而，在协作方面，Google Slides 占据主导地位，其内置功能远远超过 PowerPoint 中笨拙而尴尬的功能。而且由于 Slides 提供的功能比 Excel 少，因此在其中创建幻灯片稍微容易一些，因为它没有在界面中包含那么多功能。

电子邮件：Gmail 与 Microsoft Outlook

如果您喜欢简洁，那么您会更喜欢 Gmail 而不是 Outlook。Gmail 的界面比 Outlook 更简洁、更整洁，在易用性和强大功能之间实现了最佳平衡。不过，Outlook 已经取得了一些进展，可以启用新的简化功能区，让使用变得更加简单。

无论是创建、回复还是管理电子邮件，Gmail 都提供直观的界面和易于使用的工具，让您快速完成工作。我最喜欢的功能包括人工智能驱动的选项，可在您输入时提供单词和短语建议、用于显示遗忘邮件的“提醒”功能，以及用于延迟接收邮件的便捷暂停按钮。

然而，在强大功能方面，Outlook 更胜一筹。例如，Outlook 的“重点收件箱”功能可让您首先查看和回复最重要的电子邮件，其“清理”功能可以很好地简化长电子邮件线程，使其更易于跟踪。而且由于联系人和日历功能是 Outlook 本身的一部分，因此它们可以很好地与电子邮件集成。Gmail 依赖于单独的 Google 联系人和日历应用，这些应用的导航可能有点麻烦。

如果您的用户想要获得所有可能的功能，Outlook 可以满足您的所有需求。如果想快速完成任务，Gmail 是更好的选择。

协作：Google Chat、Meet 和 Spaces 与 Microsoft Teams

正如我在本文中多次提到的那样，在文档协作方面，Google Workspace 远远优于 Microsoft 365——它直接嵌入到界面中，而不是像 Office 应用程序那样事后才想到。一切都摆在你面前，你可以邀请人们协作，设置他们的协作权限，并在一起工作时与他们聊天。在 Office 中使用协作的学习曲线更深，即使你学会了如何操作，它也远不如在 Google 应用程序中那么无缝。

不过，协同处理单个文档只是整个过程的一部分。在更复杂的企业范围协作功能方面，Microsoft 365 包含的工具比 Google Workspace 提供的任何工具都要好。例如，Microsoft Teams 将群聊、在线会议、视频会议、自定义工作区、日历和共享团队文件存储库结合在一起，其方式比 Google 的任何产品都更复杂、更实用。而且 Teams 与 Office 平台的其他部分有着深厚的联系，可轻松与 Outlook、SharePoint、OneDrive for Business 等集成。

就 Workspace 而言，它提供用于视频会议的 Google Meet 和用于消息传递的 Google Chat。Workspace 应用套件中一个相对较新的功能是 Spaces，这是一个工作流集成和协作平台，与 Google 日历、云端硬盘、文档、表格、幻灯片、Meet 和任务集成。Spaces 可让您创建共享工作区，您可以在其中聊天、共享文件和分配任务。这些工具非常有用且简单易用，尽管不如 Microsoft 365 的产品那么强大。

Microsoft 365 和 Google Workspace 各自提供了类似社交网络的互动场所，Microsoft 365 提供 Yammer，而 Workspace 提供 Currents。不过，它们都没有直接与各自的办公套件集成，谷歌最近宣布它正在逐步淘汰 Currents，转而使用 Spaces。

存储和文件共享：Google Drive 与 Microsoft OneDrive for Business 和 SharePoint

除了最便宜的 Google Workspace 版本 Starter（每人仅提供 30GB）外，这两个套件都配备了大量存储空间。接下来的两个 Workspace 选项包括每人 2TB 或 5TB，而企业计划包括无限存储空间。Microsoft 365 的小型企业和低层企业计划包括每位用户 1TB 的存储空间，而其 E3 和 E5 计划包括每位用户 5TB 的存储空间。

Google Workspace 和 Microsoft 365 的存储和共享文档功能几乎没有什么区别。两者和直接与自己的办公套件集成，并且都允许您在任何设备上访问文件。在 Workspace 中，文件默认位于云中，而不是设备本身，尽管您也可以将它们存储在本地。在 Microsoft 365 中，它们通常位于每台设备上，也位于云中，并且它们全部同步，尽管您可以选择将特定文件和文件夹保留在云中。

如果您担心云优先的 Google Workspace 的离线访问，它提供了管理工具，允许管理员设置用户是否可以在其计算机未连接到互联网时访问其文档并使用文档、表格和幻灯片。这些工具允许管理员在每台计算机上安装允许该访问的策略，或者让每个用户决定是否允许离线访问。

OneDrive 有一项很好的功能，称为“OneDrive 文件随需应变”，用户可以逐个文件和文件夹决定将哪些文件存储在单个设备上以及将哪些文件留在云端，但当您想要在设备上使用云端的文件和文件夹时，仍然可以下载它们。

几乎所有 Microsoft 365 商业和企业计划都包含 Microsoft SharePoint 服务的免费版本，即 SharePoint Online。SharePoint Online 为存储和共享增加了大量功能。它通常通过一系列微型网站管理和组织文档、工作流和其他共享信息。

SharePoint Online 以服务形式提供，由 Microsoft 托管，因此企业无需为其购买和管理自己的服务器和基础设施。但是，他们可能需要管理员来处理许多 SharePoint Online 任务，例如内容管理和门户设计。

SharePoint 还有一个付费版本，称为 SharePoint Server，该版本需单独许可，不包含在 Microsoft 365 中。使用 SharePoint Server，您的企业可以托管和管理 SharePoint 所需的物理和软件基础架构。这意味着执行诸如机架服务器、应用安全补丁和功能更新以及监控正常运行时间、可靠性和安全性等任务。使用 SharePoint Online，这些任务由 Microsoft 处理。

Google 在 Google Workspace 中没有提供与 SharePoint Online 真正等同的功能。商业、教育和企业计划的订阅者可以使用一项名为 Team Drives 的功能，这是 Google Drive 文件夹，可由多人访问和管理。它们可以用作团队成员存储和共享文档、图像和其他文件的便捷存储库，但 Team Drives 不是 SharePoint 提供的集成内联网站点。

最后一点：谷歌在 Google Drive 中查找文档的搜索工具远比微软在 OneDrive 中的搜索工具好得多，而且其云搜索功能将谷歌的搜索能力扩展到公司的所有内容。话虽如此，使用文件资源管理器浏览 OneDrive 通常比在网络上浏览 Google Drive 更容易。

Google Workspace 与 Microsoft 365 的其他工具和附加功能

Microsoft 365 远远超出了套件基础，拥有大量额外的应用程序和小型应用程序。其中最重要的是 Access，它可用于构建业务应用程序，既可以基于模板，也可以完全从头开始。它是为非开发人员设计的，尽管它确实需要一些编码技能。Access 仅适用于 Windows，Microsoft 365 Business Basic 和 Microsoft 365 E1 的订阅者无法使用它。

大多数商业和企业订阅中附带的另一个仅限 PC 的程序是基于 Windows 的桌面出版软件 Publisher。OneNote 笔记应用程序是 Office 套件中非常有用但未得到充分利用的部分。Microsoft 365 还附带 Microsoft Forms，这是一款可让您创建调查、测验和民意调查的应用程序，以及顾名思义，它可以帮助团队制定计划、分配任务、共享文件、讨论工作内容以及跟踪更新。它可以独立运行，也可以与 Microsoft Teams 集成。

一些 Microsoft 365 商业和企业计划中包含的另一个应用程序是 Power Automate（以前称为 Microsoft Flow），它允许企业自动执行重复性任务并将其集成到工作流中 — 例如，当新项目添加到 SharePoint 时自动发送警报。一些计划中包含的其他应用和服务包括低代码应用开发工具 PowerApps；生产力分析工具 MyAnalytics；Delve，一种允许用户在 Microsoft 365 中查找和组织内容的工具；Stream，一种企业视频服务；Sway，一种用于创建基于 Web 的演示文稿的工具；以及针对一线员工的移动工作管理应用 Kaizala。

最后，微软还提供了一些不属于 Microsoft 365 正式组成部分但可以与其集成的附加工具，例如 To Do，这是一款可与 Outlook 和 Microsoft Planner 配合使用的待办事项列表应用程序。

附加功能太多了，这有好有坏。好处很明显——有很多工具可供您使用。坏处可能不那么明显——了解它们如何协同工作（或不协同工作）可能会非常令人困惑。

Google Workspace 的附加功能较少，而且大多数功能不如 Microsoft 365 的附加工具强大。，与 Sheets 配合使用，可能是最强大、最实用的附加功能。顾名思义，它可以让您创建用于各种用途的表单，例如订单、工作请求、休假请求、获取活动反馈。

Google Sites 是另一个有用的工具。它允许您为个人项目、活动和其他类似目的创建团队和公司网站。还有笔记应用程序，简单易用，远不如微软的 OneNote 那么复杂。AppMaker（可与 Google Workspace 商业和企业计划一起使用）提供了低代码应用程序开发环境。

如果你想创建绘图，尤其是图表，你会喜欢 Google Drawings，它不包含在 Google Workspace 中，但可以与之配合使用（并且是免费的）。如果你使用 Drawings 创建绘图并将其嵌入 Google Docs，然后在绘图文件本身中进行更改，Google Docs 中的绘图也会更新。

除了微软的 Access 和 PowerApps 以及谷歌的 AppMaker 之外，这些附加功能都没有提供令人惊叹的功能，这些功能可以让编程经验有限的人创建真正有用的应用程序。因此，它们可能不会影响哪种套件最适合您的业务。对于许多公司来说，它们是可有可无的工具，而不是必备工具。

为您的企业选择具有最佳功能的生产力套件是一回事，但经常被忽视的是管理套件和保护数据的难易程度。即使是最好的面向用户的功能也无法弥补安全和管理工具的不足。

这两款套件都是通过 Web 界面进行管理的，在这两种情况下，界面都有一些不足之处，选项和布局有些令人困惑。然而，Microsoft 365 管理中心的简化视图胜过 Google Workspace 中的任何内容，因为它可以让您轻松完成最常见的任务，包括编辑新用户和现有用户、更改许可证、支付账单以及在设备上安装 Office。

除了界面之外，Microsoft 365 还提供更好的管理员帐户安全性、卓越的移动管理和更多管理控制。这两款套件都使用企业级安全性保护您的数据，并提供用于管理用户权限和保护的中央安全中心。

如需深入比较，请查看“”

Google Workspace 与 Microsoft 365：服务和支持

在理想世界中，办公套件不会出任何问题，也不需要技术支持。但我们并不生活在那个理想世界中。因此，您需要了解 Google Workspace 和 Microsoft 365 提供的支持和更新类型。

Google Workspace 通过电话、电子邮件和聊天提供全天候技术支持，但仅限 Workspace 管理员使用。此外还有管理员可搜索的帮助中心和一个涵盖 Google Workspace 更新发布信息的博客. 同样有用的是Google Workspace 社区，其中包括论坛和 YouTube 视频，可帮助管理员完成常见任务。非管理员必须访问Google 的常规帮助区，除了 Google Workspace 的各个组件外，还涵盖了 YouTube、Google 地图和 Google Photos 等许多 Google 产品。此外还有Google Workspace 学习中心用于用户培训。

Microsoft 还通过电话、电子邮件和聊天为 Microsoft 365 管理员提供全天候技术支持。Microsoft 365 管理中心帮助该网站包括针对小型企业和企业的帮助，以及Microsoft 365 培训该网站为管理员、IT 专业人员和 Microsoft 365 用户提供全面的视频培训。该网站有大量专门讨论 Microsoft 365 的论坛.还有Microsoft Office 帮助和培训区域提供各种帮助，包括应用程序级别，包括针对消费者和管理员的故障排除。至于更新，微软通常每月发布一次或多次 Microsoft 365 更新，在线发布每次更新的信息。

Microsoft 365 和 Google Workspace 可以协同工作吗？

正如您在本文中看到的，Microsoft 365 和 Google Workspace 各有优缺点，因此您可能想同时使用它们 - 例如，使用 Microsoft 365 创建文档，使用 Google Workspace 进行协作。

理论上，这是可能的。但实际上，这不是一个好主意。部分原因是 Google Workspace 的文档不会保存为具有自己文件格式的本地文档。相反，它们存储在 Google 的服务器上。您可以将它们保存为各种文件格式，包括 Microsoft 365 的 .docx、.xlsx 和 .pptx，也可以导入这些格式和其他格式的文件。甚至还有一种方法可以在 Google 的服务器上以原始格式本地编辑 Word、Excel 和 PowerPoint 文件。但我发现，在 Microsoft 365 和 Google Workspace 之间的转换中，格式和布局经常会丢失，嵌入式视频无法播放，并非所有评论都会显示，已解决的评论不会出现，您在 Google 中发表的评论不会带回 Office，等等。

此外，如果您在两个套件之间来回传输文件，工作流程将是一场噩梦。在线编辑背后的想法是拥有一个单一的位置，每个人都可以在每个文件的最新版本上进行协作，但如果您同时使用 Workspace 和 Microsoft 365，则文件的各种版本可能会存储在 Google Drive、OneDrive for Business 或两者中。

但是，如果使用一个套件进行内容创建、协作和存储，另一个套件进行电子邮件、共享日历、群聊和视频会议等通信，情况会怎样？同样，这在理论上是可行的，但我不明白这样做的意义何在。由于工作流程复杂，这会让一切变得更加困难，而且你会失去每个套件中内置的集成。还有一个问题是，企业必须支付、管理和维护两个办公套件，而不是一个，而这样做并没有明显的好处。

至于与其他企业软件（如 Salesforce、Shopify、HubSpot 等）的集成，这两个套件都有很多工具可以实现这一点。如果任何特定的企业软件对您的业务特别重要，那么在决定使用哪个套件之前，您最好先测试与 Google Workspace 和 Microsoft 365 的集成。

谁应该使用 Google Workspace

基于所有这些，什么样的公司应该使用 Google Workspace？答案很简单：如果文档协作已融入贵公司的 DNA（或者您希望将其融入其中），那么 Google Workspace 就是您的不二之选。它的实时协作功能远远超过 Microsoft 365 提供的任何功能。它们是套件设计中不可或缺的一部分，使用起来非常简单，几乎不需要花费任何时间就可以开始使用。

如果您的公司不需要 Microsoft 365 各个应用程序的所有复杂功能，Google Workspace 也是一个不错的选择。Google Workspace 中的每个单独应用程序都比 Microsoft 365 更易于使用，尤其是 Gmail 比 Outlook 更直接。如果您的用户经常搜索文档，Google 对 Google Drive 的搜索功能将超越 Microsoft 365 所提供的功能。

谁应该使用 Microsoft 365

如果强大而复杂的功能比最佳协作更重要，那么 Microsoft 365 就是您的不二之选。它的每一个应用程序都胜过 Google Workspace。而且，您并非无法在 Microsoft 365 中进行实时协作。只是它有点繁琐，不像 Google Workspace 那样简单。而且 Microsoft 365 的标记功能堪称典范，因此当人们需要互相审查彼此的工作时，它是一个不错的选择。

企业使用 Microsoft 365 还有其他原因。尽管 Google Workspace 的 Team Drives 对于共享文档和材料很有用，但它们无法与 SharePoint 提供的完全协作环境相提并论。如果您想管理邮件服务器，而不是使用托管电子邮件，您还需要 Microsoft 365。Microsoft Teams 为团队提供了一种彼此共享工作的好方法。

该故事最初于 2020 年 2 月发布，并于 2022 年 9 月更新。