Microsoft Teams 备忘单：如何开始

如果您的组织使用 Office，您很可能遇到过 Microsoft Teams，至少用于视频会议。但它的功能远不止于此，它为团队提供了一种有效的方式来协作工作并推进业务目标。

Teams 本质上是一款群聊软件，具有视频会议功能和一些处理文档和电子表格的有趣功能，尤其是存储在 SharePoint 和 OneDrive for Business 中的文档和电子表格。它包含在 Microsoft 365/Office 365 商业和企业订阅中，这对不想为额外的聊天或会议软件付费的 Microsoft 客户来说很有吸引力。

一旦你了解它，你就会发现 Teams 对于使用 Microsoft 365 的公司团队来说是一个真正有用的工具，因为它汇集了大量套件组件并将它们集中在一个方便的地方。

微软提供了网络界面对于 Teams，以及移动应用程序适用于 iOS 和 Android，因此您可以随时随地保持连接。但最好的体验是由桌面客户端。适用于 Windows 10 和 11、macOS（符合 Apple 支持政策的最新版本）和 Linux（Ubuntu 18.04 LTS、20.04 LTS、Fedora 30 Workstation、RHEL 8 Workstation 和 CentOS 8），它是一款功能丰富、功能齐全的应用程序，可让您将会议、聊天和笔记集中在一个地方。本文将重点介绍如何让您熟悉桌面应用程序。

创建或加入团队

顾名思义，Teams 围绕团队的概念进行组织，团队可以是您在特定项目上合作的小组、您的整个部门，在某些情况下甚至是整个公司。启动 Teams 时，您将进入 Teams 视图。首次启动 Microsoft Teams 时，您可能会加入一个或多个团队。

例如，要创建新团队（您可能需要在开始新项目时执行此操作），请选择加入或创建团队位于 Teams 窗口左下方。 （如果你没有看到此选项，请确保你处于 Teams 视图中，方法是单击团队图标。）在出现的屏幕上，将鼠标悬停在“创建团队”区域上，然后单击创建团队按钮。

然后，你需要选择是从头开始创建团队，还是根据Microsoft 365 集团（如果选择后者，则需要在下一个屏幕上指定组），选择团队是私人的（只有您和团队的其他所有者可以决定包括哪些参与者）还是公开的（组织中任何有权访问 Microsoft 365 的人都可以加入），然后为您的团队命名并提供友好的描述，以便其他人可以了解其目的。

之后，系统会提示您添加组织中 Microsoft 365 全局地址列表中可能存在的任何相关人员、通讯组和安全组。在这里，请考虑为您的部门、任何特定员工甚至其他电子邮件列表获取备忘录的通讯组，这些电子邮件列表的成员可能会发现您的讨论内容相关。您还可以将他们指定为团队成员或所有者。

如果您的公司正确配置了 Microsoft 365，您甚至可以邀请组织外部的来宾，例如供应商和承包商，只需在团队选择屏幕中输入他们的电子邮件地址即可。他们的“来宾”状态将在他们的所有操作中清楚地标明。（如果您没有管理员的权限执行此操作，Teams 将报告您未获得授权。）

当你创建团队时，Teams 会自动设置 Microsoft 365 的某些元素来支持团队。具体来说，它会创建一个 SharePoint 团队网站并向你添加的团队成员授予访问权限，一个由团队成员组成的 Microsoft 365 组（可以将其视为 Exchange 或 Outlook 分发列表），一个共享托管在云中，并共享计划，这是Microsoft 365 中的工具，这超出了本文的讨论范围。

要随时管理您的团队，请点击左侧导航栏中团队名称旁边的三个点图标。您将看到一个弹出菜单，您可以在其中添加或删除成员、为团队创建频道（更多信息见下文）、更改团队名称或说明等。

如果你想要加入现有团队而不是创建新团队，请选择加入或创建团队在 Teams 窗口左下角。在出现的屏幕上，您将看到可用团队列表。将鼠标悬停在任何公共团队上，然后单击其加入团队按钮即可立即加入。如果该团队是私人团队，则需要向其管理员请求批准。

频道

一旦创建了团队，您会在“团队”窗口中注意到一些内容。

首先，我们为团队创建了一个通用频道。频道是您进行交流和协作的地方。通用频道旨在成为一个包罗万象的地方，当您首次开始使用 Teams 产品时，您可以在这里开始对话；通常，更具体的主题相关频道将从那里开始。

您可以为任何给定团队创建多个渠道 — 例如，Widget Launch 团队可能希望拥有销售、生产和营销渠道。要添加渠道，请点击创建更多渠道按钮。在出现的屏幕上，输入频道的名称和描述，选择隐私选项（如果要限制可以访问该频道的人），然后点击添加按钮。团队的所有频道都会出现在左侧窗格中团队名称的下方。

每个频道都有选项卡，显示在 Teams 屏幕主区域的上部，包括帖子（如对话）和文件选项卡。当有人在频道中执行新操作（例如添加文件或开始或继续对话）时，该频道的名称将在左侧窗格中以粗体显示。

帖子

“帖子”选项卡的工作方式类似于 Facebook 或 LinkedIn，您可以在正在进行的对话中向队友发表评论。撰写消息非常简单：只需单击开始新对话文本框，或单击回复位于现有对话下方并开始输入。

您可以在输入时使用 @ 符号标记来引起队友对对话某些部分的注意，如下所示：@Adele 您能分享最新的工作返工网格吗？被标记的用户将在自己的 Teams 客户端副本中看到对话中被标记的部分以鲜红色突出显示，以便他们可以轻松查看和回复消息。您还可以使用表情符号、表情符号和 GIF — 这就是我所说的将该区域视为 Facebook 的意思。

其他活动（例如共享通话或共享文件）以时间轴形式显示在“帖子”选项卡中。这些活动可以在其他地方访问，但它们也会在“帖子”区域中填充和引用，就像社交网站上的新闻提要一样。目前在 Teams 上可用的任何人的个人资料图片上都会有一个绿色圆圈和一个白色勾号。

文件

您可能开始意识到 Teams 在很多方面都是 Microsoft 365 服务的覆盖。这在“文件”选项卡中非常明显，该选项卡直接在您的窗口中填充共享 SharePoint 团队网站上的文件列表，从而省去了在浏览器中加载文件并单击的麻烦。您可以上传、打开、编辑、复制、移动、下载和删除文件，或获取这些文档的链接以与他人共享。

如果您单击文件名，Word、Excel 等的在线版本将直接在 Teams 窗口中打开，让您无需离开 Teams 客户端即可执行轻量级编辑或从头开始创建简单文档。

添加更多标签（和应用程序）

选项卡区域基本上是 Teams 所有令人兴奋的集成操作发生的地方。其他 Microsoft 365 服务以及第三方的功能以新选项卡的形式出现。

例如，您可以直接将 Excel 电子表格、Word 文档、OneNote 笔记本、Power BI 仪表板、Planner 计划等添加为 Teams 客户端中的选项卡。只需单击选项卡布局最右侧的加号按钮 (+) 即可添加新选项卡。还可以与 GitHub、Cisco Webex、Smartsheet 等第三方云服务集成。

下一页：

视频和音频通话

在 Teams 早期，它首先是一个聊天平台。如今，您使用 Teams 执行的最常见任务之一是主持和参与通话。

开始或安排通话

开始一个简单的对话非常容易，但从哪里开始取决于你想在通话中与谁交谈以及这些人在应用程序中的显示方式。

与多人发起即兴音频或视频通话， 点击日历图标，然后点击立即开会日历屏幕顶部的图标。从出现的菜单中，您可以立即开始会议，然后在会议开始时邀请参与者，或者获取会议链接以通过电子邮件、聊天或其他方式共享。

与 Teams 频道的所有成员开始即席音频或视频通话，点击前往该频道团队，在左侧选择栏中选择频道。然后点击右上角的摄像头图标，选择立即开会从出现的菜单中。

进行一对一对话有特定的联系方式，前往聊天在左侧导航栏中，单击选择栏中您想要与之交谈的人，然后单击相机图标（用于视频通话）或电话图标（用于仅音频通话，或用于电话对话，如果您的组织已启用通过管道传输到 Teams 客户端的常规电话通话）。

您也可以点击呼叫并点击联系人姓名旁边的相机或电话图标。您最常联系的人将默认显示在列表中。

如果您在列表中没有看到您想要的人，请在“键入姓名”字段中键入其姓名的前几个字母，然后从结果列表中选择其姓名。然后点击称呼列表下方的按钮开始视频通话。

一些组织也在 Teams 中集成了电话连接功能。如果您是这种情况，那么您还会看到一个普通的电话拨号盘，并且可以使用 Teams 客户端定期拨打和接听电话，而且您的办公室电话号码很可能也会通过 Teams 响铃。这需要贵公司的投资和额外订阅，因此您可能无法在租户中启用此选项。

提前安排会议， 点击日历图标，然后单击新会议图标。 （如果您已经在 Teams 频道或聊天区域，请单击 Teams 应用窗口右上角的“开会”按钮或摄像头图标，然后从下拉菜单中选择“安排会议”。）将出现一个表单，您可以在其中为会议命名、邀请组织内的人员或团体、选择日期和时间，并提供有关会议的一些信息。

如果要邀请频道内的所有成员参加会议，请点击表单内的添加频道字段并从出现的列表中选择一个频道。（或者，您可以从频道开始，点击右上角的相机图标，然后选择安排会议。您将进入相同的会议安排表单，其中“添加频道”字段中已预先填充频道。）

完成后，点击节省，受邀者将收到有关会议的电子邮件通知。如果您添加了频道，会议将通过频道的帖子选项卡向频道成员宣布。

加入通话

如果您受邀参加会议或通话，通常会收到一封电子邮件或其他通知消息，其中包含会议链接或加入按钮。点击按钮或链接即可加入通话。对于已安排的会议，您还可以点击日历在左侧导航栏中，单击会议，然后单击加入。如果您已收到带有 ID 号的会议邀请，则可以使用使用 ID 加入日历屏幕顶部的按钮。

配置音频和视频

首次在 Teams 中发起或加入通话时，系统会提示你设置该通话的音频和视频设置。

笔记：在某些系统上，尤其是 Mac，系统可能会提示您授予 Teams 录制屏幕、摄像头或麦克风的权限。在 Windows 上，您的组织可能已经通过其系统管理软件向 Teams 授予权限，因此您可能不会收到提示。但如果 Teams 要求，请单击允许让 Teams 获得每台设备的必要访问权限。

这对于快速呼叫来说可能已经足够了，但为了进行更精确的配置，请单击“自定义设置”右侧的滑块图标以展开窗格，如下一个屏幕所示：

对于这两种选择，如果您连接了网络摄像头，Teams 将自动抓取摄像头画面并在左侧窗口中向您显示预览——这非常适合最后一刻的补妆和梳头，并确保您的脏盘子不在摄像头的可视范围内。如果您想在关闭摄像头的情况下开始会议，只需单击摄像头画面左下角的滑块即可。

在右侧，您可以选择音频设备，包括扬声器音量。在大多数情况下，Teams 会正确选择此功能，但如果您想切换到蓝牙或 USB 耳机，请从右侧窗格的扬声器和麦克风部分中选择正确的设备。（对于耳机，您很可能会为扬声器和麦克风选择相同的设备。）如果您想在关闭麦克风的情况下开始会议，请单击小麦克风图标旁边的滑块。

视频通话中的背景滤镜可以实现一些奇特而巧妙的功能，例如模糊背景、用纯色替换背景等等 - 点击背景过滤器查看这些选项。

会议控制

一旦您加入通话，无论是与很多参与者一起进行，还是进行一对一对话，您都可以根据需要更改通话设置。

• 如果您想添加更多人加入通话，请点击人们然后在搜索框中搜索要添加的人。
• 要与会议参与者聊天，单击聊天然后输入您的消息。
• 要在视频通话中退出摄像头，请点击相机要返回相机，请再次单击它。
• 要将自己静音，请点击麦克风按钮；再次单击该按钮可取消静音，以便其他人可以听到您的声音。
• 要与参与者共享其他内容，请点击分享然后，您可以选择共享您的屏幕、在共享的数字白板上进行协作、演示 PowerPoint 幻灯片或向会议参与者共享单个文件，而无需在屏幕上广播它们。

有关视频通话前、通话中和通话后应采取哪些措施以确保会议成功的详细建议，请参阅“”

导航栏

在 Teams 窗口的最左侧，你将看到一个导航栏，其中的菜单包含多个可能在 Teams 中显示内容的位置：

乔纳森·哈塞尔/IDG

活动：与 Facebook 的“通知”区域一样，@ 提及、回复和其他专门发送给您的通知将在此处突出显示。点击漏斗图标可查看过滤选项。

聊天：要开始私人对话，请单击团队成员的姓名，然后在屏幕右侧的主区域开始聊天。

团队：该区域可让您查看您所属的所有团队，并允许您添加更多人员、创建更多频道或在每个团队的频道中开始对话。

日历：客户端的这一部分基本上会从您的 Microsoft 365 邮箱中显示您的日历。如上所述，您还可以通过此选项卡安排、开始或加入会议。

呼叫：除了如上所述发起音频和视频通话之外，您还可以通过此选项卡添加联系人以快速拨号、检查语音邮件以及查看通话记录。

文件：此选项卡可从 SharePoint、OneDrive 和 OneNote 抓取文件，并在“最近”视图中显示您最近使用过的文件。您还可以从客户端直接转到您的个人 OneDrive 以查找其他文件并监控较大文件下载到本地计算机的进度。

…图标：您可以在此处向 Teams 客户端添加其他应用程序，包括 Planner 数据、OneNote、直播等。您还可以使用搜索框或单击更多应用程序三个点图标弹出窗口中的链接 - 或点击应用导航栏底部的按钮 — 将第三方应用（如 Zoom 或 RingCentral）添加到 Teams 的所有区域（例如，在右键单击上下文菜单中），而不仅仅是在添加的选项卡中。当您以这种方式添加应用时，其图标将显示在导航栏中。

搜索

在 Teams 中搜索任何内容都很简单 - 只需在 Teams 客户端窗口顶部的搜索栏中输入命令或搜索关键字即可。

使用 Teams 时不该做的事情

Teams 无疑比无休止的电子邮件链有了很大的进步，但这并不意味着它适合所有情况。以下是需要避免的两件事：

尝试用 Teams 对话和链接替换所有电子邮件。有时，我们人类会倾向于使用任何新功能和新工具，宣称它们是之前所有功能的“杀手”，并试图将旧的方形木桩强行塞进闪亮的新圆孔中。Teams 也不例外。

作为即时通讯平台，Teams 非常适合来回快速沟通。如果您的消息超过一段，则很有可能应该将其发送回电子邮件。较长的对话、项目规划、长期发展，所有这些类型的深度思考和分析最适合通过电子邮件进行。在电子邮件中，您可以排序、过滤、设置规则并执行其他自动化操作来管理您查看和查找信息的方式。使用 Teams 进行较长的对话并非不可能，但效果并不理想。

尝试向外部人员发送电子邮件。不幸的是，Teams 无法将电子邮件发送到互联网，因此除非你想邀请外部用户作为客人加入你的团队（假设你有权限这样做），否则你将需要通过老式的电子邮件处理一些涉及组织外部人员的事务。当然，这限制了在与外部用户进行大量协作的项目或环境中使用 Teams 的实用性，因为外部用户不属于你的 Teams 环境。

您的组织可能会限制外部用户与 Microsoft 365 设置的交互方式，通常是通过数据丢失防护策略以及禁止组织外部人员访问 Teams 聊天和频道来实现的。如果您有疑问，请咨询您的 IT 部门。

了解更多

现在你已开始使用 Teams，可以借助这些文章进一步了解基础知识：

请注意，Teams 是那些经常更新的应用程序之一——您不必像以前的企业软件那样等待数年才能更新版本。如需了解您可能可以使用的新功能，请查看 Microsoft 的“Microsoft Teams 中的新增功能“ 页。

本文最初于 2018 年 3 月发布，最近于 2022 年 10 月更新。