PowerPoint 2010 备忘单

使用电子邮件发送选项会使用默认邮件程序将当前文档附加到空白的外发电子邮件中。您可以以当前格式、PDF 或 XPS（类似 PDF 的 Microsoft 格式）文件或互联网传真发送文档。如果文件存储在共享位置，您可以选择通过电子邮件发送链接而不是附件。

“保存到 Web”可让您将文件保存到 Windows Live SkyDrive（Microsoft 的基于云的文件存储网站）。当然，您需要拥有 SkyDrive 帐户，第一次使用此功能时系统会提示您登录。之后，您可以将当前文件保存到 SkyDrive 上的任何文件夹中。

“保存到 SharePoint”可让您将文件保存到 SharePoint 服务器以便与同事共享 - 如果您没有组织的 SharePoint 访问信息，请咨询您的 IT 部门。

广播幻灯片放映可让您通过互联网实时广播您的演示文稿，并且您无需任何额外的服务或基础设施即可实现此目的。（有关如何操作的详细信息，请参阅本文后面的“共享演示文稿的新方法”。）

发布幻灯片选项可让您通过将幻灯片发布到 SharePoint 网站或可共享的幻灯片库来与其他人共享幻灯片。

保存并发送的文件类型区域允许您将演示文稿转换为 PDF 或 XPS、创建其视频、将其打包到自运行 CD 上、创建讲义或将其更改为各种其他文件类型，例如 .png、.jpg 和各种 PowerPoint 格式。

选项

在这里，您可以自定义 PowerPoint 的外观和工作方式，处理从幻灯片选项到快速访问工具栏中显示的按钮、校对选项等所有内容。

PowerPoint 2010 的新功能是自定义功能区。单击“选项”后，单击“自定义功能区”，然后可以选择要在每个功能区选项卡上显示的内容。

PowerPoint 2010 中的更多新功能

虽然 Backstage 是 PowerPoint 2010 中最重要的新功能，但还有其他几个功能值得探索。以下是我们最喜欢的几个功能。

新的多媒体工具

在媒体泛滥的世界中，微软在 PowerPoint 2010 中添加了重要的多媒体工具。

也许最有用的是那些处理视频的。在早期版本的 PowerPoint 中，当您想要播放视频时，您会链接到外部视频文件。如果文件被移动并且不再位于该位置，则当您尝试播放它时会收到错误消息。这当然不会增强您销售或影响他人的能力。

PowerPoint 2010 改变了这一现状。尽管您仍可以嵌入托管在其他地方的视频文件（如果您愿意），但您也可以直接在演示文稿中嵌入视频。为此，请转到“插入”选项卡，在“媒体”组中选择“视频”–>“来自文件的视频”，导航到要插入的视频，选择它并单击“插入”。

然后视频将直接嵌入到演示文稿中。它会以静态图像的形式显示在幻灯片上。要播放视频，只需点击其下方的播放按钮即可。此外，还包括用于暂停和播放视频、向前和向后跳转以及控制音量的控件。

另外还有视频编辑工具和在 PowerPoint 内部为视频添加特效的工具，无需使用其他程序。要使用这些工具，请先嵌入视频，然后单击它。功能区上方会出现一个新的“视频工具”超级选项卡，其下方有两个新选项卡：格式和播放。

单击“格式”选项卡，您将进入视频编辑工具。单击“校正”按钮可更改对比度和亮度。在对比度和亮度选项下，单击“视频校正选项”，将出现一个对话框，其中包含许多编辑选项，包括裁剪视频、向其边缘添加和自定义阴影、添加光晕和柔和边缘等。

您还可以通过单击“格式”选项卡的颜色按钮重新为视频着色（例如，将其设置为浅紫色）。“格式”选项卡提供了许多其他编辑视频的方法，包括添加 3D 旋转等效果（单击“视频效果”按钮）以及更改其框架的形状，例如将边角弄圆或使其变成星形（单击“视频形状”按钮）。

转到“播放”选项卡可编辑播放选项，例如淡入淡出、循环播放视频以使其连续播放等等。也许最有用的工具是“修剪视频”工具，它允许您从视频的开头和结尾剪切镜头。

新的图片编辑工具

PowerPoint 2010 还提供了新工具，用于对演示文稿中使用的图形或照片进行基本的图像编辑。这些工具当然无法与 Adob​​e Photoshop 甚至中端图像编辑软件相媲美，但对于基本的、快速的编辑来说，它们还是不错的。

在演示文稿中选择一张图片，您将在功能区上看到“图片工具”超级选项卡和“格式”选项卡。这些工具简单明了。例如，要更改亮度或对比度，请单击“格式”选项卡左端附近的“校正”按钮，您将看到缩略图，您可以将鼠标悬停在缩略图上，以查看以各种预设方式更改亮度和对比度的结果。只需单击要应用的选项，即可完成。

“删除背景”按钮的作用正如其名称所示 — — 删除照片的背景，以便您可以创建剪影。“颜色”按钮为您提供“重新着色”等选项，让您可以以有趣的方式调整照片的颜色，例如，将彩色照片转换为灰度照片，以及使蓝色主题的照片呈现绿色色调。

您还可以通过单击“艺术效果”按钮添加各种效果。您可以从几个预选选项中进行选择，包括 3D 效果和使照片看起来像印象派绘画。单击弹出窗口底部的“艺术效果选项”，您将获得更多编辑选项，包括裁剪、添加光晕、进行颜色编辑等。

如果您想要减少演示文稿在硬盘上占用的空间，或者因为要将包含图片的文件发布到网络上而想要缩小图片大小，请单击“压缩图片”按钮并进行选择。

PowerPoint 2010 提供了两种远程与他人共享演示文稿的新方法：您可以通过 Web 实时广播演示文稿，也可以通过 CD 或 DVD 共享演示文稿。单击“文件”选项卡，然后在左侧窗格中选择“保存并发送”即可访问这些选项。

要通过 Web 共享实时演示文稿，请单击“广播幻灯片”，然后单击出现的“广播幻灯片”按钮。（是的，这有点多余，但这就是它的工作方式。）执行此操作后，您将连接到 Microsoft 的免费 PowerPoint 广播服务。（您需要一个 Windows Live ID 才能使用此功能。）

单击“开始广播”按钮，将创建一个指向演示文稿的链接；您可以将该链接发送给其他人，然后其他人可以单击该链接，并通过任何 Web 浏览器观看通过互联网流式传输的现场演示文稿。如果您已经使用其他广播服务，例如公司的内部 SharePoint 网站，则可以通过单击“更改广播服务”按钮切换到该服务。

您还可以将演示文稿转换为视频，然后通过 CD、DVD 或网络进行分发。为此，请转到 Backstage 的“保存和发送”屏幕，然后单击“文件类型”区域中的“创建视频”。您将看到针对不同设备（例如，计算机显示器和高清显示器、DVD 和互联网，或 Zune 和智能手机等便携式设备）优化视频格式的选项。

完成选择后，单击“创建视频”按钮，选择保存视频的位置，然后单击“保存”按钮。视频将以 Windows Media Video (.wmv) 格式保存，并且可以在任何可以播放 .wmv 文件的设备上播放。您可以将 .wmv 文件复制到 CD 或 DVD、通过电子邮件发送、保存在 Web 上等等。

如果您希望将演示文稿作为自运行 CD 分发，请单击“文件类型”区域中的“将演示文稿打包成 CD”。然后单击右侧出现的“打包成 CD”按钮，为 CD 命名，单击“复制到 CD”，然后按照说明将其刻录到 CD。

动画画家

另一个有用的新工具是动画画家。它类似于旧的 Office 备用程序格式刷，它允许您从一段文本复制格式并将其应用于另一段文本。使用位于功能区“动画”选项卡中间的“高级动画”组中的“动画画家”，您可以复制对象的所有动画功能和设置并将其应用于另一个对象、另一张幻灯片、一组幻灯片甚至整个演示文稿。

动画画家的工作方式与格式画家处理文本的方式相同。要使用它，请突出显示已动画化的对象，然后单击动画画家按钮。当您将光标移离该对象时，它会变成画笔。单击另一个对象，动画效果就会应用。

如果要将动画应用于演示文稿中的多个对象、一组幻灯片或所有幻灯片，请双击动画绘制器，而不是单击它。这样会让您进入“粘性模式”。进入粘性模式后，单击要使用动画的每个对象。要退出粘性模式，请按 Esc 键或再次单击动画绘制器按钮。

粘贴预览

PowerPoint 2010 还包含一项名为“粘贴预览”的功能，当您将文本或其他项目粘贴到演示文稿中时，该功能可让您更轻松地正确设置其格式。根据您的来源，您可能复制和粘贴富文本、纯文本、图形、文本和图形的混合、表格等。

使用粘贴预览，当您将任何内容粘贴到 PowerPoint 2010 中时，您正在粘贴的内容旁边会出现一个小剪贴板图标，剪贴板旁边有一个向下的三角形。如果您单击三角形，您将看到针对您正在粘贴的特定类型内容可用的所有粘贴选项的小缩略图。

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将鼠标悬停在任何缩略图上，您不仅会看到粘贴选项的描述（例如，使用目标主题、保留源格式、图片、仅保留文本等），而且您粘贴的内容也会更改以反映主文档中的该选项。单击某个选项即可以该格式粘贴内容。

例如，假设您正在粘贴电子表格中的单元格，并且想要将这些单元格保存为图形。粘贴单元格，单击剪贴板缩略图并选择出现的图片缩略图。

这一切有什么意义？在以前的 PowerPoint 版本中，您没有机会预览粘贴选择的结果。使用粘贴预览，您可以预览。让粘贴预览成为您的朋友。这听起来像是一个小小的改变，但它将为您节省大量的撤消和重做操作。

顺便说一句，您还可以设置默认粘贴选项。单击剪贴板图标后，单击“设置默认粘贴”。然后，您将被发送到 PowerPoint 的“高级选项”页面，您可以在其中选择默认粘贴选项。或者，您可以选择“文件”–>“选项”–>“高级”以进入此页面。

受保护的视图

PowerPoint 2010 引入了一项名为“受保护视图”的新功能，该功能旨在在您打开通过电子邮件发送给您的或从网上下载的 PowerPoint 文档时保证您的计算机安全。每次打开其中一个文档时，它都会在“受保护视图”中打开，这实际上意味着您阻止该文档访问您的计算机。

但这也意味着您无法编辑这些文档，甚至无法打印它们——您只能阅读它们。当您在受保护的视图中打开文档时，您会在页面顶部的功能区通常所在的位置看到一条通知。（如果您单击选项卡以显示功能区，受保护的视图消息就会消失。但文档仍处于受保护的视图中。）

如果您知道该文件是安全的，请单击“启用编辑”按钮。这将使该文件脱离受保护视图并将其标记为受信任文档；从现在起，您将能够编辑或打印它。

如果“受保护的视图”让您感到厌烦，请单击文件 –> 选项 –> 信任中心 –> 信任中心设置。从这里，您可以完全关闭“受保护的视图”，或者在有限的范围内对其进行自定义 — 例如，您可以对 Outlook 中收到的文档关闭“受保护的视图”，但对从 Web 下载的文档保留“受保护的视图”。

PowerPoint 2010 中的 PowerPoint 2007 功能

微软在 PowerPoint 2007 中引入了许多实用功能，包括主题、自定义幻灯片布局和 SmartArt，早期版本的 PowerPoint 用户可能希望了解这些功能。这些功能在 PowerPoint 2010 中仍然可用，并且大部分功能与 PowerPoint 2007 中的功能相同。

一个例外是将演示文稿保存为 .ppt 文件格式。与 PowerPoint 2007 一样，PowerPoint 2010 默认以 .pptx 格式保存。要将演示文稿保存为较旧的 .ppt 格式以与 PowerPoint 2003 或更早版本的用户兼容，请单击“文件”选项卡；然后在 Backstage 中选择“另存为”–>“PowerPoint 97-2003 文档”。要让 PowerPoint 2010 自动将所有文件保存为旧的 .ppt 格式，请单击“文件”选项卡并选择“选项”–>“保存”–>“以此格式保存文件”–>“PowerPoint 97-2003 文档”。（提醒：这样做会限制您只能在 .pptx 格式下使用的主题和其他功能等选项。）

在某些情况下，PowerPoint 2010 对 2007 中引入的功能进行了改进。例如，PowerPoint 2007 可以更轻松地在演示文稿中加入音乐，而 PowerPoint 2010（如本文前面“新的多媒体工具”中详细介绍）现在可以轻松地加入视频。

使用 PowerPoint 2010 的五个技巧

随着 2007 年功能区功能的推出，许多熟悉的 PowerPoint 交互方式变得难以找到，而强大的新工具却层出不穷。这些提示将帮助您充分利用 PowerPoint 2010 — 并找到您以前最喜欢的命令。

1. 将鼠标变成激光笔

在演示时，您可以将光标显示为发光的红点，以获得激光笔效果。当您处于幻灯片放映视图时（它是屏幕右下角视图工具栏中的第四个图标），按住 Ctrl 键，然后单击并按住鼠标左键。按住 Ctrl 键，直到光标显示为红点。当您松开时，光标将变回其正常的箭头形状。

2. 向快速访问工具栏添加命令

通过允许您自定义功能区，PowerPoint 2010 比 PowerPoint 2007 更加灵活。但无论显示哪个功能区选项卡，自定义快速访问工具栏以便一键访问您最常用的命令仍然很有帮助。

一种快捷方式是单击快速访问工具栏右侧的小向下箭头，然后选择更多命令。

在出现的屏幕左侧，选择要添加到工具栏的命令，然后单击“添加”。您可以更改按钮在工具栏上的显示顺序，方法是突出显示屏幕右侧的按钮，然后使用上下箭头移动它。

您在左侧看到的命令列表乍一看可能有些有限。这是因为 PowerPoint 只向您显示最常用的命令。单击屏幕顶部“从中选择命令”下的下拉菜单，您将看到其他命令列表 — 所有命令、主页选项卡等。选择任何选项，您将可以添加大量命令。

最后，还有一种更简单的方法来添加命令。右键单击功能区上的任何对象，然后选择“添加到快速访问工具栏”。您不仅可以用这种方式添加单个命令，还可以添加整个组——例如，高级动画组。

3.隐藏功能区

功能区占用了太多屏幕空间？您可以暂时将其关闭。这样做可以让您获得足够的屏幕空间。

要隐藏功能区，您可以按 Ctrl-F1（再次按 Ctrl-F1 可使功能区重新显示），或者右键单击功能区中的任意位置并选择“最小化功能区”。您还可以单击功能区最右上方的小向上箭头将其隐藏。箭头变为向下箭头，单击后可使功​​能区再次显示。

功能区在您需要时仍然可用 — 您只需单击相应的选项卡（主页、插入、设计等），它就会出现。当您不再使用它时，它会悄悄消失。

4. 寻找你的老朋友

如果您一直在使用 PowerPoint 2007，那么您可能已经找到了在早期版本的 PowerPoint 中使用的大多数特性和功能。但是，如果您直接从 PowerPoint 或更早版本升级到 PowerPoint，那么您可能会很难找到许多您喜欢的命令。

使用我们的详细列表，了解在最新版本的 PowerPoint 中哪里可以找到您的老朋友。为了节省您的时间，我们还为所有这些命令提供了键盘快捷键。

5. 使用键盘快捷键

如果您曾经使用过 PowerPoint 2007、PowerPoint 2003 或更早版本中的键盘快捷键，那么请放心 - 大多数相同的快捷键在 PowerPoint 2010 中仍然有效。任何使用 Ctrl 键的快捷键（例如用于复制到剪贴板的 Ctrl-C 和用于粘贴的 Ctrl-V）仍然有效。

大多数旧 Alt 键快捷键也同样有效，但不是全部。请参阅页面底部的表格，了解 PowerPoint 中最有用的快捷键。

您还可以使用一组巧妙的键盘快捷键来操作功能区。（这些快捷键与 PowerPoint 2007 相同。）按下 Alt 键，然后每个选项卡的菜单上都会出现一个小字母或数字图标 — 例如，字母 H 代表“主页”选项卡。现在按下键盘上的该字母，您将显示该选项卡或菜单项。当选项卡出现时，选项卡上的大多数选项也会有字母和数字。

一旦你开始学习这些快捷键，你就会自然而然地开始使用组合键。因此，你可以同时按下 Alt-H 来显示主页选项卡，而不是先按 Alt 再按 H。

有关更多实用的键盘快捷键，请参阅下表。还有更多快捷键创造和做演讲PowerPoint 2010 中的内容在 Microsoft 的 Office 2010 网站上列出。

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