Microsoft Visio 备忘单：如何开始

Microsoft 365 中的 Visio 是一款出色的工具，可用于创建自定义图表来说明难以通过文本解释的概念。以下是它的使用方法。

用精心设计的图表传达信息通常比用大段文字更容易。正如一句老话所说，“一图胜千言。”

这就是 Microsoft Visio 的作用所在。作为 Microsoft 365 套件的一部分，这款应用可帮助专业人士通过专业设计的图表传达信息。

什么是 Microsoft Visio？

Microsoft Visio 是 Microsoft Office 系列中的图表和矢量图形应用程序。如果您需要制作决策树、流程图、组织结构图等图表，那么这就是 Microsoft 工具。Visio 不如 Word 或 Excel 等其他 Microsoft 应用程序那么受欢迎，但它仍然是日常业务中值得了解和使用的宝贵工具。

虽然有桌面 Visio 应用程序，但此备忘单将引导您了解使用Microsoft 365 中的 Visio— Microsoft 365/Office 365 商业和企业订阅中包含的仅限 Web 的版本 — 因为大多数使用 Office 的商业专业人士都可以访问此版本。Visio Web 版本中的所有功能也可以在桌面应用程序中找到，但反之则不然。

如何在 Microsoft 365 中查找 Microsoft Visio

要开始本教程，我们需要找到并打开 Microsoft Visio。对于大多数人来说，Visio 不会是 Microsoft 365 主页（以前称为 Office 主页）上的默认应用程序。要查找 Visio，请导航到Microsoft 365 主页，如果尚未登录，请登录，然后输入视觉在屏幕顶部的搜索栏中。

从 Microsoft 365 主页，搜索 Visio 并在浏览器中启动它。（单击图像以放大。）

点击Visio在结果列表中，在浏览器中启动 Web 应用。您将进入一个页面，其中可以看到一些用于创建图表的常用模板。这包括流程图、基本图表、组织结构图和信息图表时间线。还有一个标有“所有模板”的图标——在这里您可以浏览 Visio 中可用的完整模板列表，以帮助您找到适合您情况的确切模板。

使用模板是在 Visio 中开始制作图表的最简单方法。我将向您介绍两种最常见的 Microsoft Visio 用例——创建流程图和组织结构图。如果 Visio 没有适合您业务需求的模板，则可以使用 Visio 的拖放功能快速轻松地制作自定义图表；我也会向您展示该过程。

如何在 Microsoft Visio 中创建流程图

流程图是一种表示工作流或过程的图表。它非常适合显示完成任务的分步过程，同时让您可以灵活地显示需要做出的不同决策并表示“如果-那么”情景。Microsoft Visio 使创建此类图表变得非常容易。

在此示例中，我们将创建一个简单的流程图，以展示在团队会议上讨论公司应用的新想法时将发生什么。团队将讨论这个想法，决定他们是否喜欢它，然后在会议结束前根据该决定采取行动。

首先点击流程图模板Visio 开始页上的图标。您将进入 Visio 主界面，它看起来很像 Microsoft Word 和其他 Microsoft 365 应用。

流程图模板打开后，左栏显示基本流程图形状，右栏显示空白画布，上方显示 Office 功能区工具栏。（单击图片可放大。）

任何流程图的第一步都是创建起点。单击并按住椭圆形开始/结束图标，并将其拖到右侧的空白画布区域。椭圆形对象在角落和侧面出现八个“手柄”点。要调整椭圆形的大小，请单击并拖动这些手柄中的任何一个；要在画布上移动椭圆形，请单击椭圆形的中间并拖动它。

将起始/结束椭圆拖到画布上。拖动椭圆外部的任意“手柄”可调整其大小。（单击图像可放大。）

要向图像添加文本，请单击图像的中心，然后您将进入文本编辑模式 - 只需输入您想要在那里显示的文本即可。在我们的示例中，我们将起始椭圆形称为“团队会议开始”。您可以使用屏幕顶部功能区工具栏中的工具调整文本的字体和大小。

接下来，您需要添加流程 — 完成任务所需的每个步骤，这些步骤不需要做出决定。这些由矩形表示。

点击过程图标并将其拖到我们之前添加的椭圆下方的画布上。此时，会出现一条绿色虚线，引导您将矩形直接放置在椭圆下方。根据需要调整矩形的大小，然后将其命名为“团队讨论想法”。

要连接这些项目，只需将鼠标悬停在开始图像的底部边缘，然后单击并从开始图像上的绿白按钮拖动到流程图像的顶部。这将创建一个连接两者的向下流动的箭头。

如果犯了错误，可以通过右键单击并选择删除画布上的任何形状或线条删除从弹出菜单中。

接下来，在流程图中，我们将展示团队需要决定他们是否喜欢这个应用创意。这通过菱形图像表示，并有三种可能的结果。

点击决定图标，将其拖到“团队讨论想法”下方，然后重复上面概述的步骤调整其大小、命名并连接，如下所示。

对该决定的三种可能的回应是“否”、“是”和“信息不足”。

要添加响应文本框，请转到家选项卡，然后选择文本框图标（中间有一个 A 的正方形）。单击该图标，您的光标将能够在画布上绘制文本框。为每个响应创建一个文本框，然后在每个文本框中输入相应的单词或短语。您可以像处理形状一样处理文本框。

在每个文本框下方，为其结果添加一个矩形流程形状，并按如下所示命名结果形状。从决策形状到每个响应绘制连接线，从每个响应到其结果绘制连接线。要创建横跨画布然后向下延伸的连接线，只需从起始对象向外拖动到侧面然后向下拖动，连接线就会出现在您拖动的位置。

现在，我们在决策树中添加了三种可能的结果，这些结果将涵盖会议的可能结果。请注意第三个决策（最右边）。通常，您可能需要考虑导致您返回流程中较早步骤并重新执行某些步骤的决策。（在此示例中，让第三个选项返回上一步是为了演示目的；实际上，您会在会议之外进行更多研究，然后在稍后的会议中再次讨论该想法。）

现在只剩下一步：为流程图添加结尾（再次使用开始/结束形状），即会议结束的时间。

如何在 Microsoft Visio 中创建组织结构图

接下来，我们将了解如何创建一个简单的组织结构图，该组织结构图由一名首席执行官、其助理、两名经理及其相应的团队组成。返回 Visio 开始页并单击组织结构图模板。

创建组织结构图相对简单。就像我们创建流程图一样，将所需的项目（在本例中为与工作角色对应的彩色矩形）从左侧窗格拖放到主画布上，然后按如下所示的层级结构组织它们。

之后只需要画出员工之间的关系线。与流程图一样，从上级员工到下级员工画出关系线。

要在框中添加文本，请单击每个图像，然后修改工作人员的姓名和职务。

如何在 Microsoft Visio 中从头开始创建图表

如果没有适合您确切需求的模板，您将需要从头开始创建图表。虽然我们无法预测您在创建自定义图表时可能需要采取的所有操作，但以下是创建自定义图表的基本步骤。

首先，从 Visio 开始页单击新的空白图纸。

1. 选择并放置您的形状。

与使用模板时一样，您会在屏幕左侧看到“形状”面板，右侧是空白画布。图表的基本构建块是用于表示不同项目的不同形状。只需单击并将所需的形状拖到画布上即可。

您可以移动、调整大小以及向画布上的形状添加文本，就像我们使用模板时一样。

除了默认显示在“形状”窗格中的通用形状外，您还可以查找更准确地描述您想要传达的信息的自定义图标。单击面板左侧的加号，您将能够浏览可以固定到面板的多个形状和图标集合，例如循环图形状、业务框架和界面图标。（事实上，Visio 模板基本上是这些形状集合的目标集。）

您还可以使用“形状”面板顶部的搜索框来搜索特定的图标，如下所示。

2. 添加箭头

接下来，您需要使用箭头作为连接器来显示图表中形状之间的关系。这些箭头图像可帮助人们了解信息流动的逻辑方向。例如，在组织结构图中，您需要显示向组织内人员报告的人员。单击“形状”面板左侧带有两个弯曲箭头的图标可查看“箭头形状”集合。

3. 应用主题

主题有助于让您的图表更具视觉吸引力，或反映公司或客户的配色方案。要选择主题，只需转到设计选项卡中，单击主题，然后选择您喜欢的主题。

如何保存、打开和协作处理 Visio 图表

当您在浏览器中处理图表时，Visio 会自动保存您的工作，默认情况下将其命名为“绘图”（或“绘图 2”、“绘图 3”等）。要将其文件名更改为更有意义的名称，请单击屏幕顶部标题栏中的名称并输入新名称。

返回 Visio 开始页时，您会在页面底部的列表中看到您创建的所有图表（以及其他人与您共享的图表）。单击列表中的任意文件名即可打开图表。

您有权访问的 Visio 文件列在 Visio 开始页上。（单击图像可将其放大。）

图表将以允许您查看和评论的模式打开，但不能编辑。要切换到编辑模式，请选择编辑图表 > 在浏览器中编辑在屏幕的右上角。

与 Word、PowerPoint 和其他 Microsoft 365 应用一样，Visio 可让您与同事实时协作处理图表。Microsoft 将此称为“共同创作”。要共享图表，请单击分享按钮并选择分享从出现的菜单中选择。出现“发送链接”窗格。在这里，您可以输入同事的姓名或电子邮件地址以及可选消息。单击右侧的铅笔图标，选择是否要让您邀请的人编辑图表本身，或者只是查看和评论图表。完成后，单击发送，您的邀请对象将收到一封电子邮件，其中有一个链接，他们可以通过该链接访问该图表。