电子表格通常包含大量信息，但很难看出其中重要的内容，例如关键数据点和趋势。有在 Excel 电子表格中，但最简单且最有效的方法之一是应用条件格式。
条件格式是一种功能，用于突出唯一、重要或重复的值，或强调数据集中的趋势。顾名思义，该功能允许您根据指定的条件设置单元格及其数据的格式，这使得重要信息一目了然。
一些常见的例子：
- 使用突出显示颜色和/或字体格式化满足特定条件的单元格
- 根据单元格的值将不同的颜色应用于不同的单元格
- 应用色标或渐变来直观地表示单元格的值
至关重要的是，条件格式是动态的，因此当您的数据集发生变化时它会跟上。例如，如果您创建一个条件格式设置规则来突出显示值超过 100 的单元格，并且集合中的一个单元格从 95 更改为 102，则该单元格将突出显示。
在本文中，我们将向您展示将条件格式应用于数据集的不同方法。使用条件格式时，第一个选项是使用预设条件 - Excel 中内置的格式选项。我们将介绍一些最佳的预设格式设置条件，然后介绍如何创建您自己的自定义格式设置规则。
Excel 提供了多种可应用于数据的内置条件格式规则。 （点击图片可放大。）
我们将演示在 Microsoft 365 订阅下使用 Excel for Windows。如果您使用不同版本的 Excel，则可能没有相同的界面和选项，但功能的工作方式应该大致相同。
开始之前：如何清除条件格式
在整个故事中，我们将使用相同的示例数据集，应用一种格式，然后在应用下一种格式之前将其清除。因此，在开始之前，我们将快速了解如何从数据集中清除条件格式。
只需导航至 Excel 功能区家选项卡。单击条件格式按钮，然后选择明确的规则。您可以在此处选择清除选定单元格、整个工作表、当前表或当前数据透视表的条件格式。
删除条件格式规则很容易。
如何使用突出显示单元格规则
解决了这个问题，我们将从突出显示单元格规则开始。这些可以在家选项卡下条件格式 > 突出显示单元格规则。
突出显示的单元格规则选项。
在这里，您可以看到根据单元格的值突出显示单元格的多个选项，包括大于或小于某个值、等于某个值、在某些值之间、包含某些文本、具有特定日期、具有重复值等等。
我们将使用大于选项作为示例。这将突出显示数据集中大于指定数字的任何单元格。例如，您可以选择突出显示所有大于数字 200 的单元格。
只需选择要设置格式的单元格集，然后单击主页 > 条件格式 > 突出显示单元格规则 > 大于打开以下对话框。
西蒙·布拉斯韦特/IDG填写大于格式规则的条件。
在左侧，选择要筛选的数字。在本例中，我们将突出显示任何大于 200 的数字。在右侧，选择要应用的突出显示类型或创建自定义格式。
正如您从下面的屏幕截图中看到的，格式化是实时完成的，因此您可以在提交之前看到您选择的效果。要最终确定您的选择，请单击好的。
当您做出选择时，格式会立即应用于您的数据。 （点击图片可放大。）
如何使用顶部/底部规则
当您心中有特定值（例如大于 100 的数字、包含特定单词的单元格等）时，突出显示单元格规则非常有用。但是如果你需要一个相对的度量 — 例如，您想知道数据集中最高 10% 的值？在这种情况下，最好使用“顶部/底部规则”选项。
此选项包括数据集中前 10 个或后 10 个项目、前 10% 或后 10% 的项目、高于或低于数据集平均值的项目等的预设。可以调整顶部/底部预设以显示不同的百分比或项目数量。
让我们看看这些规则如何使用前 10% 选项发挥作用。从数据集中清除突出显示单元格规则后，选择要应用规则的单元格，然后转到主页 > 条件格式 > 顶部/底部规则并选择前 10%。
选择顶部/底部规则预设。
选择该选项后，您将看到一个对话框，您可以在其中调整要突出显示的确切顶部百分比并选择格式样式。
西蒙·布拉斯韦特 / IDG调整前 10% 条件。
做出选择后，点击好的确认格式化。
请注意，您可以对一个数据集应用多于一组的条件格式规则，例如，您可以用红色突出显示前 5 个值，用黄色突出显示后 5 个值。
我们的数据集以不同颜色突出显示前 5 个和后 5 个值。 （点击图片可放大。）
如何使用数据栏
数据条以直观方式显示特定数据点与数据集最大值的关系。例如，如果数据集中的最大值为 1,000，则值为 500 的单元格的条形将恰好为单元格全宽度的 50%。这使您可以一眼看出某个值与最大值相比有多大。
将数据条格式应用于数据集。 （点击图片可放大。）
要设置数据栏格式，请选择要应用规则的单元格，然后转到主页 > 条件格式 > 数据栏，然后选择“渐变填充”或“纯色填充”下的一种样式。
如何使用色标
色阶选项根据单元格与数据集最大值或最小值的接近程度，以不同颜色深浅突出显示单元格。选择目标单元格后，选择主页 > 条件格式 > 色阶。
将色阶格式应用于数据集。 （点击图片可放大。）
您可以选择提供的任何预设色阶，也可以选择更多规则为了更改颜色或添加更多颜色以进行更多定制的数据分析。例如，如果选择三色标尺，则可以选择要由第三个值表示的任何百分位。在此显示的示例中，我选择了 50th百分位数。
创建自定义色标。
最终结果如下所示。
我们的自定义色标正在发挥作用。 （点击图片可放大。）
如何使用图标集
最后，还有图标集，允许您向满足预定义条件的单元格添加箭头、形状、标志或星形等图标。您可以通过以下方式访问此选项主页 > 条件格式 > 图标集。
选择显示的任何图标集，它将根据每个单元格与数据集中最小和最大数字的接近程度对每个单元格进行排名。对于下面的示例，我选择了星形图标集。顶部值有一个黄色星星，中间值有一个半黄色星星。因为所有其他单元格的值都位于底部三分之一，所以它们得到白色星星。
将图标集应用到选定的单元格。 （点击图片可放大。）
您还可以使用更多规则图标集菜单最底部的选项可根据您的喜好自定义格式。
调整每个图标的值范围。
如何创建自定义格式规则
如果这些规则都不适合您，您可能需要从头开始创建完全自定义的规则。为此，请选择目标单元格，然后转至主页 > 条件格式 > 新规则，然后选择适当的规则类型。在这种情况下，我们将选择倒数第二个选项，仅设置唯一值或重复值的格式，然后在“编辑规则说明”区域的“全部格式化：”下，选择复制。
创建自定义格式规则时，首先选择规则类型，然后在下面编辑其描述。 （点击图片可放大。）
完成后，单击格式按钮。在出现的窗格中，您可以选择如何设置单元格格式，包括更改数字布局、更改字体、更改边框或使用特定颜色填充单元格。在这种情况下，我们将选择充满选项卡并选择红色填充颜色。
选择自定义格式规则的样式。 （点击图片可放大。）
选择样式后，单击好的，并且此样式出现在“新建格式规则”窗格的“预览”区域中。一旦你点击好的或按 Enter 键，具有重复值的单元格将突出显示。
只有具有重复值的单元格才会被涂成红色。
管理您的条件格式规则
如前所述，您可以对同一组单元格应用多个条件格式设置规则，并且还可以对同一工作表中的不同单元格组应用不同的格式设置规则。要管理所有这些规则，请转至主页 > 条件格式 > 管理规则。您将看到一个对话框，其中列出了您的规则。
您可以在条件格式规则管理器中管理您的规则。 （点击图片可放大。）
要删除规则，只需选择它并单击删除规则按钮。
您还可以从此界面创建新规则。单击新规则按钮，您将进入本故事上一节中介绍的相同“新建格式规则”对话框。
要编辑现有规则，请在列表中选择它，然后单击编辑规则按钮。您将看到“编辑格式规则”对话框，您可以在其中编辑当前所选规则的格式细节。您还可以通过单击“适用于”框右侧的向上箭头图标来更改规则适用的单元格。
在编辑规则之前，创建它的副本并不是一个坏主意。这样，您将拥有原始规则的备份，可以在需要时恢复。要制作副本，请选择规则并单击重复规则。
如果您想将规则应用于一组不同的单元格，重复项也会派上用场。您可以复制规则，然后更改重复项的“适用于”选择。