Google 表格备忘单：如何开始

Google 表格是一款功能强大的电子表格应用程序，您可以通过网络浏览器使用它。它将您的电子表格通过 Google Drive 存储在云中。除了网络应用程序之外，还有适用于 Android 和 iOS 的 Sheets 移动应用程序。

任何拥有 Google 帐户的人都可以免费使用表格和云端硬盘。他们也是一部分，Google 基于订阅的网络应用程序集合，还包括 Gmail、Google 文档、Google 幻灯片等。表格对每个人来说都是类似的，但它为 Workspace 订阅者提供了一些更高级的功能。

本指南将教您如何创建或上传电子表格以及如何在表格网络应用程序中使用它们，包括如何与同事协作处理它们。

从Google 表格主屏幕:要开始新的电子表格，请单击空白电子表格缩略图或选择右侧的模板。要查看更多模板，请单击模板库屏幕右上角的按钮；单击任何缩略图即可在该模板中开始一个新的电子表格。

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从Google 云端硬盘主屏幕:要开始新的空白电子表格，请单击新的屏幕左上角的按钮，然后单击谷歌表格。如果您想选择一个模板来开始新的电子表格，请单击新的按钮，然后将光标移到“Google Spreadsheets”右侧的三角形上并选择从模板。 Google 表格模板库将打开。

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从网络浏览器地址栏：您可以立即启动 Google 表格并在其中启动一个新的空白电子表格，只需键入床单.新在网络浏览器的地址栏中。 （如果您已在浏览器上登录 Google 或 Google Workspace 帐号，则此操作有效。）

打开电子表格

Google 云端硬盘存储中已有的电子表格会显示在 Google 表格和 Google 云端硬盘主屏幕上。双击电子表格，它将在 Google 表格中打开。您可以使用主屏幕顶部的搜索框来搜索电子表格的文件名或其中的数据。

在 Google 表格主屏幕上，您还可以单击电子表格列表右上角的文件夹图标。这将在面板中打开 Google 云端硬盘的简化版本。

要打开其他人通过 Google 云端硬盘与您共享的电子表格：在 Google 云端硬盘主屏幕上，单击与我分享，然后双击电子表格以在 Google 表格中将其打开。

上传电子表格以在 Google 表格中进行编辑

如果您的电脑上有电子表格，并且想要在 Google 表格中进行编辑，则必须先将其上传。 Google 表格支持 Microsoft Excel (.xlsx)、OpenDocument (.ods) 和逗号分隔值 (.csv) 格式。

要通过 Google 表格主屏幕上传：单击电子表格列表右上角的文件夹图标，然后单击上传打开的面板上的选项卡。您可以将电子表格拖放到此面板上，或浏览电脑的存储驱动器以查找并选择电子表格。该文件将以表格格式保存到您的 Google 云端硬盘，并立即在表格网络应用程序中打开。

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要通过 Google 云端硬盘主屏幕上传：点击新建 > 文件上传并从您的电脑驱动器中选择电子表格。该文档保留其原始格式。

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在表格中使用 Microsoft Excel 电子表格

Google 表格支持以本机格式编辑 Microsoft Excel (.xlsx) 文件的功能。您可以直接在表格中编辑和协作处理 Excel 文件，并将您或您的协作者所做的所有更改直接保存到 Excel 文件中。

不过，要保留 Excel 格式，您必须通过 Google Drive 上传文件。当您通过以下方式上传 Excel 电子表格文档时谷歌表格主屏幕上，它会自动转换为 Sheets 文件格式。

当您通过以下方式上传 Excel 文件时谷歌云端硬盘另一方面，主屏幕是不是自动转换为 Sheets 文件格式 - 因此 Excel 电子表格将保留其格式和 .xlsx 文件扩展名。在文档列表中，Excel 文件指定有 X 图标，而不是通常的表格图标。

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如果您希望在通过 Google 云端硬盘上传 Excel（和其他电子表格格式）文件时自动将其转换为表格格式，请单击 Google 云端硬盘主屏幕右上角的齿轮图标，然后选择设置从下拉菜单中。在“设置”页面上，向下滚动到“上传”并选中标记的复选框将上传内容转换为 Google 文档编辑器格式。

要将 Excel 宏转换为 Google 表格：如果您要转换为表格格式的 Excel 文件包含用于宏的 VBA（Visual Basic for Applications）代码，并且您订阅了 Google Workplace Enterprise Plus 套餐，请安装适用于 Google 表格的宏转换器插件。顾名思义，这将执行以下操作：将 Excel 文件的 VBA 代码转换为 Google 表格使用的应用程序脚本格式，以便在将电子表格加载到 Google 表格中时可以在电子表格中执行这些宏。

在电子表格中工作

当您在 Google 表格中打开电子表格时，您会看到以下内容：

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您的电子表格的标题出现在屏幕的左上角。要更改它，请单击标题内的任意位置并开始输入。

菜单栏位于电子表格标题下方，包含以下下拉菜单：

• 文件：用于对整个电子表格执行操作的命令，包括打印、重命名和共享
• 编辑：用于删除列或行的快速工具
• 看法： 控制您查看电子表格的方式，例如显示或隐藏公式、冻结行或列以及将列或行分组在一起
• 插入：插入单元格、列或行；图形元素，例如图表和图像；以及其他项目，例如功能、注释和复选框
• 格式： 与表格工具栏中相同的格式化工具（如下所述），以及用于条件格式和交替颜色的命令
• 数据： 用于按字母顺序对一系列列进行排序、创建过滤器、保护工作表和范围以及验证数据的工具
• 工具： 杂项，例如创建表单和运行拼写检查
• 扩展： 使用插件、宏、脚本和应用程序
• 帮助：搜索命令或获取特定任务的帮助

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工具栏位于电子表格的正上方，并具有用于格式化单元格中的数字和文本的按钮。这些包括更改其数字格式（例如，货币、日期、百分比）和字体（类型、大小、样式、颜色）。工具栏上的其他按钮可让您更改单元格的背景颜色、合并单元格以及调整单元格中数字或文本的水平或垂直对齐方式。

请注意，没有“保存”命令；一旦您进行任何更改，表格就会自动保存。

要插入图表：单击插入图表按钮（一个带有垂直线的正方形，如柱形图）位于工具栏的右端。 （您可能必须单击垂直的三点图标才能看到它。）这将在右侧打开一个面板，您可以从中选择预设图表或单击定制选项卡来创建您自己的图表。

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要插入公式：单击功能按钮（希腊西格玛）位于工具栏的最末端。 （您可能需要单击垂直的三点图标才能看到它。）这将打开 Google 表格支持的公式（也称为函数）的下拉菜单。

单击类别以查找您想要的公式。找到它后，单击公式将其插入到您设置光标的单元格内。

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有关可在 Google Sheets 中使用的公式/函数的完整列表，请参阅官方Google 表格功能列表。

插入表格：当您启动新的空白电子表格时，右侧可能会打开“表格”面板。 （对于某些用户来说，它不会自动显示；它似乎取决于您登录的 Google 帐户类型。）如果该面板没有自动显示在新电子表格上或者您打开现有电子表格，则可以通过选择打开“表格”面板插入 > 预建表从顶部菜单栏。

在此面板上，您可以浏览专为特定目的设计的各种表格模板，例如“事件任务”、“客户联系人”和“库存跟踪器”。面板顶部出现一些特色表格，其余表格按“活动规划”、“项目管理”、“旅行规划师”和“团队规划师”等类别进行组织。如果您想从头开始，还可以选择“空白表”选项。

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当您选择表格模板时，它将插入到您的电子表格中。然后，您可以根据需要对其进行自定义 - 填写单元格数据、更改列标题、调整其大小等。

如果您可以使用 Google Sheets 中的 AI 助手 Gemini，则某些模板包含 AI 元素，例如“广告创建”表模板中 AI 生成的广告文案。 Gemini 用户还会在“表格”面板中看到一个突出的“帮助我创建表格”按钮。如果单击它，它将打开如下所述的 Gemini 侧边栏。

在电子表格中使用 Gemini AI

如果您拥有本指南开头所述的 Gemini 访问权限，Google 的 AI 可以帮助您创建和分析电子表格中的数据。单击右上角的 nova 星形图标（位于您的 Google 帐户个人资料头像旁边），打开右侧的 Gemini 侧边栏。

在此面板的顶部，Gemini 可能会生成一个摘要，描述主窗口中打开的电子表格中的数据。您还将看到可供选择的建议提示，例如为特定目的创建表格或分析电子表格的数据以识别趋势。

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笔记：如果您在不包含 Gemini 的套餐下使用 Google 表格，点击 nova 星星将打开 Gemini 面板，向您显示 Gemini 广告以及可点击开始试用的按钮。

或者，您可以在面板底部的输入框中输入自己的提示。您可以指示 Gemini 做各种事情，例如创建公式、表格或数据透视表；生成图表或其他信息图形；或执行其他任务，例如应用条件格式。 Gemini 不断分析您的电子表格，以便帮助您创建这些项目和其他项目。

您还可以尝试向 Gemini 询问有关电子表格中数据的问题。例如：您有一个电子表格，其中列出了特定人员（“玛丽”）制作的销售数据（在电子表格上表示为“价格”）。当您输入“玛丽的总价是多少？”时双子座应该向您显示玛丽的销售总额。

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笔记：当您提示 Gemini 向您显示图表或生成公式时，它可能并不总是这样做，但它可能会通过提供有关如何最好地处理数据的建议来尝试指导您完成整个过程。

您可以通过单击将 Gemini 生成的图表或公式插入电子表格中插入在侧边栏中的项目下方。

您还可以在 Google 表格和其他 Workspace 应用程序中使用 Gemini 执行更多操作。看 ””了解详细说明和用例。

管理电子表格中的多个工作表

电子表格的每一页都显示为屏幕底部的一个选项卡。单击这些选项卡之一会在屏幕上显示其相应的工作表。

要将新的空白工作表添加到电子表格中：单击左下角的“+”。

要删除或重命名工作表：单击工作表选项卡上的三角形。从打开的菜单中选择删除或者重命名。

要更改工作表的顺序：单击并按住工作表的选项卡，然后将其向左或向右拖动到选项卡行中的另一个位置，然后释放它。

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为您的电子表格选择设计主题

在屏幕顶部的菜单栏中，单击格式 > 主题。右侧将打开一个面板，向您显示几个主题的大缩略图。滚动列表并单击要用于电子表格的缩略图。您可以将主题应用到新的空白电子表格或已有设计的电子表格。

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输入数据时获取帮助

当您在单元格中输入公式时，Google 表格可能会对您的公式进行更正（如果它认为您犯了错误），或者在单元格中填写对公式的建议调整。

例如，如果您在列中逐个单元格输入相同的公式，但更改公式以与行号相对应，表格可能会自动将您的公式插入列中更靠下的单元格中，并应用它预测的对公式的后续调整。

此智能辅助默认情况下处于开启状态，但如果您发现它妨碍您，可以将其关闭：在屏幕顶部的菜单栏中，单击工具 > 建议控件并取消选择启用自动完成,启用公式建议， 和启用公式更正。在此菜单上，您将看到其他类别的开关，例如可以关闭的表格和数据分析建议。

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分享您的电子表格

通过 Google 表格或 Google 云端硬盘，您可以共享电子表格以供其他人查看或编辑。

在您编辑电子表格的 Google 表格屏幕中，点击浅蓝色分享按钮位于右上角。或者，在 Google 云端硬盘主屏幕中，右键单击电子表格的文件名，然后选择分享 > 分享从打开的菜单中。无论哪种方式，共享窗格都会打开。

Google 允许您通过邀请特定人员访问来私下共享您的电子表格，或者公开共享，这意味着知道该电子表格链接的任何人都可以打开它。在大多数情况下，业务用户希望与特定同事私下共享他们的电子表格。但有时您可能需要公开共享它，例如当您在电子表格上寻求公众评论时。

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私下共享您的电子表格（只有某些人可以访问它）

在“共享”窗格中，输入您想要在电子表格上进行协作的人员的姓名或电子邮件地址。您还可以输入简短的消息给他们。

默认情况下，您添加的每个人都拥有电子表格的编辑者访问权限。您可以通过单击来更改此设置编辑在他们的名字右侧并选择评论者或者观众从打开的下拉菜单中。

• 编辑意味着他们可以更改您的电子表格、向其中添加评论以及与其他人重新共享。
• 评论者意味着他们可以查看您的电子表格并向其中添加评论，但无法更改它。
• 观众意味着他们可以查看您的电子表格，但无法对其进行更改或添加评论。

请记住，此设置适用于您当前邀请加入电子表格的所有人。

完成后，单击发送。您添加的每个人都会收到一封电子邮件，其中包含一个链接，他们可以点击该链接来访问电子表格。

更改、限制或撤销权限

您可以随时重新打开电子表格的“共享”窗格来更改任何人对电子表格的权限。它将列出有权访问电子表格的每个人。单击其姓名旁边的下拉列表以更改其权限级别或完全删除其访问权限，然后单击节省。

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您还可以通过单击“共享”窗格右上角的齿轮图标来稍微限制电子表格的整体权限：

• 取消选中第一个复选框可防止编辑者级别的其他人重新共享电子表格或更改其他协作者的权限级别。
• 取消选中第二个可防止其他编辑者下载、打印或复制电子表格。取消选中第三个，可以对具有查看者或评论者状态的任何人执行相同的操作。

设置到期日期

根据 Google Workspace 方案，您还可以从指定日期开始切断与您共享电子表格的人员的访问权限。

为此，请单击“共享”窗格中协作者姓名右侧的向下箭头，然后选择添加过期时间。然后，在“访问权限过期...”右侧，单击铅笔图标并在弹出的日历上选择过期日期（如果需要，还可以选择时间）；它可以是当前日期的一年内。点击完毕。

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公开共享您的电子表格（任何人都可以访问）

共享窗格底部有一个“复制链接”按钮，您可以单击该按钮将链接复制到电子表格。默认情况下，此链接仅限于您邀请访问电子表格的人员。

要将其更改为公共链接，请单击受限制的并选择任何有链接的人从下拉菜单中。

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默认情况下，此链接分配有查看者访问权限。要允许其他人评论或编辑您的电子表格：单击观众右侧的下拉菜单，然后选择评论者或者编辑。

做出上述选择后，单击复制链接按钮。现在，您可以将此电子表格链接粘贴到电子邮件、私信或文档中，或者将其发布到公共论坛或社交媒体上。请记住，任何看到并点击此链接的人都可以访问您的电子表格。

要关闭电子表格的此可公开访问的链接，请重新打开“共享”窗格并单击任何有链接的人。从打开的下拉列表中选择受限制的。然后单击完毕按钮。

您的共享电子表格的状态

在 Google 云端硬盘或 Google 表格主屏幕上，您私下或公开共享的电子表格会标有两个头像剪影的图标。 （如果您将 Google 云端硬盘的主屏幕设置为“网格布局”，则此图标不会与共享电子表格的缩略图或文件名一起出现。）

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协作处理电子表格

与您共享电子表格的人可以与您同时或在其他时间查看或处理该电子表格。请记住，拥有电子表格编辑权限的人员可以更改其所有方面。

让多人对电子表格进行更改可能会造成混乱并引入错误。在大多数情况下，将每个人设置为评论者是在表格中进行协作的最佳方式。人们可以将评论附加到特定单元格，但他们的评论不会干扰电子表格的数据。

要添加评论：在单元格内部单击，然后在电子表格上方的工具栏上单击插入评论图标（工具栏右端带有 + 的语音气球 - 您可能需要单击垂直的三点图标才能看到它）。

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单元格旁边会打开一张空白评论卡，上面有您的名字。在此卡的输入行中，输入简短的评论，完成后，单击评论按钮。

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要引起某人对评论的注意：当您撰写评论时，请输入 @ 符号并开始输入其姓名，然后从显示的建议 Google 联系人列表中选择此人。他们将收到一封电子邮件，通知他们该评论并链接到该评论。

要阅读并回复评论：包含注释的单元格由右上角的小三角形表示。要读取它，请将指针移到单元格上；评论者的姓名及其评论将显示在其旁边。

回复：单击卡片或单元格。该卡将展开以显示一个输入框，您可以在其中添加评论作为回应。点击回复当你完成时。评论卡现在将显示原始评论和您的回复。

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要编辑、删除或解决评论：将指针移到有评论的单元格上。评论卡将打开。将指针移到卡片上。

• 单击蓝色复选标记将此评论标记为“已解决”，并从主电子表格中删除该卡。
• 单击原始第一条评论右侧的三点图标会打开一个菜单，您可以在其中编辑、删除评论或获取评论的链接。
• 单击任何回复右侧的三点图标将打开一个菜单，您可以在其中编辑或删除回复。

要查看电子表格中的所有评论：单击“表格”窗口右上角的语音气球图标（位于“表格”窗口的左侧）分享按钮）。评论面板将在屏幕右侧打开；它列出了电子表格中的所有评论卡。

当您单击此列表中的评论卡时，主窗口中的电子表格视图将跳转到评论所在的单元格，并且评论卡将打开。您可以在“评论”面板或电子表格上的评论卡中回复评论。

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已解决的评论将显示在“评论”面板的顶部。要将已解决的注释恢复到电子表格，请将指针移到其注释卡上，单击其上显示的三点图标，然后选择重新开放从菜单中。

有关电子表格协作的更多详细信息，包括实时协作的体验，请参阅“”在我们的 Google 云端硬盘指南中。

恢复旧版本的电子表格

错误发生时，您可能想要撤消您或其他人对电子表格所做的更改。要查找打开的电子表格的旧版本，请单击文件 > 版本历史记录 > 查看版本历史记录。或者，在电子表格上方的右上角，单击时钟图标。

右侧打开一个面板，显示电子表格旧版本的列表，按日期和时间组织。要查看电子表格的早期版本，请单击列表中的日期或版本名称。该版本将出现在主窗口中。

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如果您想使用此旧版本来替换电子表格的当前版本，请单击蓝色恢复此版本按钮位于屏幕的左上角。此恢复的版本将出现在版本历史列表的顶部。

如果您想为旧版本指定唯一的名称，请单击其日期。系统会提示您输入文字来替换日期。该版本的日期和时间将以较小的字体显示在其新名称下方。

下载电子表格并将其导出为 Excel 或 PDF

您可以下载电子表格并将其转换为 PDF、.xlsx（如果还不是 Excel 电子表格）或其他格式，例如 OpenDocument (.ods)、逗号分隔值 (.csv) 或制表符分隔值 (.tsv)。

打开电子表格，选择文件 > 下载并选择文件格式。电子表格将以该格式保存到您电脑的存储驱动器中。

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或者，您可以选择文件 > 电子邮件然后选择其中一个通过电子邮件发送此文件或者向合作者发送电子邮件。此操作将打开一个面板，您可以通过该面板将文档作为附件通过电子邮件发送。默认为 PDF，但您可以单击PDF下拉菜单并选择Excel或者开放式办公电子表格。

除版本历史记录工具外，Google 表格应用程序（适用于,iPhone和iPad）具有许多与本指南中描述的相同功能。您可能不想在手机屏幕上进行任何繁重的电子表格编辑，但移动应用程序可以方便地进行快速编辑以及在工作表上共享和评论。

屏幕顶部和底部的工具栏可让您向电子表格添加注释和新工作表。点击单元格会显示顶部和底部工具栏。通过这些工具栏上的选项，您可以在单元格旁边添加列或行，或者编辑其中的公式或文本。

点击顶部工具栏右端的三点图标以使用“数据验证”工具或创建命名范围、共享您的电子表格（请参阅我们的有关从移动应用程序共享的说明），或将其导出为其他文件格式。

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使用键盘快捷键

使用键盘快捷键执行常见任务，节省在 Google 表格中的时间。以下是一些最有用的信息。如需了解更多，请选择帮助 > 键盘快捷键当您打开电子表格时，从顶部菜单中或按 Ctrl + /（Windows、Chrome 操作系统）或 ⌘ + / (macOS)。

方便的 Google 表格键盘快捷键

准备好将表格提升到新的水平了吗？查看 ””。

本文最初发表于 2019 年 8 月，最近更新于 2025 年 8 月。

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