Google 表格速查表：如何开始使用

Google Sheets 是一款功能强大的电子表格应用，您可以通过网络浏览器使用。它使用 Google Drive 将您的电子表格存储在云端。任何拥有 Google 帐户的人都可以免费使用 Sheets 和 Drive。两者也是Google Workspace（原名 G Suite），Google 为企业和企业客户提供的订阅办公套件。此外，还有适用于 Android 和 iOS 的 Google Sheets 移动应用。

本指南将教您如何在 Sheets 网络应用中创建新电子表格或上传已存储在 PC 上的电子表格（包括 Microsoft Excel 电子表格）。本指南还介绍了 Sheets 的基本界面和独特功能，例如如何共享电子表格并与他人协作处理电子表格。

创建或打开电子表格

要启动新电子表格或加载已在 Google Drive 中保存的电子表格，您需要登录 Google 或 Workspace 帐户。然后：

来自 Google 表格：在顶部表格主页，您将看到“开始新的电子表格”标题，下面有一排缩略图。要开始新的空白电子表格，请点击空白的缩略图或从右侧的缩略图中选择一个模板。要查看更多模板，请点击模板库朝向右上角；单击任意缩略图即可在该模板中启动新的电子表格。

缩略图下方，您会看到存储在您自己的 Google Drive 中或与您共享的电子表格列表。要打开电子表格，请点击它。

此列表按时间倒序显示，从您最近打开的电子表格开始。单击此列表右上角的“AZ”图标可将排序顺序更改为最后由我修改，上一次更改或按电子表格标题的字母顺序排列。您还可以通过点击“AZ”图标旁边的文件夹图标浏览到特定文件夹。

最后，您可以使用顶部的搜索框在 Google Drive 中查找电子表格。输入您要查找的电子表格中可能存在的单词或数字。

来自 Google Drive：存储在 Google Drive 中的电子表格会列在驱动主页。要查看其他人与您共享的电子表格列表，请点击与我分享从左栏中。从任一列表中，双击电子表格以在 Google 表格中打开它。您也可以使用页面顶部的搜索框。

要开始新的空白电子表格，请点击新的屏幕左上角的按钮，然后点击Google 表格。

如果您想使用模板来开始新的电子表格：点击新的按钮，然后选择Google 表格 > 来自模板。Google Sheets 的模板库将会打开；单击缩略图即可在该模板中开始新的电子表格。

上传 Microsoft Excel 电子表格以便在 Google 表格中编辑

如果您想要编辑尚未存储在 Google Drive 中的电子表格，则必须先将其上传到 Drive。您可以通过 Sheets 或 Drive 执行此操作。

来自 Google 表格：点击电子表格列表右上角的文件夹（“打开文件选择器”）图标。在打开的面板上，点击上传选项卡。将 Excel 文件 (.xls 或 .xlsx) 拖放到此面板上，或浏览您的 PC 驱动器以选择它并单击打开。

来自 Google Drive：点击新的按钮，然后上传文件，从 PC 驱动器中选择 Excel 文件并单击打开。

传统上，当您将 Excel 文件上传到 Google Drive 时，它​​们会自动转换为 Sheets 格式。当您通过 Google Sheets 主页上传 Excel 文件时，情况仍然如此。

不过，Google 还支持以原生格式编辑 Microsoft Office 文件。默认情况下，您上传​​的任何 .xlsx 文件通过 Google Drive将保留为 Excel 文档格式。您可以直接在表格中编辑和协作处理 Excel 文件，您或您的协作者所做的所有更改都将直接保存到 Excel 文件中。在 Google 表格和云端硬盘主页上，原生 Excel 文件将以绿色“X”图标表示，当您在表格中打开原生 Excel 文件时，您会在文档标题右侧看到“.XLSX”标记。

国际数据集团

如果你希望 Google 在通过 Google Drive 上传 Excel 文件时自动将其转换为 Sheets 格式，请点击 Drive 主屏幕右上角的齿轮图标，然后选择设置从下拉菜单中选择。在“转换上传”旁边的“设置”框中，选中标记为将上传的文件转换为 Google Docs 编辑器格式。

要将 Excel 宏转换为 Google 表格：如果您要转换为 Sheets 格式的 Excel 文件包含用于宏的 VBA（Visual Basic for Applications）代码，并且您订阅了 Google Workplace Enterprise Plus 方案，请安装Google 表格的宏转换器插件正如其名称所暗示的那样，它将执行以下操作：将您的 Excel 文件的 VBA 代码转换为 Google Sheets 使用的 App Script 格式，以便您可以在将电子表格加载到 Google Sheets 中时在电子表格中执行这些宏。

在电子表格中工作

当您在 Google 表格中打开电子表格时，您会看到以下内容：

您的电子表格的标题屏幕顶部显示。要更改它，请单击标题内的任意位置并开始输入。

菜单栏位于电子表格标题下方，包含以下下拉菜单：

• 文件有对整个电子表格执行操作的命令，包括打印、重命名和共享。
• 编辑包含用于删除列或行的快速工具。
• 看法控制您查看电子表格的方式，例如显示/隐藏公式、冻结行或列以及将列或行组合在一起。
• 插入允许您插入单元格、列或行；图形元素（如图表和图像）；以及其他项目（如函数、注释和复选框）。
• 格式具有与菜单栏正下方的工具栏相同的工具（如下所述），以及用于条件格式和交替颜色的命令。
• 数据具有按字母顺序对一系列列进行排序、创建过滤器、保护工作表和范围以及验证数据的工具。
• 工具导致创建表单和运行拼写检查等杂项。
• 扩展让您使用附加组件、宏、脚本和应用程序。

工具栏位于电子表格的正上方，其中有用于格式化单元格中的数字和文本的按钮。这些按钮包括更改其数字格式（例如货币、日期、百分比）和字体（类型、大小、样式、颜色）。此工具栏上的其他按钮可用于更改单元格的背景颜色、合并单元格以及调整单元格中数字或文本的水平或垂直对齐方式。

要插入图表，请单击插入图表按钮。这将打开一个侧边栏，您可以从中选择预设图表或点击定制选项卡来创建您自己的图表。

要插入公式，请单击功能按钮。这将打开 Google 表格支持的公式（又称函数）的下拉菜单。点击类别以找到所需的公式。找到后，点击公式将其插入到您设置光标的单元格内。有关 Google 表格中可用的公式/函数的完整列表，请参阅官方Google 表格功能列表。

管理电子表格中的多张工作表

电子表格的每一页都以屏幕底部的一个标签表示。点击其中一个标签即可在屏幕上显示其对应的工作表。

要向电子表格中添加新的空白表：点击左下角的“+”。

要删除或重命名工作表：点击工作表标签上的向下箭头。在打开的菜单中，选择删除或者改名。

要更改工作表的页面顺序：单击并按住工作表的标签，将其向左或向右拖动至标签行中的另一个位置，然后释放它。

为您的电子表格选择颜色主题

在屏幕顶部的菜单栏上，点击格式并选择主题。右侧会打开一个侧边栏，显示几个大型主题缩略图。滚动列表并单击要用于电子表格的主题的缩略图。您可以将主题应用于新的空白电子表格或已有设计的电子表格。

输入数据时获得帮助

当您在单元格中输入公式时，Google 表格可能会更正您的公式（如果它认为您犯了错误），或者在单元格中填写对公式的建议调整。例如，如果您在列中逐个单元格输入相同的公式，但更改公式以与行号相对应，则表格可能会自动将您的公式插入到列下方的单元格中，并应用它预测的您对该公式的后续调整。

此智能辅助功能默认处于开启状态，但如果您发现它妨碍了您，您可以将其关闭：在屏幕顶部的菜单栏上，单击工具 > 自动完成并取消选择启用公式建议和启用公式修正。

在 Google 表格中查看电子表格时，点击绿色分享按钮。

或者，在 Google Drive 主页上，点击以突出显示要共享的电子表格。然后，在页面的右上角，点击分享图标（带有“+”的头像轮廓）。

无论通过哪种方法，“与个人和群组共享”面板都会打开。

在输入框中，输入要与之共享的人员的电子邮件地址（或您的 Google 联系人姓名）。您还可以给他们输入简短消息。默认情况下，您邀请到电子表格的人可以编辑它并与其他人重新共享。

要更改受邀者的访问权限：点击编辑并从下拉菜单中选择另一个选项。评论者意味着他们可以查看您的电子表格并添加评论，但不能更改它。查看器表示他们可以查看您的电子表格，但不能编辑或添加评论。此设置适用于您当前邀请访问文档的所有人。

为了防止您的电子表格被重新共享、下载或打印：点击此面板右上角的齿轮图标。在打开的小面板上，取消选中“编辑者可以更改权限和共享”和“查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项”的复选框。

完成权限设置后，点击发送，您添加的每个人都会收到一封电子邮件，其中有一个链接，点击即可访问该文档。

要限制或更改某人对您的电子表格的访问权限：点击分享按钮再次打开“与其他人和群组共享”面板。它显示您邀请的所有人的列表，以及他们的权限状态。点击某人姓名右侧的向下箭头，更改他们的权限级别或完全删除他们的访问权限，然后点击节省。

如果您有 Google Workspace 订阅，另一个选项是选择授予临时访问权限在“访问权限到期”旁边，选择当前日期一年内的日期。如果您为指定为“编辑者”的人设置了到期日期，则他们的访问权限将在到期日降级为“评论者”。

笔记：您共享的电子表格（或其他人与您共享的电子表格）将在 Google 表格和 Google Drive 主页上的电子表格列表中旁边显示两个剪影头像的图标。

国际数据集团

“与他人和群组共享”面板底部是“获取链接”区域，您可以在其中复制文档链接。默认情况下，此链接仅限于您邀请访问文档的用户。要将其更改为公开链接，请点击更改为知道链接的任何人。将生成指向您的文档的链接。

点击复制链接链接将被复制到您的电脑剪贴板。然后，您可以通过将此链接粘贴到聊天消息、文档、电子邮件、论坛帖子或大多数其他在线书面交流方式中来共享此链接。任何点击此链接的人都可以在线查看您的电子表格。（请注意，任何人都可以复制并重新共享该链接。）

要允许公众中的任何人评论或编辑您的电子表格：在“获取链接”区域右下角，点击查看器并选择评论者或者编辑下拉菜单中。然后点击蓝色完毕按钮。现在，任何点击电子表格的网络链接的人都可以向您的电子表格添加评论或对其进行编辑。

要关闭电子表格的公开共享：再次打开“与其他人和群组共享”面板。在左下角，点击改变。然后在展开的“获取链接”面板上，点击任何知道链接的人， 选择受限制的，然后点击完毕按钮。

笔记：您可以对电子表格应用公开和私人共享方法。例如，您可以只允许公众查看您的电子表格，但允许您邀请的特定人员对其进行评论或编辑。

在电子表格上协作

您与之共享电子表格的人可以与您同时或在其他时间查看或处理该电子表格。请记住，拥有电子表格编辑权限的人可以更改电子表格的所有方面。让多个人更改电子表格可能会造成混乱。在大多数情况下，将所有人设置为评论者是在表格中协作的最佳方式。人们可以将评论附加到特定单元格，但他们的评论不会干扰电子表格的数据。

添加评论：单击单元格内部，然后在电子表格上方的工具栏中单击插入评论图标（工具栏右端带有“+”号的气泡框）。

国际数据集团

单元格旁边会打开一张空白的评论卡，上面写着您的姓名。在此卡的输入行中，输入简短的评论，完成后，单击评论按钮。

引起某人对评论的注意：在撰写评论时，输入 @ 符号并开始输入他们的姓名，然后从出现的 Google 联系人建议列表中选择此人。他们将收到一封电子邮件，通知他们该评论并附上评论链接。

阅读并回复评论：包含评论的单元格在其右上角用一个小三角形表示。要阅读评论，请将指针移到单元格上；评论者的姓名及其评论将显示在旁边。

要回复，请点击卡片或单元格。卡片将展开以显示一个输入行，您可以在其中添加评论以进行回复。点击回复完成后。评论卡现在将显示原始评论及其所有回复。

要编辑、删除或解决评论：点击绿色复选标记会将此评论卡标记为“已解决”，并从主电子表格中移除该卡。点击评论右上角的三个点图标会打开一个菜单，您可以编辑、删除或获取评论链接。

查看所有评论的列表：点击打开评论历史记录图标（气泡框），位于 Sheets 窗口的右上角，靠近“分享”按钮。屏幕右侧会打开一个侧边栏，其中列出了电子表格中的所有评论卡。当您点击此列表中的评论时，主窗口中的电子表格视图将跳转到评论所在的单元格并打开其评论卡。您可以在评论侧边栏或主电子表格上的评论卡中回复评论。

已解决的评论显示在评论侧栏底部。回复已解决的讨论会重新打开该讨论并将其恢复到电子表格中。

有关在电子表格上进行协作的更多详细信息，包括实时协作的感受，请参阅“” 在我们的 Google Drive 指南中。

恢复电子表格的旧版本

错误总是难免的，您可能想要撤消对电子表格所做的更改。幸运的是，Google 会定期保存电子表格的备份，让您可以轻松恢复到早期版本。

点击文件 > 版本历史 > 查看版本历史。这将打开右侧的面板，其中显示电子表格的旧版本列表。

要查看电子表格的早期版本：单击列表中的日期。该版本的电子表格将出现在主窗口中。

要恢复早期版本以替换当前电子表格：点击绿色恢复此版本屏幕顶部的按钮。恢复的版本将出现在版本历史列表的顶部。

为旧版本赋予唯一名称：点击日期。系统会提示您输入文字来替换日期。（日期和时间将以较小的尺寸显示在新名称下方。）

下载并导出电子表格

Google 表格可让您下载电子表格以供在其他地方使用。在顶部菜单中，选择文件 > 下载为并选择文件格式。您可以将电子表格以 Excel (.xlsx) 文件或其他五种格式（例如 .csv 或 PDF）保存到 PC。

使用 Google 表格的 7 个技巧

现在您已经了解了基础知识，请尝试这些中级技巧。

使用 Google 表格移动应用

除版本历史记录工具外，Google 表格应用（适用于安卓，iPhone， 和更多截屏) 具有本指南中描述的许多相同功能。您不太可能想在手机屏幕上进行任何繁重的电子表格编辑，但移动应用程序对于快速编辑以及在工作表上共享和评论非常方便。

屏幕顶部和底部的工具栏可让您向电子表格添加注释和新工作表。点击单元格会弹出新的顶部和底部工具栏。这些工具栏上的功能可让您在单元格旁边添加列或行，或编辑其中的公式或文本。

点击顶部工具栏最右侧的三个点图标，即可使用“探索”工具或与他人共享电子表格。（请参阅我们的“从 Google Drive、Docs、Sheets 和 Slides 移动应用共享文档”。

清理数据

Google 表格可帮助您检查和编辑电子表格的数据一致性。在屏幕顶部的菜单栏中，点击数据 > 数据清理 > 清理建议。屏幕右侧会打开一个侧边栏。此工具会分析您的电子表格并提供改进其外观和性能的建议，例如为数字添加格式、删除重复行、修复不一致的数据等。如果您有一个旧的、复杂的电子表格需要审查和更新，请尝试一下。

国际数据集团

使用命名范围更快地浏览电子表格

如果您的电子表格包含多个工作表页面，或者单个工作表无法在主窗口中一次全部显示，请使用“命名范围”工具来设计它，以便于导航。要打开此工具，请点击数据 > 命名范围在屏幕顶部的菜单栏上。或者，在电子表格的左上角，点击向下箭头并选择管理命名范围。这将在屏幕右侧打开一个“命名范围”侧栏。

打开此边栏后，点击电子表格中的单元格或选择单元格范围。然后，在边栏中，点击添加范围。为该单元格或单元格范围指定一个唯一名称。您可以通过这种方式构建其他命名单元格和单元格范围的列表。

从那时起，无论何时打开此侧边栏或单击电子表格左上角的向下箭头，您都能够将电子表格视图跳转到您命名的单元格或单元格范围。

使用“探索”工具获取电子表格的建议

在右下角，单击探索图标打开此工具的面板。Explore 会分析您的电子表格并帮助您计算使用自然语言输入的问题的答案。

例如，假设您有一个电子表格，其中列出了某个人（“Mary”）的销售数字（在电子表格中表示为“价格”）。当您输入“Mary 的总价格是多少？”时，探索应该会向您显示 Mary 的总销售额。

默认情况下，“探索”会针对整个电子表格提供分析和建议。您可以通过点击编辑位于探索侧栏的右上角。或者，您可以选择要分析的单元格范围，然后单击探索按钮。

探索功能可能会向您显示说明这些单元格中数据的图表，但并非总是如此。这取决于您选择的单元格范围内的数据与行和列标题的关系（例如，销售人员的姓名和他们销售的商品）。探索功能还可能为您的电子表格建议公式和数据透视表。

您可以将建议的图表或公式从“探索”面板拖到电子表格中，或者通过将指针悬停在数据透视表上并点击插入数据透视表按钮。

将联系人添加到电子表格

您可以在单元格中插入 Google 通讯录中某个人的迷你个人资料卡。在单元格内输入 @ 符号将打开一个面板，其中列出了您联系人中的几个建议人员。或者，您可以输入此人的姓名或电子邮件地址，以从您的联系人中拉出他们。点击此人的姓名，它将被插入到单元格中。

（如果您尝试添加无权访问工作表的人，您将收到通知并指导您完成邀请他们的步骤。）

例如，当某个人负责电子表格中跟踪的某项工作时，此功能就非常有用。当您将鼠标悬停在标有其姓名的单元格上时，会弹出一张该人的迷你个人资料卡。在卡上，您可以点击链接向此人发送电子邮件、与他们开始聊天或视频通话，或将他们添加到日历中的活动中。

在 Google Meet 中展示您的电子表格

征求有关电子表格的反馈的一种方法是，在 Google Meet 会议期间展示它。在屏幕的右上角，点击一个带有向上箭头的框图标。在打开的面板中，点击进入您今天在 Google 日历上安排的会议，或者输入/粘贴您为另一场会议准备的网页链接或代码。

有关使用 Google Meet 的更多详细信息（包括与之协作），请参阅我们的。

使用键盘快捷键

使用键盘快捷键执行常见任务可节省 Sheets 中的时间。以下是一些最有用的快捷键。如需了解更多信息，请选择帮助 > 键盘快捷键打开电子表格后，从顶部菜单中选择，或者按 Ctrl + /（Windows、Chrome OS）或 ⌘ + /（macOS）。

便捷的 Google 表格键盘快捷键

本文最初于 2019 年 8 月发布，并于 2022 年 3 月更新。