笔记应用程序可能会很有帮助，尤其是当它使您和您的同事能够就想法进行协作时。微软OneNote是完成这项工作的绝佳工具。它预安装在 Windows 10 和 11 上，并包含在 Microsoft 365 订阅中。但任何人都可以免费下载并使用该应用程序。
本指南将引导您了解在 Windows 中使用 OneNote 的基础知识，从创建和管理笔记到与同事协作处理笔记。您可以在 OneNote 中执行更多操作副驾驶，微软的生成式人工智能工具，但它需要付费订阅：个人或家庭计划，商业计划，或计划。我们已经涵盖了在另一篇文章中。
请注意，OneNote for Windows 用户有两个不同版本。 OneNote for Windows 10 预装在该操作系统上，但此旧版应用程序将于 2025 年 10 月终止支持；微软建议所有用户迁移到简单的版本记事本，它与 Microsoft 365 应用程序集成，在 Windows 10 和 11 上运行，并且免费提供来自微软商店。
其他可用版本包括适用于 Web、macOS、iOS、iPadOS 和 Android 的应用程序。它们的外观或行为可能与此处描述的略有不同，但基本功能相似。本指南将描述移动应用程序的功能和界面的显着差异。
在本文中：
- 开始使用 OneNote
- 创建笔记本、分区和页面
- 处理页面上的框架
- 通过听写添加文本
- 格式和标签文本
- 添加图像、媒体和其他元素
- 添加绘图并更改页面背景
- 整理你的笔记
- 搜索你的笔记
- 分享与协作
- 恢复旧版本的页面
开始使用 OneNote
OneNote 使用（或 OneDrive for Business）将您创建的笔记同步到云，以便您的笔记在所有设备上始终保持最新。因此，该应用程序要求您使用 Microsoft 用户帐户登录。例如，如果您的公司使用 Outlook 或者您在 Outlook.com 上拥有免费的网络邮件帐户，则您已经拥有 Microsoft 用户帐户。如果没有，你可以报名一个免费。
要了解如何在 OneNote 中工作，首先了解其组织结构会很有帮助：
- 一个 Microsoft 用户帐户可以包含多个笔记本。
- 每个笔记本可以包含多个部分。
- 每个部分可以包含多个页面。 （OneNote 将单个笔记称为“页面”。）
这种组织结构反映在打开的笔记本在 OneNote 中的呈现方式以及与之交互的方式：
- 左侧是一个侧边栏，其中列出了一个或多个笔记本。当您双击笔记本的名称时，将打开或关闭该笔记本中的部分列表。 （如果您没有看到此侧边栏，请单击三行图标将其打开。）
- 当您单击其中一个部分时，它会在右侧打开一列，列出该部分中的页面。
- 当您单击其中一个页面时，它会在 OneNote 应用程序的主窗口中打开该页面。您可以查看页面的内容、滚动浏览并编辑它。
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OneNote 应用程序顶部是 Microsoft 365 应用程序中的功能区工具栏的简单版本，例如和。单击工具栏顶部的选项卡名称，工具栏将更改以显示相关命令。例如，单击看法将显示查看页面的其他方式的按钮，例如放大或缩小页面（单击其中带有 + 或 - 的放大镜）或在新窗口中启动页面（单击全页视图）。
在 OneNote 移动应用程序中：要查看您帐户中的笔记本列表，请点击笔记本电脑选项卡，然后点击笔记本将其打开。屏幕将切换到另一个列出笔记本中各部分的屏幕。
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点击一个部分将其打开。屏幕将切换到另一个屏幕，其中列出了其下方的页面。点击页面将其打开。您可以查看页面的内容、滚动浏览并编辑它。
创建笔记本、分区和页面
当您启动 OneNote 时，您将创建一个新笔记本或加载一个预先存在的笔记本。 （请注意，OneNote 中没有“保存”命令。您所做的一切都会自动保存。）
创建一个新笔记本：在 OneNote 应用程序的左上角，单击文件。该应用程序将切换到一个包含三列的新屏幕。在第一列中，单击新的。在第二列中，选择将新笔记本存储在 OneDrive 帐户或电脑上。在第三列中，输入新笔记本的名称，然后单击创建笔记本。
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创建一个新部分：在 OneNote 主屏幕的左侧边栏中，在要添加新分区的笔记本名称下方，单击+ 新部分。
创建一个新页面：在侧边栏中，选择要添加新页面的部分。然后在第二列的顶部，单击添加页面。
打开笔记本：在 OneNote 应用程序的左上角，单击文件。该应用程序将切换到一个包含三列的新屏幕。在第一个中，单击打开。在第二列中，您可以从各种来源选择另一个笔记本文件，例如从您最近打开的笔记本列表、OneDrive 或电脑中选择。当您打开笔记本时，它们将被添加到 OneNote 应用程序主屏幕的侧边栏中。
切换到另一个笔记本：在侧边栏中，只需双击列表中的另一个笔记本即可导航到它，并打开或关闭其中的部分列表。
关闭笔记本：在边栏中，右键单击笔记本并选择关闭此笔记本。该笔记本将从侧边栏中删除。
在 OneNote 移动应用程序中：要创建新的笔记本、分区或页面，请转到列出您的笔记本、分区或页面的屏幕。在 Android 中，点击+ 笔记本,+ 部分或者+ 页面在左下角。在 iOS 中，点击+图标在右侧。通过点击当前日期上方的文本输入行，输入新笔记本、分区或页面的名称。
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处理页面上的框架
当您开始在页面正文中的任意位置键入内容时，周围会出现一个框架。输入的文本行越多，该框架就变得越高。您可以通过拖动右边框线来调整框架的宽度。您可以通过单击、按住并拖动框架的顶部边框线将框架移动到页面上的另一个位置。
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当您单击页面的另一个区域时，文本周围的框架消失，留下其中的文本。当您再次单击文本时，它周围的框架会重新出现。
此框架界面允许您创建可以在页面上移动的文本块。您甚至可以将一个文本块移动到另一个文本块上 - 顶部的文本块将在第二个文本块上变得透明。
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添加到页面的图像、表格和其他元素（本指南稍后介绍）也放置在框架内，使所有页面元素易于排列和操作。与许多笔记记录和文字处理应用程序的典型从左到右、从上到下方法相比，这为 OneNote 页面提供了更大的灵活性。
通过听写添加文本
如果您有 Microsoft 365 帐户，您还可以通过语音在页面上输入文本。大约有十几种语言目前支持，还有 30 多个处于预览测试阶段。
在顶部工具栏上，单击家然后单击听写（麦克风）按钮。第一次使用听写功能时，您可能需要授予其使用电脑麦克风的权限。等待麦克风图标出现在页面上方的迷你工具栏中，然后开始讲话。
您的文字将显示在页面上的框架内，就像您输入的文本一样。要停止录音，请单击小工具栏中的麦克风图标。
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格式和标签文本
您可以更改页面上文本的多个方面。
更改文本格式：突出显示页面框架内的文本。突出显示的文本旁边将打开一个工具栏，可让您选择格式设置功能，例如字体名称、大小、突出显示颜色或文本颜色。 （您也可以右键单击打开此工具栏。）或者，您可以单击家顶部工具栏上的 可以在工具栏中看到这些相同的文本格式化功能。
您还可以将文本行格式化为项目符号列表或编号列表。项目符号图标或数字将添加到您键入的第一行文本的左侧。此后，当您按进入键，下一行前面也将带有项目符号或下一个序列号。
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标签文字：突出显示文本或将光标置于文本行中。在文本附近打开的格式工具栏上，或在上面的主页工具栏上，单击标签按钮（带有星号的方框内的复选标记图标）。从打开的下拉菜单中，选择要应用于该文本行的标签。
这会在文本所在行的左侧放置一个图标，例如“待办事项”的复选框或“重要”的星形图标。您还可以创建新的标签名称并为其选择一个图标。
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将一行文本指定为待办事项的复选框是交互式的。单击小框将用复选标记对其进行标记。
在 OneNote 移动应用程序中：要将文本添加到新页面，请点击当前日期下方。或者，如果页面上已有文本或其他元素，请点击页面上要添加其他文本的位置。
手机或平板电脑的屏幕键盘将打开，键盘顶部有一个工具栏。通过此工具栏上的图标，您可以插入待办事项、项目符号列表或编号列表，或以各种方式设置文本格式。
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添加图像、媒体和其他元素
将光标设置在您希望元素出现的页面上。点击插入在你的笔记本上方。打开的“插入”工具栏可让您将表格、文件、图像、视频和其他元素插入页面。并非所有选项都在工具栏上可见；单击最右侧的三点图标可查看所有可用的功能。
这些是最值得注意的插入元素：
桌子：单击此按钮将打开一个面板，您可以在其中拖动指针来选择新表格所需的列数和行数。
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选择表格尺寸后，单击一次，表格将插入到页面的框架内。您可以通过单击并拖动表格框架的右侧来调整表格的宽度。您可以通过单击并拖动表格框架的顶部将表格本身移动到页面上的另一个区域。要调整列的大小，请单击并拖动表格内的垂直线。
在表格的每个单元格内，您可以键入文本或数字，甚至可以添加图片，如下所述。
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文件附件：此按钮打开文件资源管理器。您可以选择电脑驱动器或 OneDrive 上的文件。
当您插入文件时，它会在页面上显示为快捷方式。如果它是 .EXE 文件的快捷方式，单击它将在您的 PC 上运行该程序。否则，单击快捷方式会将其加载到相应的应用程序中。例如，如果它是 .DOCX 或 .DOC 文件，则该文档将在 Microsoft Word 中启动。单击音频或视频文件的快捷方式将启动电脑的默认媒体播放器。
文件打印输出：这也会打开文件资源管理器。您选择电脑驱动器或 OneDrive 上的 PDF。 PDF 的所有页面都将作为一系列图像添加到页面中。当您单击这些图像中的任何一个时，其侧面和角落会出现八个点。您可以单击并拖动这些点来调整图像大小。
电子表格：与文件打印输出一样，此选项允许您在页面上嵌入 Excel 电子表格，并且可以以相同的方式调整其大小。它会打开文件资源管理器，以便您可以选择电脑驱动器或 OneDrive 上的 Excel 电子表格 - 或者您可以嵌入新的空白电子表格。
嵌入的电子表格基本上是一个大图像；您无法直接在 OneNote 页面上编辑它。要编辑电子表格，请在页面上选择它并单击编辑在电子表格的左上角。如果您的电脑上安装了 Excel 桌面应用程序，这将在 Excel 桌面应用程序中打开电子表格。否则，它将在默认 Web 浏览器的 Excel Web 应用程序中打开。
您对 Excel 中的电子表格所做的更改（最终）将显示在 OneNote 的嵌入版本上。这取决于 OneDrive 能否在 OneNote 和 Excel 之间同步你的活动。根据我的经验，更新不会立即发生——预计会有延迟。
图片：这为您提供了三种将图片添加到页面的方法：
- 从文件：您选择电脑驱动器或 OneDrive 上的图像文件。
- 来自相机：您使用 PC 的网络摄像头拍摄照片。
- 来自网上：您添加通过 Microsoft 的 Bing 搜索引擎找到的图像。
请记住，当您单击鼠标时，图像将出现在页面上光标所在的任何位置图片按钮。这意味着您可以在文本框架或表格单元格内部单击以使图像显示在那里。
当您单击添加到页面中的任何图像时，其侧面和角落会出现八个点。您可以单击并拖动这些点来调整图像大小。
页面模板：单击此按钮可打开屏幕右侧的侧边栏。在其中，您可以从多种页面模板中进行选择，这些模板已针对特定用途进行了预先格式化，例如会议记录或项目待办事项。当您做出选择时，将创建一个新页面并将模板插入到该页面上。
关联：您可以将可点击的网络链接应用于页面上的一个或多个单词。首先，将 Web 链接复制到 Windows 剪贴板。接下来，突出显示页面上的单词或短语，然后单击关联。在打开的面板上，粘贴 Web 链接。
录制音频和录制视频：顶部将出现一个简单的音频或视频录制工具。如果您的电脑有麦克风或摄像头，您可以录制音频或视频剪辑。录制内容将作为其音频或视频文件的快捷方式显示在页面上。单击它将通过适当的媒体播放器启动播放。
在线视频：这使您可以粘贴指向 Giphy、Vimeo 或 YouTube 等网站上的在线视频的链接。视频的缩略图将添加到页面中。单击缩略图时，将播放视频。您可以像调整任何其他图像一样调整该缩略图的大小，如上所述。
循环组件：如果你有 Microsoft 365 商业、企业或教育帐户，则可以在页面上嵌入一个或多个循环组件。这些是您和组织中的其他人可以协作处理的交互式内容片段。看 ””以获得深入的指南。
在某些版本的 OneNote 中，“插入”工具栏上包含以下元素。在当前的 Windows OneNote 应用程序中，您可以在主页工具栏上找到它。
会议详情：此按钮会打开屏幕右侧的侧边栏。您可以在其中从 Outlook 日历中选择一个安排了会议或其他活动的日期。其详细信息，例如时间、日期、地点和与会者，将插入到页面上。
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在 OneNote 移动应用程序中：要将图像或其他元素添加到页面，请点击页面上要放置项目的位置。手机或平板电脑的屏幕键盘将打开，键盘顶部有一个工具栏。
在 Android 中，点击此工具栏左侧的 + 可插入图像、文件、录音、表格和链接等元素。
在 Android 和 iOS 中，您都可以点击相机图标来插入使用设备相机拍摄的照片或插入已存储在设备上的照片。点击麦克风图标即可使用设备的麦克风录制语音剪辑。
添加绘图并更改页面背景
您可以通过在笔记上绘图或更改其设计来增强笔记。
添加绘图：点击画在页面上方的工具栏上。这将打开一个工具栏，您可以在页面上绘图，从一系列颜色和线条粗细中进行选择，或插入椭圆形、矩形和三角形等形状。您还可以使用这些工具在添加到页面的图像上绘图。
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更改页面背景：点击看法在页面上方的工具栏上。要向背景添加水平线或网格线，请单击规则线并做出选择。要更改页面的背景颜色，请单击页面颜色。在打开的面板上，选择一种颜色。
在 OneNote 移动应用程序中：要在 iOS 上向页面添加绘图，请点击屏幕右上角的笔尖图标。在 Android 中，点击页面上的任意位置即可调用屏幕键盘。点击键盘顶部工具栏左侧的+。在打开的面板上，点击笔尖图标。
在这两种操作系统中，都会在页面上方打开一个基本绘图工具栏，其中包括不同的标记、橡皮擦和剪切工具。在 Android 中，您可以点击并按住标记，直到打开一个面板，您可以在该面板中更改标记的颜色或粗细。
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整理你的笔记
为了更有效地访问您的笔记，值得考虑如何组织它们。您可以在一个笔记本中为不同的项目创建多个部分，或者为不同的目的创建单独的笔记本。
将部分或页面移动到其列中的不同位置：单击并按住部分或页面的名称，然后将其在列表中向上或向下拖动到要移动的位置。
将页面移动或复制到另一个部分：右键单击页面名称并选择移动或复制。在打开的面板上，选择要将页面移动或复制到的部分，然后单击移动或者复制按钮。
将某个部分移动或复制到另一个笔记本：右键单击该部分的名称并选择移动或复制。在打开的面板上，选择要将部分移动或复制到的笔记本，然后单击移动或者复制按钮。
删除或重命名部分或页面：右键单击部分或页面的名称并选择删除或者重命名。
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移动笔记本：在第一列中，单击并按住笔记本的名称，然后将其在列表中向上或向下拖动。让它进入您希望它出现在列表中的新位置。
重命名笔记本：在第一列中，右键单击笔记本的名称并选择特性。在打开的面板上，在“显示名称”框中输入新名称。
删除笔记本：奇怪的是，您无法直接从 OneNote 桌面应用程序删除笔记本。如果您在 OneDrive 中创建笔记本，则其文件将位于 OneDrive 的 Documents 文件夹中；您可以使用移动应用程序或网络版 OneDrive 删除它。 （但是您无法使用文件资源管理器访问 OneDrive 来删除 OneNote 笔记本文件 - 它不会出现在文件资源管理器中。）
但是，如果您在电脑存储驱动器上的文件夹中创建了笔记本，则它将显示在资源管理器中具有笔记本名称的文件夹中。您可以删除此文件夹来删除您的笔记本。
- 要将某个部分或页面移动到列表中的其他位置，请点击并按住该部分或页面的名称，然后将其在列表中向上或向下拖动。
- 要将页面复制或移动到另一个分区或将某个分区复制或移动到另一个笔记本，请点击并按住页面或分区的名称以将其选中。然后点击带有箭头的页面图标 - 在 Android 中，它位于右上角，在 iOS 中，它位于屏幕底部。在 Android 中，选择要将页面或部分移动到的部分或笔记本，然后选择创建副本如果您想在当前部分保留副本。在 iOS 中，选择移动或者复制，然后选择要将项目移动到的位置。
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- 要删除某个部分或页面，请点击并按住该部分或页面的名称将其选中，然后点击垃圾桶图标。
- 要重命名某个部分，请点击并按住该部分的名称以将其选中。然后点击光标图标（在 Android 中位于右上角，在 iOS 中位于屏幕底部），然后输入新名称。
- 要重命名页面，请点击以打开该页面。接下来，点击页面顶部的第一行文本。删除此文本并为页面输入新名称。
搜索你的笔记
在 OneNote 应用程序的右上角，单击带有放大镜图标和文字的框内部搜索笔记本。这将打开搜索窗格。在搜索框中输入单词或短语以查找包含此文本的页面。
搜索结果显示在此窗格中。单击结果可在主窗口中打开页面。
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单击搜索框右侧的向下箭头打开一个下拉列表，您可以在其中扩大或缩小搜索范围：您可以在所有笔记本、当前笔记本、当前部分或当前页面中搜索文本。
分享与协作
您可以通过两种方式与他人共享和协作处理您的笔记。
分享一个网页链接：右键单击笔记本、分区或页面的名称，然后选择将链接复制到笔记本（或者…部分或者…页）。这会生成该项目的链接，并将其复制到 Windows 剪贴板。与任何普通的 Web 链接一样，您可以将其粘贴到电子邮件、即时消息、文档等中。
任何拥有您的笔记本链接的人都可以查看其中的所有部分以及每个部分下的所有页面。如果它是某个部分的链接，则他们只能查看该部分下的页面。指向单个页面的链接允许他们仅查看该页面。
分享您的整个笔记本：您可以邀请特定人员查看和编辑当前在 OneNote 应用中打开的笔记本。单击沙尔单击 OneNote 应用程序右上角的 e 按钮，然后选择共享整个笔记本。
在打开的“发送链接”面板上，顶部有一个区域，您可以在其中邀请特定人员访问您的笔记本，在底部有一个区域，您可以将链接复制到您的笔记本，然后发送给其他人。
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如果您在工作或学校 Microsoft 帐户下使用 OneNote，则共享受您组织的规则约束。例如，某些组织可能不允许您与组织外部的任何人共享笔记本。
如果您通过个人 Microsoft 帐户使用 OneNote，则默认权限允许单击该链接的任何人编辑您的笔记本，而不仅仅是您专门邀请的人。这意味着您与之分享链接的人以及任何人他们共享链接 — 可以更改笔记本的任何内容，包括其中的任何部分和页面。他们的更改将同步到 OneDrive 或 PC 驱动器上的笔记本副本。
相反，我们建议使用以下更安全的选择之一：
- 要邀请特定人员编辑或查看您的笔记本：点击知道链接的任何人都可以编辑在“发送链接”面板的顶部。在出现的“链接设置”面板上，单击具体人然后单击申请。您将返回到“发送链接”面板。输入您想要邀请的人的电子邮件地址或姓名，并可以选择向他们输入消息。如果您希望收件人能够查看笔记本（包括其部分和页面）但不能更改它，请单击铅笔图标并选择可以查看。最后，点击发送。他们将收到一封电子邮件，其中包含只有他们才能打开的链接。
- 允许知道链接的任何人看法笔记本但不编辑它：在“发送链接”面板上，单击知道链接的任何人都可以编辑位于底部（“复制链接”下方）。将打开上述相同的“链接设置”面板：在“更多设置”下，单击可以编辑并选择可以查看。然后点击申请，这将返回到“发送链接”面板。您可以复制链接并将其安全发送到您的笔记本，以供其他人查看和共享。
管理笔记本的共享权限：共享笔记本后，您可以随时停止共享或更改任何人的访问权限。单击分享按钮并选择管理访问。
在打开的管理访问面板上：单击人们查看正在与您共享笔记本的人员列表。您可以更改每个人的访问权限（在可以编辑和可以查看）或完全删除他们的访问权限。点击团体/家庭能够对共享笔记本的人群执行相同的操作。点击链接更改对笔记本公共链接的访问权限（可以编辑或者可以查看），或者您可以删除该链接。
在 OneNote 移动应用程序中：要在 Android 中共享您的笔记本，请点击笔记本电脑在 OneNote 应用程序的左上角。点按并按住要共享的笔记本。然后点击分享右上角的图标（位于三点图标的左侧）。在 iOS 中，打开笔记本，然后单击右上角的三点图标并选择共享笔记本。
在任一操作系统版本中显示的屏幕上，您可以选择邀请特定人员使用您的笔记本，也可以复制指向笔记本的链接，您可以通过电子邮件、即时消息、文本等方式将其发送给其他人。根据您使用的操作系统以及您使用的是个人帐户还是工作/学校帐户，界面会有所不同，但总体而言，移动应用程序中的共享功能和选择与 Windows 版 OneNote 应用程序中的共享功能和选择非常相似。
恢复旧版本的页面
如果您对最近对页面所做的更改不满意，可以返回并恢复旧版本。
在 OneNote 主窗口中打开页面。在 OneNote 应用程序顶部，单击历史选项卡。在历史记录工具栏上，单击页面版本。 （在 OneNote Web 应用程序中，您会发现页面版本在工具栏上的看法选项卡。）
要查看旧版本：在页面名称正下方列出的第二列中，您将看到一个或多个代表旧版本的日期。单击旧版本的日期将其打开。
要恢复旧版本：右键单击该页面旧版本的日期，然后选择恢复版本从弹出菜单中。这会将页面替换为旧版本。当前版本将在版本列表中向下移动，成为最新的旧版本。
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这个故事最初发表于 2019 年 7 月，最近更新于 2025 年 5 月。