SharePoint 2013 备忘单

尽管许多组织正在转向 SharePoint 2016，但仍有大量组织仍在使用 SharePoint 2013 作为其主要的企业协作工具。这个故事适合您。

SharePoint 几乎以某种方式或形式嵌入到所有中型和大型组织中，而 SharePoint 2013 现在是 Office 365 订阅服务的一部分，这意味着数十万用户每月付费即可访问他们只需单击鼠标即可使用的软件。作为订阅的一部分，您可以自动获得最新版本的软件，因此越来越多的用户在日常生活中看到 SharePoint 2013。

但 SharePoint 一如既往地复杂，在 2013 年和 Office 365 版本中，微软肯定已经将奶酪从原来的位置移开了。界面不同。您与软件交互的某些方式已经改变。您可能会迷路。或者，即使您以前听说过 SharePoint，您也是 SharePoint 的新手，或者您可能有兴趣在与团队合作时真正了解 SharePoint 2013 的强大功能。

这就是这份备忘单的目的。在这里，您将了解导航和使用 SharePoint 网站的所有基础知识，以及在哪里可以找到一些自定义选项。

注意：本地 SharePoint 2013 有几个不同的版本。其中一个是免费提供的，称为SharePoint 基础 2013；另一个是经过许可的企业级产品，名为 MicrosoftSharePoint 服务器 2013。虽然它们看起来一样，给用户的感觉也一样，但有些功能只在 Server 2013 产品中可用。（还有 Office 365 版本的 SharePoint 2013，称为SharePoint 在线，将在即将发布的单独备忘单中介绍。）在本文中，我们将重点介绍非常常用的 SharePoint Foundation 2013 界面，该界面具有您作为用户所需的 100% 的内容。

如果您刚刚开始...

与 SharePoint 2010 相比，SharePoint 2013 刷新了网站的默认外观。它看起来更简洁、更现代，但这意味着您习惯的一些功能可能不再位于原来的位置。许多相同的部分仍然存在 — 只是在不同的位置。（其中一些可能看起来很熟悉，因为其他 Microsoft Office 应用程序使用了许多相同的功能。）请看一看。

首先，您可能需要创建自己的文档库。这相当简单。

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint。
• 从“站点设置”菜单（记住，它位于窗口的右上角）中，单击“添加应用程序”。
• 在“网站内容 - 您的应用程序”屏幕上，单击“值得注意”部分或“您可以添加的应用程序”部分下的“文档库”。它们都指向同一个位置。

• 此时您将看到一个新屏幕，上面写着“站点内容——新”。

• 输入新库的友好名称和有用的描述。
• 选择每次有人编辑此库中的文件时是否创建文件版本。如有疑问，请选择是；您会惊奇地发现此版本历史记录非常有用。
• 选择一种模板类型，如果有人选择功能区上的“新建文件”选项，该模板将成为库的默认模板。这不是一个重要的选择，因为文档库可以容纳几乎任何类型的文件。
• 单击“创建”以关闭并直接进入您的新库。

上传和与文档交互

进入文档库后，您可以通过单击页面顶部的“+ 新建文档”链接轻松地将新内容上传到库中。

当您这样做时，就会出现“上传文档”窗口。

在这里，您可以通过单击浏览按钮选择要上传的单个文档。如果您要上传多个文件，请单击“改用 Windows 资源管理器上传文件”链接，将打开一个新的资源管理器窗口。您可以像任何其他文件共享一样将文件拖放到此窗口中，文档将自动复制到 SharePoint，无需您采取任何进一步的行动。单击“确定”完成操作，您将在列表中看到新上传的文件，并带有绿色的“新”符号。

如果您单击文件旁边的三个点（省略号），您会看到一个小框，其中提供了一些选项，包括编辑和共享功能，以及另一个省略号，其中包含更多选项。

编辑单击“编辑”将在计算机上打开文档，通常以 Microsoft Word（用于文字处理文档）或 Microsoft Excel（用于电子表格）打开。PowerPoint 也适用于此。这只是一种访问文件进行编辑的便捷方式。

分享。共享可让您将其他人添加到文档中。您可以添加他们的用户名或输入他们的全名。在右侧的下拉框中，您可以选择要授予访问权限的人员的权限。在某些情况下，您的管理员可能已禁用此选项以防止数据泄露或遵守公司信息保护政策。

更完整的常用选项集（在另一个省略号下）包括：

• 查看属性选择此选项将打开文档属性页，您可以在其中调整文档的名称和标题。您还可以在此页面获得较小的选项功能区，允许您查看文档的版本历史记录、删除文档、签出文档（以防止其他人同时编辑文档）、设置警报以在对项目执行操作时通知您，以及管理此文档的备用副本。（最后一个选项存在于 SharePoint 网站的其他位置，因此您可以在每个副本更新时收到通知。）在这里，您还可以查看谁创建了文档以及何时创建，谁是文档的最后编辑者以及最后一次编辑的时间。

• 编辑属性。此选项调出与“查看属性”相同的页面，但默认情况下此页面上启用操作，因此您实际上可以编辑设置，而不仅仅是查看它们是什么。
• 查看。签出选项锁定文件以供单个用户编辑。如果其他用户尝试保存回文件，他们会收到通知，告知他们无法保存，直到当前签出文件的用户将其重新签入并使其可供编辑。

• 下载副本。这只是提示您将文档的副本保存到本地计算机。
• 和...分享。这将为您提供一个屏幕，其中列出了有权访问该文档的所有人。您还可以邀请其他人并向所有有权访问该文档的人发送群发电子邮件。

• 删除。在出现确认提示后，这只会从文档库中删除该文件。副本存储在站点的回收站中（默认情况下可访问，除非您的管理员关闭了此功能），以防您误删某些内容。

自定义文档库

您可以使用功能区来管理库中的文档并进一步与其交互。在“文件”选项卡上，您可以执行以下分组操作：

• 新集团：您可以创建新文档、同时上传单个文档或多个文件，或者在库内创建新文件夹。
• 打开并签出组：您可以在本机应用程序中开始编辑文档，签出文档以锁定它以供进一步编辑，再将其签回，或者如果您未进行任何更改并且没有修订需要签回，则放弃签出。
• 管理组：您可以查看和编辑文档的属性，以及查看其版本历史记录、文档的权限（如果您的管理员启用了此功能）以及从库中删除文档。
• 共享和跟踪组：您可以访问共享屏幕之前提到过。
• 副本组：您可以下载文档的副本、将副本发送到另一个位置或新的文档工作区、管理其他 SharePoint 位置中的副本或转到此组中复制文档的源。
• 工作流程选项卡：您可以管理工作流程、发布和审批。

创建和自定义日历

可以说，用户使用 SharePoint 进行的第二大最常见活动是创建、查看和编辑团队日历。SharePoint 是一种相当灵活的解决方案，可用于共享多个人需要查看的与特定项目相关的日历 - 它们比仅仅共享人们的 Exchange 日历更合适，因为那些日历大多是锁定的，并且还包含大量无关信息。

对于跟踪截止日期、事件和项目会议，SharePoint 日历非常有用。

要在 SharePoint 网站上创建新日历，请转到“设置”菜单，然后单击“添加应用程序”。从那里，您可以单击“日历”，然后为新日历输入一个友好名称，然后单击“创建”按钮。

创建日历后，您可以通过单击功能区上日历工具组中的事件选项卡，然后单击新建事件按钮来添加事件。

从那里，您可以输入活动的名称、地点、持续时间和时间、描述、类别（如果您使用它们）、此活动是否是重复活动或全天活动，以及此会议应属于哪个类别。填写完表格后，点击“保存”。

日历填充完成后，您可以尝试 SharePoint 中专门用于日历列表的各种视图。在日历的 SharePoint 页面上，单击日历工具功能区组中的日历选项卡。然后，在管理视图组中，单击当前视图下的下拉列表。

您将看到一些可供选择的选项：

• 日历：我们都习惯看到的默认和流行的网格。
• 所有活动：日历上所有事件的表格列表——过去、现在和将来。
• 即将举行的活动：也是一个表格列表，但仅包含即将发生的事件。

如果您需要批量编辑一批事件，并且不想点击日历的每月视图来获取每个事件，这些不同的视图会很有帮助。

将 SharePoint 内容与 Outlook 集成

如果您和许多使用 SharePoint 的组织一样，您的 IT 部门也部署了 Microsoft Exchange 和 Outlook，因此您使用的邮件客户端与 SharePoint 集成得非常好。特别是，Outlook 具有多种功能，可帮助您将 SharePoint 中的信息与您已存储在 Outlook 中的信息结合起来。以下是一些示例。

将 SharePoint 日历放入 Outlook

如果您的团队有截止日期、可交付成果到期日和需要跟踪的事件，SharePoint 日历是所有成员添加、更新和维护单个日期记录的便捷方式。但有时必须跟踪多个日历可能会很不方便，尤其是当您的个人日历位于 Outlook 客户端中而团队日历位于 SharePoint 网站上时。

不过，您可以方便地将 SharePoint 2013 日历信息带入 Outlook，然后查看您自己的日历旁边的日历内容，甚至可以使用非常好的叠加功能一次查看包含所有相关信息的单个日历。操作方法如下：

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 日历。（坦白说，尽管 Microsoft 表示 SharePoint 2013 在其他浏览器上运行良好，但此功能在 Microsoft 自己的浏览器中运行良好，而在 Google 的 Chrome 和 Mozilla 的 Firefox 等其他浏览器上运行不佳。）
• 在日历工具功能区组中，单击日历选项卡，然后单击操作子组中的连接到 Outlook。

• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击此处的“允许”以使该过程正常运行。
• 如果没有打开，Outlook 将会打开，并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 日历。您可以在此处单击“是”以接受默认配置，也可以单击“高级”按钮自定义日历在 Outlook 中的名称及其说明。
• Outlook 将在左侧窗格的“其他日历”标题下显示 SharePoint 日历。单击复选框以确保它显示在右侧窗格中。

这里特别有趣的是，这些日历在 Outlook 和 SharePoint 之间是相互关联的——如果您团队的另一个成员更新了 SharePoint 日历的 Web 版本，这些更改将直接迁移到该日历的 Outlook 显示中。如果您在 Outlook 中调整日期或以其他方式更改链接的 SharePoint 日历，则该更改将自动迁移回 SharePoint——并且同样会迁移回任何其他用户的 Outlook 客户端（如果他们也选择链接日历）。一切都是无缝同步的。

将任务列表从 SharePoint 同步到 Outlook

您的项目团队可能还会在 SharePoint 网站内存储任务列表。在其他 SharePoint 用户直接在用户界面内向您分配任务的情况下，这一点尤其有趣。如果您没有设置 SharePoint 警报来通知您网站上的新活动，并且您没有经常检查网站以随时了解最新动态，那么您可能会错过最后期限或无法以正确的方式完成任务。

通过在 SharePoint 和 Outlook 之间同步任务内容，您可以将 Outlook 用作一个单一位置来收集有关您手头上的任务的所有信息。操作方法如下：

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 任务列表。同样，Microsoft 自己的浏览器在这些情况下效果最佳。
• 单击功能区中的“列表”选项卡，然后单击“连接和导出”子组中的“连接到 Outlook”。

• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击“允许”以允许该过程正常运行。
• 如果未打开，Outlook 将打开，并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 任务列表。单击“是”。
• 如果您选择了“任务”视图，Outlook 将在左侧窗格中的“其他任务”标题下显示 SharePoint 任务列表。单击列表旁边的复选框以确保它显示在右侧窗格中。

任务的双向同步与集成日历的工作方式完全相同 - 一个地方的更改会自动传输到其他链接的地方，没有任何混乱和麻烦。

与 SharePoint 共享联系人详细信息

您的团队可能还会将重要的联系人详细信息和信息存储在 SharePoint 网站中。您可以将其同步到 Outlook，就像同步日历和任务列表一样。

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 联系人列表。您现在可能知道 Microsoft 自己的产品最适合这些同步活动。
• 单击“列表”选项卡，然后单击“连接和导出”子组中的“连接到 Outlook”。
• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击此处允许继续。
• 如果未打开，Outlook 将打开，并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 联系人列表。单击“是”。
• 如果您选择了联系人视图，Outlook 将在左侧窗格中的“其他联系人”标题下显示 SharePoint 联系人列表。单击列表旁边的复选框以确保其显示在右侧窗格中。

现在来谈谈技术细节：SharePoint 在其数据库中存储联系人的方式与 Outlook 略有不同。某些字段的名称不同。这可能会影响邮件合并的执行方式，例如，如果您尝试向 Outlook 中显示但与 SharePoint 链接的一组联系人发送一封电子邮件或普通邮件。幸运的是，这些差异很小，但它们仍然存在。

[[下一页 — 一些高级 SharePoint 2013 技巧！]]

以下是 Outlook 中哪个字段映射到 SharePoint 中哪个字段的快速参考：

五条高级 SharePoint 2013 技巧

现在您已经充分了解了 SharePoint 2013 的功能以及如何执行常见任务，下面是一些利用更高级功能和充分利用 SharePoint 网站的技巧。

设置警报。可以配置 SharePoint，使其在内容发生变化时向您发送电子邮件或短信——无论是库中的特定项目还是整个库中的任何内容。这很有用，因为您不必返回并手动检查每个 SharePoint 站点是否有更改。您可以使用任何给定 SharePoint 内容区域功能区中的“提醒我”按钮设置提醒。

单击“提醒我”将打开“新警报”窗口，您可以在其中添加警报标题和传送方式 - 如上所述，可以向指定地址发送电子邮件或发送短信的电话号码。您还可以指定警报的上下文（是否发送任何更改的警报，是否添加新项目，是否修改现有项目，是否删除项目），警报的范围（是否有任何更改，文档是否更改，您创建或上次修改的文档是否更改），以及更改后发送警报的速度（您可以设置即时警报、每日摘要或每周摘要，您可以自定义时间）。

自定义视图并在必要时添加列。有时您可能需要跟踪库中项目的更多信息，而 SharePoint 预先配置了跟踪信息。例如，您可能希望添加一个下拉列表，其中包含有关项目状态的选项，用户可以在该项目的生命周期的各个阶段进行选择。将这些选项添加到 SharePoint 列表视图很容易。

例如，在文档库中，选择“库”选项卡，然后单击“创建列”。

您可以为该列命名，然后选择此列将包含的信息类型 — 在此示例中，我们将选择“选项”，这将提示 SharePoint 显示一个选项菜单。然后，您可以添加该列的友好描述，使其强制完成并强制库中的多个项目是否可以具有相同的状态，然后您可以在下一个框中在单独的行上键入每个状态选项。然后，您可以选择如何显示选项，允许用户写入选项，并选择默认值。最后，您可以将这个新列添加到网站的默认视图，以便用户立即看到它。现在，您有一组一致的选择来跟踪其他信息。

当您将文档上传到此库并强制显示新列时，上传后会出现一个窗口，要求您从创建列时定义的选择中进行选择。单击“确定”确认后，该选择将填充到 SharePoint 的数据库中并显示在默认视图的列中。您可以通过编辑项目的属性来更改它。如果您正在处理库中的 Microsoft Office 文档，并选择将其保存回库，系统还会提示您输入单个 Office 应用程序中的状态 - 换句话说，您与文档交互的所有方式现在都需要选择新列。

在进行比简单的文件维护更多操作时使用资源管理器视图。如果您要将一大组文件上传到 SharePoint，尝试将它们全部放入拖放窗口可能会很麻烦。或者您可能想将大量文件从 SharePoint 复制到拇指驱动器上进行传输。幸运的是，有一种方法可以让您的 SharePoint 站点的文档库看起来就像文件系统中的任何其他磁盘一样。

在 Web 浏览器中打开文档库，然后单击“库”选项卡，并从“连接和导出”功能区组中单击“使用资源管理器打开”。您可能会收到需要确认的安全警告 — 根据系统的配置方式，单击“确定”或“是” — 然后您将获得一个标准的 Windows 资源管理器或文件资源管理器窗口，就像您习惯的那样。从这里复制、粘贴、剪切和移动到您喜欢的内容。

请注意，要使此功能正常工作，您需要位于公司的校园网络内，启用 DirectAccess 或连接到公司 VPN，或者访问 SharePoint 站点的外部版本。因此，如果您在家中没有 VPN 并尝试访问公司可能拥有的任何内部 URL，则此 Explorer 视图将不起作用。此外，一些公司管理员出于安全和信息保护的原因关闭了此功能，因此在依赖它之前请先检查一下，以确保它在您的组织中有效。

使用 Microsoft Excel 在熟悉的数据表样式视图中编辑列表。您可能有一个或两个包含列表的电子表格 — 可能是联系信息、日期列表或各种项目及其状态的摘要。无论它是什么，如果您使用的是 Microsoft Excel 2010 或更高版本，则有一种非常简单的方法可以将数据从 Excel 导出到 SharePoint 列表。然后您可以在 SharePoint Web 体验中以标准视图或数据表视图的形式对其进行本机编辑。

在 SharePoint 中，从“设置”菜单中选择“添加应用程序”，然后从“您可以添加的应用程序”部分中单击“导入电子表格”。

如果需要，可以为此列表输入新名称和电子表格的友好描述，然后单击“浏览”按钮并选择文件，浏览到电子表格在文件系统中的位置。完成后，单击“导入”按钮。

在后台，Excel 将打开该文件，并显示“导入到 Windows SharePoint Services”列表。您可以选择列表的单元格范围，然后单击该对话框中的“导入”按钮。

您将返回到 SharePoint 窗口，并会发现您的列表已直接导入 SharePoint 数据库。然后，您可以从“列表”选项卡调整视图并更改列的顺序、名称等 - 只需单击窗口最右侧的“列表设置”即可。

在 SharePoint 中叠加多个日历以创建主日历。您的团队现在可以拥有一个“主日历”，其中包含来自 SharePoint 网站层次结构中更深层次的日历的日历汇总信息。您可以将最多 10 个日历叠加在一起以创建此主日历，并且每个日历都以不同的颜色代码显示（有点像将 SharePoint 日历链接到 Outlook 然后在 Outlook 客户端中叠加两个日历时发生的情况）。

在您希望主日历所在的主 SharePoint 网站上，可以从“网站操作”菜单创建新的日历列表，或使用已在所需级别配置的现有日历。在功能区中的“日历”选项卡上，单击“日历覆盖”，然后单击“新建日历”链接以将新日历添加到覆盖视图。

接下来的部分有点棘手：您必须向 SharePoint 提供一些有关要添加的日历的信息，例如名称及其友好描述，并且您需要有日历所在网站的 URL。这是指向网站本身的链接，而不是直接指向日历的链接。输入 Web URL 后单击“解析”按钮，SharePoint 将使用该 URL 抓取网站并查找日历列表和视图。

如果您提供的网站足够幸运，拥有许多日历列表或视图，SharePoint 会要求您选择要覆盖的日历列表或视图 — 只需选中“始终显示”旁边的框，完成后单击“确定”。涂抹、冲洗，对要覆盖的每个日历（最多 10 个）重复此操作，然后单击“确定”。现在，您将看到所有这些日历都汇总到一个主日历中。