SharePoint 2013 备忘单

尽管许多组织正在转向 SharePoint 2016，但仍有大量组织使用 SharePoint 2013 作为主要的企业协作工具。这个故事是为你而写的。

SharePoint 以某种方式或形式嵌入到几乎所有中型和大型组织中，并且 SharePoint 2013 现在是 Office 365 订阅服务的一部分，这意味着数十万用户每月付费才能访问他们只需单击鼠标即可使用的软件。作为订阅的一部分，您将自动获得该软件的最新版本，因此越来越多的用户在日常生活中看到 SharePoint 2013。

但 SharePoint 一如既往地复杂，在 2013 年和 Office 365 版本中，微软确实将奶酪从原来的位置移走了。。界面不同。您与软件交互的某些方式已经改变。你可能会迷路。也许您是 SharePoint 新手，即使您以前听说过它，或者您可能有兴趣在与团队合作时真正了解 SharePoint 2013 的强大功能。

这就是本备忘单的用途。在这里，您将了解导航和使用 SharePoint 网站的所有基础知识，以及如何使用一些自定义选项。

注意：本地 SharePoint 2013 有多个不同版本。其中一个版本可免费使用，称为SharePoint 基础 2013;另一个是获得许可的企业级产品，称为 MicrosoftSharePoint 服务器 2013。虽然它们看起来相同并且用户感觉相同，但某些功能仅在 Server 2013 产品中可用。 （还有 SharePoint 2013 的 Office 365 版本，称为在线SharePoint，这将在即将发布的单独备忘单中介绍。）在本文中，我们将重点关注非常常用的 SharePoint Foundation 2013 界面，无论如何，该界面 100% 都能满足您作为用户所需的功能。

如果你刚刚开始。 。 。

与 SharePoint 2010 相比，SharePoint 2013 刷新了网站的默认外观。它看起来更干净、更现代，但这意味着您习惯的某些功能可能不再位于原来的位置。许多相同的部分都在那里——只是在不同的地方。 （其中一些功能可能看起来很熟悉，因为其他 Microsoft Office 应用程序使用了其中的许多功能。）看一下。

• 这设置菜单。这是大部分动作发生的地方。在“设置”菜单上，您可以调整其他人可以查看页面、编辑当前页面的部分内容、将页面添加到当前库或网站、添加 SharePoint 应用程序（2013 版本中的一项新功能）或更改网站的设置。
• 这证书区域。单击网页右上角的显示名称即可访问此菜单，您可以在其中登录或退出网站，也可以在其中更改网页的任何用户可修改部分（称为 Web“部分”，它们是有时安装在 SharePoint 页面上以执行特定功能的一小段代码）。
• 这丝带。 SharePoint 2013 包括功能区，这是窗口顶部的一个面板，其中对给定页面上几乎所有可能的功能进行分组和显示。默认情况下，大多数 SharePoint 页面都打开“浏览”选项卡，这为您提供了面包屑式层次结构 - 帮助您在网站上的页面之间导航并查看如何到达当前页面。如果您位于文档库中，则会出现“库工具”功能区面板；如果您处于不同类型的列表中，功能区中的工具将会有所不同。
• 这快速启动酒吧。该栏位于 SharePoint 网页的左侧，可帮助您在网站的各个部分之间跳转，包括不同的列表、库、讨论区、图片集、网站回收站（其工作方式与 Windows 回收站完全相同，只是它仅保存来自 SharePoint 网站的项目）以及网站上所有位置的完整树状视图。

• 在功能区下方，您会发现搜索框中，您可以在其中输入任何类型的搜索查询，单击右侧的放大镜图标，然后利用网站上的索引引擎从包含您的搜索词的任何文件中获取全面的结果。

SharePoint 网站内容的类型

SharePoint 的全部意义在于成为一个可以共享事物的地方，从文档到日历到列表到图片到讨论板等等。所有这些都可以成为 SharePoint 网站的一部分，您允许在组织网络内的任何用户（在某些情况下，甚至是网络外部的用户，例如合作伙伴或供应商）都可以访问这些部分并与您协作。 SharePoint 2013 具有可在给定网站上创建的已定义内容类型列表。它们包括：

• 一个页。顾名思义，页面就是使用 SharePoint 中的编辑器功能在浏览器中编辑的页面。这些页面主要包含文本，但您可以在其中嵌入图像、链接、列表和 Web 部件（我之前提到的那些小代码）。

• 一个文档库。您可以创建一个文档库，以便上传 Word 文件和其他文件以进行共享。这些文档库提供了签出文件的功能，以确保在任何给定时间只有一个人可以编辑它们，将版本保存在文件中，以便您可以查看给定文档的修订历史记录和活动，以及创建文件夹以在库内逻辑地构建文档。

• 其他类型的图书馆。有一些表单库存储 XML 表单，您的企业可以使用它们通过 Microsoft InfoPath 路由信息；只存储图像文件的图片库；维基页面库，它基本上创建了一种快速编辑文本的方法，并将其保留在网络上，并将该文本链接到其他页面 - 您可能会说，这是一个穷人的可共享文本编辑器。

• 一个地点本身。网站基本上是内容的集合，因此您可以在主 SharePoint 网站下创建网站（类似于文件系统上的大文件夹），以收集值得关注的相关材料。会议、博客、文档和团队可能有自己的网站。如果层次结构令人困惑，可以这样想：站点是文件柜中的文件抽屉，库、列表和其他类型的内容是该文件抽屉中的各个文件夹。

• 一个列表。列表是相似项目的集合。您可以从链接、公告、日历和联系人列表中进行选择。您还可以选择建议的链接站点、传统列表形式或可编辑数据表形式的自定义列表、讨论板、问题跟踪列表、链接列表、项目任务列表（带有类似甘特图的图表）、调查、任务列表或导入的电子表格。

上传和管理文档

SharePoint 最常见的用途是作为文档存储库。您和其他团队成员及同事可以将文档和文件全部放在一个特定位置，供每个人访问，从而避免常见的带有 Word 文档的电子邮件群发。 （我敢打赌，如果您从未在收件箱中看到另一条“请忽略之前的消息，我已在此处附加了正确的最新版本的文件”消息，那么它可能不会太快。）

然后，当需要进行协作时，您只需通过电子邮件发送指向 SharePoint 站点上的文档的超链接即可。当用户修改和更新文件时，最新版本以及以前的版本以及修改内容和修改时间的历史记录都存储在一个位置。

首先，您可能需要创建自己的文档库。这相当简单。

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint。
• 从“站点设置”菜单（请记住，它位于窗口的右上角）中，单击“添加应用程序”。
• 在“网站内容 - 您的应用程序”屏幕上，单击“值得注意”部分或“您可以添加的应用程序”部分下的文档库。它们都指向同一个地方。

• 此时，您将看到一个新屏幕，其中显示“网站内容 - 新”。

• 输入新库的友好名称和有用的描述。
• 选择每次有人编辑此库中的文件时是否创建文件版本。如有疑问，请选择“是”；你会惊讶地发现这个版本控制历史记录有多频繁地派上用场。
• 选择一种模板类型，如果有人选择功能区上的“新建文件”选项，该模板将成为库的默认模板。这不是一个重要的选择，因为文档库几乎可以容纳任何类型的文件。
• 单击“创建”关闭并直接转到您的新库。

上传文档并与之交互

进入文档库后，您可以通过单击页面顶部的 + 新文档链接轻松地将新内容上传到库。

执行此操作后，将出现“上传文档”窗口。

在这里，您可以通过单击浏览按钮选择要上传的单个文档。如果您要上传多个文件，请单击显示“使用 Windows 资源管理器上传文件”的链接，然后将打开一个新的资源管理器窗口。您可以像任何其他文件共享一样将文件拖放到此窗口中，文档将自动复制到 SharePoint，而无需您执行任何进一步操作。单击“确定”完成，您将在列表中看到新上传的文件，并带有绿色的“新”符号。

如果单击文件旁边的三个点（省略号），您会看到一个小框，其中提供了一些选项，包括编辑和共享功能，以及另一个省略号，下面有更多选项。

编辑。单击“编辑”可在计算机上打开文档，通常使用 Microsoft Word（用于文字处理文档）或 Microsoft Excel（用于电子表格）。 PowerPoint 也可以在这里使用。这只是访问文件进行编辑的一种便捷方式。

分享。共享使您可以将其他人添加到文档中。您可以添加他们的用户名或输入他们的全名。在右侧的下拉框中，您可以为要授予访问权限的人员选择权限。在某些情况下，您的管理员可能已禁用此选项以防止数据泄露或遵守公司信息保护策略。

更完整的常用选项集（在其他省略号下）包括：

• 查看属性。选择此选项将打开文档属性页面，您可以在其中调整文档的名称和标题。您还可以在此页面上获得较小的选项区，允许您查看文档的版本历史记录、删除它、签出它（以防止其他人同时编辑它）、设置警报以在对该项目执行操作时通知您，以及管理该文档的备用副本。 （如果其他副本位于 SharePoint 网站上的其他位置，则存在最后一个选项，因此您可以在每个副本进行更新时收到通知。）在这里，您还可以查看文档的创建者和时间、文档的最后一个编辑者是谁以及最后一次编辑发生的时间。

• 编辑属性。此选项会显示与“查看属性”相同的页面，但默认情况下在此页面上启用操作，因此您可以实际编辑设置，而不仅仅是查看它们是什么。
• 查看。 “签出”选项可锁定文件以供单个用户编辑。如果其他用户尝试保存回该文件，他们将收到通知，告知他们无法保存该文件，直到当前签出该文件的用户将其重新签入并使其可供编辑。

• 下载副本。这只是提示您将文档的副本保存到本地计算机。
• 共享对象。这将为您提供一个列出所有有权访问该文档的人员的屏幕。您还可以邀请人员并向有权访问该文档的每个人发送群组电子邮件。

• 删除。这只是在出现确认提示后从文档库中删除该文件。副本存储在站点的回收站中（默认情况下可访问，除非您的管理员已关闭此功能），以防您错误删除某些内容。

自定义文档库

您可以使用功能区来管理库中的文档并进一步与文档交互。在“文件”选项卡上，您可以执行如下分组的操作：

• 新组：您可以创建新文档、同时上传单个文档或多个文件，或者在库中创建新文件夹。
• 打开和签出组：您可以开始在其本机应用程序中编辑文档、签出文档以将其锁定以进行进一步编辑、将其重新签入，或者如果您未进行任何更改且没有要重新签入的修订，则放弃签出。
• 管理组：您可以查看和编辑文档的属性，以及查看其版本历史记录、文档的权限（如果您的管理员启用了此类功能）以及从库中删除文档。
• 共享和跟踪组：您可以访问共享屏幕前面提到过。
• 副本组：您可以下载文档的副本、将副本发送到其他位置或新的文档工作区、管理其他 SharePoint 位置中的副本，或者转到该组中复制文档的源。
• 工作流程选项卡：您可以管理工作流程、发布和审批。

创建和自定义日历

可以说，用户访问 SharePoint 的第二个最常见活动是创建、查看和编辑团队日历。 SharePoint 是一种相当灵活的解决方案，用于共享多人需要查看且属于特定项目的日历 - 它们比仅仅共享人们的 Exchange 日历更适合，因为这些日历大多是锁定的并且还包含大量无关信息。

对于跟踪截止日期、事件和项目会议，SharePoint 日历非常有用。

要在 SharePoint 网站上创建新日历，请转到“设置”菜单，然后单击“添加应用程序”。从那里，您可以单击“日历”，然后输入新日历的友好名称，然后单击“创建”按钮。

创建日历后，您可以通过单击功能区“日历工具”组中的“事件”选项卡来添加事件，然后单击“新建事件”按钮。

从那里，您可以输入活动的名称、地点、持续时间和时间、描述、类别（如果您正在使用它们）、此活动是否是定期活动或全天活动，以及此会议应属于什么类别。完成表单后，点击“保存”。

填充日历后，您可以尝试专门用于 SharePoint 中日历列表的各种视图。在日历的 SharePoint 页面上，单击“日历工具”功能区组中的“日历”选项卡。然后，在“管理视图”组中，单击“当前视图”下的下拉列表。

您将看到一些可供选择的选项：

• 日历：我们都习惯看到的默认且流行的网格。
• 所有活动：日历上所有事件的表格列表 - 过去、现在和未来。
• 即将举行的活动：也是一个表格列表，但仅包含即将发生的事件。

如果您需要批量编辑一批事件并且不想单击日历的每月视图来访问每个事件，这些不同的视图会很有帮助。

将 SharePoint 内容与 Outlook 集成

如果您像许多使用 SharePoint 的组织一样，您的 IT 部门也部署了 Microsoft Exchange 和 Outlook，因此您使用的邮件客户端与 SharePoint 集成得很好。特别是，Outlook 具有多种功能，可帮助您将 SharePoint 中的信息与已存储在 Outlook 中的信息结合起来。以下是一些示例。

将 SharePoint 日历放入 Outlook

如果您的团队需要跟踪截止日期、交付截止日期和事件，则 SharePoint 日历是所有成员添加、更新和维护单个日期记录的便捷方式。但有时跟踪多个日历可能会很不方便，尤其是当您的个人日历位于 Outlook 客户端中而团队日历位于 SharePoint 网站上时。

不过，您可以方便地将 SharePoint 2013 日历信息引入 Outlook，然后查看您自己的日历旁边的内容，甚至可以使用非常好的叠加功能一次性查看包含所有相关信息的单个日历。方法如下：

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 日历。 （坦率地说，尽管微软表示 SharePoint 2013 在其他浏览器中运行良好，但该功能在微软自己的浏览器中运行良好，而在 Google 的 Chrome 和 Mozilla 的 Firefox 等其他浏览器中运行不佳。）
• 在“日历工具”功能区组中，单击“日历”选项卡，然后单击“操作”子组中的“连接到 Outlook”。

• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击此处允许以使该过程正常运行。
• 然后 Outlook 将打开（如果未打开），并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 日历。您可以单击此处的“是”接受默认配置，或单击“高级”按钮自定义日历在 Outlook 中采用的名称及其描述。
• Outlook 将在左窗格中的“其他日历”标题下显示 SharePoint 日历。单击该复选框以确保其显示在右侧窗格中。

这里特别有趣的是，这些日历在 Outlook 和 SharePoint 之间链接 - 如果团队的另一名成员更新了 SharePoint 日历的 Web 版本，这些更改将直接迁移到该日历的 Outlook 显示中。如果您在 Outlook 中调整日期或以其他方式对链接的 SharePoint 日历进行更改，则该更改将自动迁移回 SharePoint，并且同样会迁移回任何其他用户的 Outlook 客户端（如果他们也选择链接日历）。这一切都是无缝同步的。

将任务列表从 SharePoint 同步到 Outlook

您的项目团队还可能在 SharePoint 网站中存储任务列表。这在 SharePoint 的其他用户直接在用户界面中向您分配任务的情况下特别有趣。如果您没有设置 SharePoint 警报来通知您网站上的新活动，并且您未能经常检查网站以保持最新动态，那么您可能会错过最后期限或无法以正确的方式完成任务。

通过在 SharePoint 和 Outlook 之间同步任务内容，您可以使用 Outlook 作为一个地方来收集有关您的任务的所有信息。方法如下：

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 任务列表。同样，微软自己的浏览器在这些场景中效果最好。
• 单击功能区中的“列表”选项卡，然后单击“连接和导出”子组中的“连接到 Outlook”。

• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击“允许”以使该过程正常运行。
• 然后，Outlook 将打开（如果未打开），并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 任务列表。单击“是”。
• 如果您选择了“任务”视图，Outlook 将在左窗格中的“其他任务”标题下显示 SharePoint 任务列表。单击列表旁边的复选框以确保其显示在右侧窗格中。

任务的双向同步的工作方式与集成日历的工作方式完全相同 - 一个地方的更改会自动转移到其他链接的地方，没有混乱，没有大惊小怪。

与 SharePoint 共享联系详细信息

您的团队还可能在 SharePoint 网站中存储重要的联系方式和信息。您可以将其同步到 Outlook，就像处理日历和任务列表一样。

• 在 Web 浏览器中打开 SharePoint 联系人列表。您现在可能知道 Microsoft 自己的产品最适合这些同步活动。
• 单击“列表”选项卡，然后单击“连接和导出”子组中的“连接到 Outlook”。
• 您将收到 Internet Explorer 安全警告。单击允许此处继续。
• 然后，Outlook 将打开（如果未打开），并显示一个对话框，询问您是否确定要在 Outlook 中打开该 SharePoint 联系人列表。单击“是”。
• 如果您选择了“联系人”视图，Outlook 将在左窗格中的“其他联系人”标题下显示 SharePoint 联系人列表。单击列表旁边的复选框以确保其显示在右侧窗格中。

现在来说说技术细节：SharePoint 在其数据库中存储联系人的方式与 Outlook 略有不同。有些字段的名称不同。这可能会影响邮件合并的执行方式，例如，如果您尝试向 Outlook 中显示但从 SharePoint 链接的一组联系人发送一封电子邮件或普通邮件。幸运的是，差异很小，但它们仍然存在。

[[下一页 — 一些 SharePoint 2013 高级技巧！]]

以下是 Outlook 中的字段映射到 SharePoint 中的字段的快速参考：

SharePoint 2013 的五个高级技巧

现在您已经很好地了解了 SharePoint 2013 中的功能以及如何执行常见任务，下面是一些有关利用更高级功能并充分利用 SharePoint 网站的提示。

设置警报。 SharePoint 可以配置为每当发生更改时（无论是库中的特定项目还是整个库中的任何内容）发生更改，都会向您发送电子邮件或 SMS 文本消息。这很有用，因为您不必返回并手动检查每个 SharePoint 网站是否有更改。您可以使用任何给定 SharePoint 内容区域的功能区中的“提醒我”按钮来设置提醒。

单击“Alert Me”（提醒我）会弹出“New Alert”（新提醒）窗口，您可以在其中添加提醒标题和传送方式 - 如前所述，可以是发送到指定地址的电子邮件，也可以是 SMS 短信的电话号码。您还可以指定警报的上下文（是否针对任何更改、添加新项目、修改现有项目或删除项目发送警报）、警报范围（如果有任何更改、文档是否更改、您创建或上次修改的文档是否更改）以及更改后发送警报的速度（您可以设置立即警报、每日摘要或每周摘要，并且可以为此自定义时间）。

自定义您的视图并在必要时添加列。有时，您可能需要跟踪比 SharePoint 预配置的开箱即用跟踪更多的有关库中项目的信息。例如，您可能想要添加一个下拉列表，其中包含有关项目状态的选项，用户可以在该项目生命周期的各个时间点进行选择。将这些选项添加到 SharePoint 列表视图很容易。

例如，在文档库中，选择“库”选项卡，然后单击“创建列”。

您可以为该列命名，然后选择该列将包含的信息类型 -​​ 在此示例中，我们将选择“选择”，这将提示 SharePoint 显示选项菜单。然后，您可以添加该列的友好描述，强制完成该列，并强制库中的多个项目是否可以具有相同的状态，然后您可以在下一个框中的单独行中键入每个状态选项。然后，您可以选择如何显示选项，允许用户写入选项，并选择默认值。最后，您可以将此新列添加到站点的默认视图中，以便用户立即可见。现在您有一组一致的选择来跟踪附加信息。

当您将文档上传到此库并强制存在新列时，上传后您会看到一个窗口，要求您从创建列时定义的选项中进行选择。单击“确定”确认该选择后，该选择将填充到 SharePoint 的数据库中并显示在默认视图的列中。您可以通过编辑项目的属性来更改它。如果您正在处理库中的 Microsoft Office 文档，并选择将其保存回库中，系统还会提示您输入单个 Office 应用程序中的状态 - 换句话说，您与文档交互的所有方式现在都需要选择新的列。

当进行简单的文件维护以外的操作时，请使用资源管理器视图。如果您要将一大组文件上传到 SharePoint，尝试将它们全部放入拖放窗口中可能会很麻烦。或者，您可能想将大量文件从 SharePoint 复制到拇指驱动器上进行传输。幸运的是，有一种方法可以使 SharePoint 网站的文档库看起来就像文件系统中的任何其他磁盘一样。

在 Web 浏览器中打开文档库，然后单击“库”选项卡，并从“连接和导出”功能区组中单击“使用资源管理器打开”。您可能会收到需要确认的安全警告 - 单击“确定”或“是”，具体取决于您的系统配置方式 - 然后您将看到一个标准的 Windows 资源管理器或文件资源管理器窗口，就像您习惯的那样。从这里复制、粘贴、剪切和移动到您想要的内容。

请注意，要实现此功能，您需要位于公司的园区网络内、启用 DirectAccess 或连接到公司 VPN，或者访问 SharePoint 网站的外部版本。因此，如果您在家中没有 VPN，并且尝试访问公司可能拥有的任何内部 URL，则此资源管理器视图将不起作用。此外，出于安全和信息保护原因，一些企业管理员会关闭此功能，因此在依赖它之前先检查一下它，以确保它在您的组织中正常工作。

在熟悉的数据表样式视图中使用 Microsoft Excel 编辑列表。您可能有一两个电子表格，其中包含一系列内容 - 也许是联系信息，或日期列表，或各种项目及其状态的摘要。不管是什么，如果您使用的是 Microsoft Excel 2010 或更高版本，则有一种非常简单的方法可以将数据从 Excel 导出到 SharePoint 列表中。然后，您可以在 SharePoint Web 体验中以标准视图或数据表视图进行本机编辑。

在 SharePoint 中，从“设置”菜单中选择“添加应用程序”，然后从“可以添加的应用程序”部分中单击“导入电子表格”。

输入此列表的新名称以及此电子表格的友好描述（如果您愿意），然后通过单击“浏览”按钮并选择文件来浏览到电子表格在文件系统中的位置。完成后，单击“导入”按钮。

Excel 将在后台打开该文件，并显示“导入到 Windows SharePoint Services”列表。您可以选择列表的单元格范围，然后单击该对话框中的“导入”按钮。

您将返回到 SharePoint 窗口，并且您将找到直接导入到 SharePoint 数据库中的列表。然后，您可以从“列表”选项卡调整视图并更改列的顺序、列的名称等 - 只需单击窗口最右侧的“列表设置”即可。

在 SharePoint 中叠加多个日历以创建主日历。您的团队现在可以拥有一个“主日历”，其中包含来自更深入地嵌入 SharePoint 网站层次结构的日历的日历汇总信息。您最多可以将 10 个日历相互叠加来创建此主日历，并且每个日历都以不同的颜色代码显示（有点像将 SharePoint 日历链接到 Outlook，然后在 Outlook 客户端中叠加两个日历时所发生的情况）。

在您希望主日历所在的主 SharePoint 网站上，可以从“网站操作”菜单创建新的日历列表，或者使用已在所需级别配置的现有日历。在功能区的“日历”选项卡上，单击“日历叠加”，然后单击“新建日历”链接将新日历添加到叠加视图。

下一部分有点棘手：您必须向 SharePoint 提供有关要添加的日历的一些信息，例如名称及其友好描述，并且您需要拥有包含该日历的网站的 URL。这是指向网站本身的链接，而不是直接指向日历的链接。输入 Web URL 后单击“解决”按钮后，SharePoint 将使用该 URL 来爬网网站并查找日历列表和视图。

如果您提供的网站足够幸运，拥有许多日历列表或视图，SharePoint 会要求您选择要覆盖的列表或视图 - 只需选择“始终显示”旁边的框，完成后单击“确定”。起泡、冲洗，对要覆盖的每个日历（同样，最多 10 个）重复此操作，然后单击“确定”。现在您将看到所有这些日历都汇总到一个主日历中。