Microsoft Forms 备忘单：如何开始

Microsoft Forms 是一款 Web 应用，允许用户创建各种类型的表单，从在线人员收集信息并将数据存储在云中以供审核。

这有什么用？调查、问卷和其他交互式表格是开展业务的重要组成部分。它们提供了与员工、队友、客户和潜在业务伙伴互动的绝佳方式。您可以使用在线表格收集客户反馈或业务需求、进行市场研究、评估员工满意度、为即将举行的活动注册与会者、在培训课程后测试学习者的知识等等。

Forms 包含在个人和企业版 Microsoft 365 订阅中，任何拥有 Microsoft 帐户的人都可以免费使用有限版本。在此备忘单中，我们将介绍如何使用此程序创建调查问卷、添加特定类型的问题以及查看和分析答复。

在 Microsoft Forms 中创建和使用表单的 6 个步骤

• 从头创建表单

• 根据模板创建表单

• 创建测验

• 更改表单的主题

• 查看回复

现在让我们开始吧。

如何从头创建表单

有几种方法可以开始使用 Microsoft Forms 应用。一种方法是导航到您的Microsoft 365 主页，如果您尚未登录，请点击应用图标。表单应用应显示在屏幕底部附近的主部分。如果没有显示，请使用屏幕顶部的搜索栏搜索形式并启动该应用程序。

在下一页上，单击新形式按钮。

或者，您可以直接前往forms.microsoft.com并点击新形式按钮。

无论哪种方式，您都会在表单应用中开始一个新的空白表单。在这里您可以做很多事情，包括添加问题、查看回复以及更改表单的外观。

更改表单标题

您首先需要更改表单的标题并添加说明。这是任何人打开您的问卷时首先看到的内容，因此您需要确保标题易于理解并说明您要做什么。

要添加标题，只需点击无标题表格，您将能够编辑标题和添加描述。

添加问题

要添加新问题，请点击添新按钮。随即出现一个工具栏，其中显示您可以添加到表单的四种类型的问题。

选择：多项选择题允许您预先选择一组答案，供用户选择。您还可以添加其他用户可以在其中输入唯一的响应的选项。

默认情况下，多项选择题允许用户只选择一个答案。要更改此设置，请点击多个答案右下角的滑块将其打开。答案旁边的单选按钮将变为复选框，用户可以选择多个。

要重新排列多项选择题中的答案，请将光标悬停在要移动的答案上，直到看到答案左侧出现六个点。点击并按住这六个点，然后将答案拖放到新位置。

文本：这是一个开放式问题，允许用户输入答案——当您想要收集个人信息（例如电子邮件地址）或听取受访者的详细想法时，这很有用。默认情况下，文本问题接受简短答案，但您可以通过打开长答案切换。

要将答案限制为数字格式，请点击问题框右下角的三个点图标，然后选择限制要指定数字在某个范围内，例如 10 到 500 之间，请单击数字下拉，选择之间，然后输入适当的数字。

评分：此问题允许受访者对绩效进行评分，通常采用 1 到 5 的等级（从差到好）。例如，这可以让您了解员工对其经理的看法，或客户对您的产品或服务的看法。您可以调整提供的级别数（最多 10 个），或将评级符号从星号更改为数字、心形、笑脸、对勾或其他符号。

日期：此问题显示一个日历并要求受访者选择一个特定的日期，例如请求某个物品的日期。

其他问题类型：如果单击问题类型工具栏右端的向下箭头，将出现一个弹出菜单，其中包含四种您可能不常使用的其他问题类型：

• 排行：让受访者按照他们的喜好或重要性对项目进行排序。
• 里克特：显示项目列表，每个项目都有自己的评分标准。此类问题的常见场景是了解员工对各种公司福利的满意度。
• 上传文件：让受访者上传文件。支持的文件类型包括 Word、Excel、PowerPoint、PDF、图像、视频和音频文件。
• 净推荐值：询问受访者推荐您的产品或服务的可能性有多大，范围从 0（完全不可能）到 10（极有可能）。

选择问题类型后，输入您希望受访者看到的问题和答案，然后进行任何调整或限制，例如多项选择题的“多个答案”选项。

以下是向表单添加问题时可能会用到的一些其他任务：

• 将问题设为必填项（即受访者必须回答才能完成调查）：将必需的在问题框的右下角打开。
• 探索问题的其他选项，例如可以随机播放回复或添加字幕：单击“必需”切换按钮右侧的三个点图标。
• 要向问题添加图像或视频：点击输入问题文本的字段右侧的图像图标。在打开的“插入媒体”窗格中，选择插入图片或者插入视频。对于图像，您可以进行 Bing 网页搜索、浏览 OneDrive 文件夹或从计算机上传图像。对于视频，您可以粘贴 Microsoft Stream 或 YouTube URL。在多项选择题中，您还可以将图像添加到答案中。

构建表单

要向表单添加更多问题，只需继续点击添新按钮并重复上述步骤。以下是一些有用的操作方法：

复制问题：选择问题并点击复制问题按钮位于问题框的右上角。问题的副本会立即出现在其下方。如果您有多个格式相似的问题，这将非常方便：您可以通过复制问题并进行编辑来节省时间，而不必每次都从头开始。

要上移或下移问题：选择问题并使用问题框右上角的向上或向下箭头图标。

要在现有问题之间插入问题：选择要插入新问题的位置上方的问题。点击插入新的按钮（出现在“添加新”的位置）并照常进行。

要删除问题：选择问题并单击问题框中的垃圾桶图标。

要向调查添加新部分：选择要显示新部分的位置上方的问题。选择添新或者插入新的，点击工具栏右端的向下箭头，选择部分从弹出菜单中选择。输入新部分的标题。您也可以选择添加副标题和图片或视频。

向表单添加分支

此功能是可选的，但功能强大：您可能在表单中有一个或多个问题需要分支— 也就是说，如果受访者以一种方式回答问题，您希望将他们引导至不同的后续问题，而不是以另一种方式回答问题。因此，分支对于多项选择题最有意义。

最好等到你将所有问题都添加到调查问卷中后再添加分支。完成后，选择要分支的问题，点击右下角的三个点图标，然后选择添加分支。

每个答案旁边都会出现一个“转到”框。点击每个答案旁边的下拉菜单，选择要将选择该答案的受访者发送到哪里 — 下一个问题（默认）、表单末尾或表单中的特定问题或部分。

如何从模板创建表单

您无需每次都从头开始创建新表单，而是可以使用 Microsoft 提供的模板之一来抢占先机。转到 Microsoft 的表单模板库，您可以从各种模板中进行选择，包括市场调查、经理反馈调查、办公设施申请表等。单击任何模板即可在浏览器中打开它。

您将看到一个预先填好问题和答案的表单。您可以编辑任何现有问题，删除您不想要的问题，并添加您自己的问题。

从模板开始不仅可以让您免于手动输入所有问题，还可以提供您自己想不到的有价值的问题。

如何创建测验

测验与调查和其他问卷类似，但有正确答案和错误答案。您可以为每个问题分配分数，报告受访者的分数，并解释某些答案正确或错误的原因。测验是评估培训课程参与者对主题的学习程度并在他们不完全理解的领域对他们进行指导的好方法。

要创建新测验，请转到forms.microsoft.com并点击新测验页面顶部的按钮。

或者，你可以去你的Microsoft 365 主页并启动 Forms 应用，如本文前面所述。在 Forms 开始页上，单击新形式按钮并选择新测验。

创建测验就像创建表单一样——添加标题/说明和问题的方式相同——不同之处在于，您要指定正确答案并为每个问题分配一个分数。输入问题的答案时，您会在每个答案的左侧看到一个带圆圈的复选标记。单击其中一个复选标记将其标记为正确答案。然后转到问题框底部的“分数”框，输入问题应得的分数。

如何更改表单的主题

现在我们已经介绍了 Microsoft Forms 的功能方面，让我们看看如何更改问卷的外观。在表单的右上角，单击主题按钮打开一个面板，其中包含各种主题创意，您可以使用这些创意来更改问卷的外观。浏览此选项卡，然后选择一个您喜欢的主题来代表您的公司。

要预览受访者填写表单时看到的内容，请点击预览按钮位于页面右上角的主题按钮左侧。您可以在电脑查看和移动的点击预览页面右上角的按钮即可查看。

表单完成后，您便可以开始将其发送给客户、员工或其他受访者，选择收集回应按钮。在出现的窗格中，您可以创建和自定义用于与他人共享问卷的链接。

如果此调查是针对公司外部人员的，请单击允许任何人回复的选项。如果此调查是针对公司内部员工的，请选择第二个选项。如果您只想从组织中的特定人员那里获取反馈，请选择第三个选项并输入这些人的姓名或电子邮件地址。

接下来，选择缩短 URL 的选项，以便减少垃圾邮件，并更轻松地通过短信、电子邮件或即时消息与其他人共享。您可以通过点击复制按钮并将其粘贴到电子邮件或其他消息中。或者，您可以填写右侧的表格以发送带有嵌入链接的电子邮件。

如何查看回复

Microsoft 会自动跟踪您表单的所有回复，并在可视化仪表板中为您提供该信息的摘要。只需单击右上角的标签即可响应查看您的摘要：

要单独查看回复，请点击查看结果按钮位于左侧的初始回复摘要下方。在此页面上，您可以滚动浏览表单收到的所有回复。

您还可以将结果导出到 Excel 以供离线查看。单击在 Excel 中打开位于初始摘要下方的右侧。

最后，您可以通过 Microsoft 提供的链接与任何人分享此结果页面。单击“在 Excel 中打开”链接右侧的三个点图标，然后选择分享摘要链接从弹出菜单中。表单将生成一个您可以复制和共享的链接。