線上表格是進行研究、收集回饋、測試知識等的絕佳方式。 以下介紹如何使用 Microsoft Forms 建立調查、回饋表單、測驗和其他互動式表單。
Microsoft Forms 是一款 Web 應用程序，可讓使用者建立各種類型的表單，從網路上收集資訊並將這些資料儲存在雲端中以供審閱。
為什麼這有用？ 調查、問捲和其他互動形式是開展業務的重要組成部分。 它們提供了一種與員工、團隊成員、客戶和潛在業務合作夥伴互動的絕佳方式。 您可以使用線上表單收集客戶回饋或業務要求、進行市場調查、評估員工滿意度、註冊即將舉行的活動的參與者、在培訓課程後測試學習者的知識等等。
Forms 包含在個人和企業的 Microsoft 365 訂閱中，任何擁有 Microsoft 帳戶的人都可以免費使用限量版。 在此備忘單中，我們將介紹如何使用該程式建立問卷調查、新增特定類型的問題以及查看和分析回應。
在 Microsoft Forms 中建立和使用表單的 6 個步驟
• 從頭開始建立表單
• 從範本建立表單
• 建立測驗
• 更改表單的主題
• 查看回复
現在讓我們開始吧。
如何從頭開始建立表單
有多種方法可以開始使用 Microsoft Forms 應用程式。 一種方法是導航到您的Microsoft 365 首頁，如果您尚未登錄，請登錄，然後按一下應用左側面板中的圖示。 表單應用程式應出現在螢幕底部附近的主要部分。 如果不存在，請使用螢幕頂部的搜尋欄進行搜索形式並啟動應用程式。
您可以從 Microsoft 365 首頁啟動 Microsoft Forms。 （點擊圖片放大。）
在下一頁上，按一下新形式按鈕。
點選新形式按鈕開始一個新表單。 （點擊圖片放大。）
或者，您可以直接前往微軟表單並點擊新形式按鈕。
無論哪種方式，您都將在表單應用程式中啟動一個新的空白表單。 在這裡您可以執行多種操作，包括新增問題、查看回應以及更改表單的美觀。
Microsoft Forms 中的新空白表單。 （點擊圖片放大。）
更改表單的標題
您首先需要更改表單的標題並新增描述。 這是任何人打開您的問卷時看到的第一件事，因此您需要確保標題易於理解並解釋您想要做什麼。
要新增標題，只需單擊無標題表格，您將能夠編輯標題並新增說明。
更改表單的標題並新增說明。 （點擊圖片放大。）
添加問題
若要新增問題，請按一下添新按鈕。 出現一個工具列，顯示您可以新增到表單中的四種類型的問題。
選擇您要新增的問題類型。 （點擊圖片放大。）
選擇：多項選擇題可讓您預先選擇一組答案供使用者選擇。 您也可以新增一個其他使用者可以在其中輸入唯一回應的選項。
預設情況下，多項選擇題允許使用者僅選擇一個答案。 若要變更此設置，請按一下多個答案右下角的滑塊將其打開。 答案旁邊的單選按鈕將變更為複選框，使用者可以選擇多個選項。
這項多項選擇題讓受訪者選擇多個答案。 （點擊圖片放大。）
要重新排列多項選擇題的答案，請將遊標懸停在要移動的答案上，直到看到該項目的左側出現六個點。 按一下並按住六個點，然後將答案拖曳到新位置。
文字:這是一個開放式問題，您允許使用者輸入答案 - 當您想要收集電子郵件地址等個人資訊或聽取受訪者的詳細想法時，這非常有用。 預設情況下，文字問題接受簡短答案，但您可以透過打開長答案切換。
若要將答案限制為數字格式，請按一下問題框右下角的三點圖標，然後選擇限制。 若要指定該數字在特定範圍內（例如 10 到 500 之間），請按一下數位下拉式選單，選擇之間，然後輸入適當的數字。
將文字問題的回答限制為 10 到 500 之間的數字。
評分：此問題允許受訪者對績效進行評分，通常採用 1 到 5 級（差到優秀）的評分標準。 例如，這可以讓您了解員工對其經理的看法，或客戶如何看待您的產品或服務。 您可以調整提供的等級數（最多 10 個）或將評級符號從星形變更為數字、心形、笑臉、複選標記或其他符號。
日期：此問題顯示日曆並要求受訪者選擇特定日期，例如要求項目的日期。
其他問題類型：如果您按一下問題類型工具列右端的向下箭頭，則會出現一個彈出式選單，其中包含您可能不常使用的四種其他問題類型：
- 排行：讓受訪者按照他們的偏好或重要性的順序對項目進行排名。
- 利克特：顯示項目列表，每個項目都有自己的評級範圍。 此類問題的常見情況是了解員工對公司各種福利的滿意度。
- 上傳文件：讓受訪者上傳文件。 支援的文件類型包括 Word、Excel、PowerPoint、PDF、圖像、視訊和音訊檔案。
- 淨推薦值：詢問受訪者推薦您的產品或服務的可能性有多大，範圍從 0（完全不可能）到 10（極有可能）。
一個典型的淨推薦值問題。 （點擊圖片放大。）
選擇問題類型後，輸入您希望受訪者看到的問題和答案，然後進行任何調整或限制，例如多項選擇題的「多項答案」選項。
在向表單新增問題時，您可能會使用以下一些附加任務：
- 提出一個必填問題（即受訪者必須回答才能完成調查）：轉動必需的在問題框的右下角打開。
- 探索問題的其他選項，例如隨機排列回應或新增字幕的功能：點擊「必要」切換右側的三點圖示。
- 若要將圖像或影片新增至問題：按一下輸入問題文字的欄位右端的圖像圖示。 在開啟的「插入媒體」窗格中，選擇插入圖片或者插入視頻。 對於圖像，您可以執行 Bing 網路搜尋、瀏覽 OneDrive 資料夾或從電腦上傳圖像。 對於視頻，您可以貼上 Microsoft Stream 或 YouTube URL。 在多項選擇題中，您還可以在答案中添加圖像。
您可以為問題添加圖像或影片。 （點擊圖片放大。）
建立你的表格
要向您的表單添加更多問題，只需繼續單擊添新按鈕並重複上述步驟。 以下是一些了解如何做的有用的事情：
要重複問題：選擇問題並點擊複製問題按鈕位於問題框的右上角。 問題的副本立即出現在其下方。 如果您有多個具有相似格式的問題，這會很方便：您可以透過複製問題並進行編輯來節省時間，而不是每次都從頭開始。
使用右上角的按鈕複製、刪除、上移或下移問題。 （點擊圖片放大。）
若要將問題向上或向下移動：選擇問題並使用問題框右上角的向上或向下箭頭圖示。
若要在現有問題之間插入問題：選擇要插入新問題的位置上方的問題。 點選插入新的按鈕（出現在「新增」的位置）並照常進行。
要刪除問題：選擇問題並點擊問題框中的垃圾桶圖示。
若要為調查新增部分：選擇您希望新部分出現的位置上方的問題。 選擇添新或者插入新的，按一下工具列右端的向下箭頭，然後選擇部分從彈出式選單中。 輸入新部分的標題。 您也可以選擇新增字幕和圖像或影片。
將表單分成幾個部分會很有幫助。 （點擊圖片放大。）
在表單中新增分支
此功能是可選的，但它很強大：您的表單中可能有一個或多個您想要解決的問題分支- 也就是說，如果受訪者以一種方式回答問題，您希望將他們發送到與他們以另一種方式回答問題不同的後續問題。 因此，分支對於多項選擇題最有意義。
最好等到您將所有問題添加到調查中後再添加分支。 完成此操作後，選擇要分支的問題，點擊右下角的三點圖標，然後選擇新增分支。
每個答案旁邊都會出現一個「轉到」框。 點擊每個答案旁邊的下拉式選單，然後選擇您要將選擇該答案的受訪者發送到的位置 - 下一個問題（預設）、表單末尾或表單中的特定問題或部分。
透過為問題新增分支，您可以為不同的回應設定不同的後續操作。 （點擊圖片放大。）
如何從範本建立表單
您可以透過使用 Microsoft 提供的範本之一來搶佔先機，而不是每次都從頭開始建立新表單。 去微軟的表格範本庫，您可以從各種範本中進行選擇，包括市場研究調查、經理回饋調查、辦公設施申請表等。 按一下任意範本即可在瀏覽器中開啟。
表單範本庫有十多個範本可供選擇。 （點擊圖片放大。）
您將看到一個預先填入了問題和答案的表單。 您可以編輯任何現有問題，刪除不需要的問題，並將您自己的問題新增到其中。
使用範本可以讓您在許多標準業務表單上取得領先。 （點擊圖片放大。）
從模板開始不僅可以讓您不必手動輸入所有問題，還可以提供您自己想不到的有價值的問題。
如何建立測驗
測驗與調查和其他問卷類似，但有正確和錯誤的答案。 您可以為每個問題分配分數，報告受訪者的分數，並解釋為什麼某些答案是正確或錯誤的。 測驗是評估培訓課程的參與者對主題的學習程度並在他們不完全理解的領域進行指導的好方法。
若要建立新測驗，請前往微軟表單並點擊新測驗按鈕位於頁面頂部。
或者，您可以前往您的Microsoft 365 首頁並按照故事前面所述啟動 Forms 應用程式。 在表單起始頁上，按一下表單旁的向下箭頭新形式按鈕並選擇新測驗。
建立測驗就像建立表單一樣 - 您以相同的方式添加標題/描述和問題 - 只不過您指定正確的答案並為每個問題分配分數。 當您輸入問題的答案時，您會在每個答案的左側看到一個帶有圓圈的複選標記。 點擊複選標記之一將其標記為正確答案。 然後轉到問題框底部的“分數”框，輸入該問題的分數。
測驗可讓您測試受訪者的知識水平。 （點擊圖片放大。）
如何更改表單的主題
現在我們已經介紹了 Microsoft Forms 的功能方面，讓我們看看如何更改問卷的外觀和風格。 在表單的右上角，按一下主題按鈕打開一個充滿主題創意的面板，您可以使用它來更改問卷的外觀。 環顧此選項卡並選擇您喜歡代表您公司的主題。
選擇適合您的公司和表單本身的主題。 （點擊圖片放大。）
若要預覽受訪者填寫表單時的外觀，請點選預覽按鈕位於頁面右上角主題按鈕左側。 您可以在之間切換電腦查看和移動的點擊預覽頁面右上角的按鈕即可查看。
您可以查看您的表單對於桌面使用者和行動用戶的外觀。 （點擊圖片放大。）
表單最終確定並準備好開始將其發送給客戶、員工或其他受訪者後，請選擇收集回覆按鈕位於右上角。 在出現的窗格中，您可以建立和自訂用於與其他人共用問卷的連結。
您可以公開或私下發送調查連結。 （點擊圖片放大。）
如果此調查適用於公司外部的人員，請按一下允許任何人回應的選項。 如果它適用於您公司的員工，請選擇第二個選項。 如果您只尋找組織中特定人員的回饋，請選擇第三個選項並輸入這些人員的姓名或電子郵件地址。
接下來，選擇縮短 URL 的選項，以便減少垃圾郵件，並且更容易透過文字、電子郵件或即時訊息與其他人共用。 您可以點擊發送連結複製按鈕並將其貼到電子郵件或其他訊息中。 或者，您可以填寫右側的表格以發送帶有嵌入連結的電子郵件。
如何查看回复
Microsoft 會自動追蹤您表單的所有回复，並在視覺化儀表板中為您提供該資訊的摘要。 只需點擊右上角的選項卡即可回應查看您的摘要：
表單收集並總結您的調查回應。 （點擊圖片放大。）
若要單獨查看回复，請按一下查看結果按鈕位於您的初始回覆摘要下方的左側。 在此頁面上，您可以捲動收到的表單的所有回應。
查看單一受訪者的答案。 （點擊圖片放大。）
您也可以將結果匯出到 Excel 以便離線檢視。 點選在 Excel 中開啟在初始摘要的右側。
按一下此按鈕可將結果匯出至 Excel。 （點擊圖片放大。）
最後，您可以透過 Microsoft 提供的連結與任何您想要的人共用此結果頁面。 按一下「在 Excel 中開啟」連結右側的三點圖標，然後選擇分享摘要鏈接從彈出式選單中。 表單將產生一個您可以複製和共享的連結。
共享摘要連結。 （點擊圖片放大。）